Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с внешними и внутренними пользователями бухгалтерской информацией

Современную систему управления организацией отличает до­вольно сложная информационная система. Это связано, прежде всего, с обилием внешних и внутренних информационных пото­ков, разнообразием видов информации, циркулирующей в системе управления. По оценкам специалистов, в общей совокупности эко­номической информации этой системы более половины всего ее объема составляют данные бухгалтерского учета.

Специфической особенностью бухгалтерской информации по сравнению с другими видами экономи­ческой информации является разнообразие ее пользователей.

Бухгалтерская информация в зависимости от того, кому она предназначена, может носить характер:

- информационный;

- контрольный;

- аналитический.

Бухгалтерская информационная система представляет собой подсистему комплексной информационной системы управления предприятием и занимает в ней центральное место.

Место и роль бухгалтерской информационной системы в систе­ме управления обусловлены следующим:

- обязательность ведения бухгалтерского учета для всех предпри­ятий независимо от их вида, формы собственности и подчинен­ности;

- обязанность предприятий регулярно и своевременно предостав­лять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы;

- бухгалтерский учет - наиболее формализованная задача в сис­теме управления предприятием;

- относительная простота создания алгоритмов, описывающих процессы бухгалтерского учета.

Бухгалтерская информационная система в соответствии с опре­деленным выше составом пользователей ее информации взаимо­действует с другими информационными системами как внутри предприятия (рис.), так и за его пределами (рис.).

Рисунок – Бухгалтерская информационная система в комплексной системе управления предприятием

Рисунок – Информационная взаимосвязь бухгалтерской системы с информационными системами внешних пользователей

Например, рассмотрим роль справочно-правовой системы (СПС) в профессиональной деятельности бухгалтера. В последнее время СПС стали удобным инструментом для работы бухгалтера с законодательством. СПС, помимо полного набора правовой инфор­мации, предлагают бухгалтеру разъяснения специалистов по пра­вовым вопросам, так называемые системы поддержки принятия решений.

Компания «Гарант» предлагает бухгалтеру следую­щие элементы СПС:

- налоги, бухгалтерский учет, предпринимательство;

- вопросы и ответы по налогам и бухгалтерскому учету;

- законодательство России;

- формы правовых документов;

- электронный помощник бухгалтера;

- календарь бухгалтера.

Разумеется, СПС не избавят бухгалтера предприятия от всех сто­ящих перед ним проблем, но помогут решить многие из них. СПС дают возможность бухгалтеру своевременно получать правовую информацию, изучать бухгалтерский учет на чужих ошиб­ках, использовать накопленный опыт коллег, помогают грамотно организовать учет и избежать собственных досадных промахов.

Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с работодателями, собственниками, персоналом предприятия, государственными органами, кредиторами и инвесторами повышают уровень требований к профессиональной компетентности бухгал­тера. Бухгалтер теперь должен не только владеть теорией и практикой бухгалтерского учета, но и иметь навыки работы в конкретной бухгалтерской информационной системе, уметь подготовить инфор­мацию для внешних пользователей.

Одной из основных внешних информационных систем является система налоговых органов. До 1994 г. в налоговых ин­спекциях не было единообразия в программном обеспечении ин­формационных систем. Для осуществления управления подразделениями по заказу Министерства РФ по налогам и сборам была создана информаци­онная система «Налог». В рамках ИС «Налог» разработано про­граммное обеспечение типовых задач налоговых инспекций, а также основных задач для регионального уровня.

Между информационной системой «Налог» и бухгалтерской информационной системой имеется тесная информационная связь. Современ­ные технические и программные средства передачи данных по ка­налам связи позволяют освободить бухгалтера и налогового инспек­тора от ежеквартальной личной встречи в налоговой инспекции. Общение потребуется только в случае обнаружения инспектором ошибок, нарушений, нестыковок и т.п. в отчетности бухгалтера. Однако до практической реализации электронного обмена между предприятиями и налоговыми инспекциями требуются серьезные финансовые вложения в масштабе России для технического переоснащения всех налоговых инспек­ций страны.

Другой внешней системой является информационная система Пенсионного фонда России. Федеральный закон «Об индивиду­альном (персонифицированном) учете в системе государственно­го пенсионного страхования» вступил в силу 1 января 1997 г. на всей территории РФ. Для обеспечения соблюдения действующего законодательства, создания мотивации к полной уплате страхо­вых, пенсионных взносов, налаживания контроля за пра­вильным назначением пенсий и учета трудового вклада граждан в Пенсионном фонде России была разработана Система индивидуального (персонифицированного) учета (СПУ) данных о населении.

Для организации информационного взаимодействия между информационной системой ПФР и бухгалтерскими информаци­онными системами предприятий разработаны специальные про­граммные комплексы, с помощью которых в бухгалтериях пред­приятий подготавливается на магнитных носителях (дискетах) информация, необходимая ПФР. В качестве примера можно при­вести Программный комплекс фирмы «Оазис»,распространенный в г. Москве.

Информационные системы Федерального Казначейства тесно взаимодействуют с бухгалтерскими службами бюджетных организа­ций. В настоящее время в большинстве органов Федерального Каз­начейства для учета доходов федерального бюджета и распределе­ния регулирующих налогов между бюджетами различных уровней применяется централизованно разработанный программный ком­плекс «Казна».

Учет расходов федерального бюджета с лицевых счетов получа­телей средств, открываемых в отделениях Федерального Казначей­ства, обеспечивает использование программных комплексов «Смета -W» и «Смета-F».

Наиболее широкое приме­нение в Госкомстате РФ получил программный комплекс «Форма». Этот комплекс позволяет осуществлять ввод, контроль и запись первичных статистических отчетов, формирова­ние сводных итогов и печать сводных отчетов. Кроме этого про­граммного комплекса, при решении регламентных задач на регио­нальном и районном уровне системы Госкомстата РФ наиболее массовое распространение получило автоматизированное рабочее место АРМ «Пермстат». Это АРМ предназначено для обработки первичной отчетности различной периодичности и подготовки сводной информации, которая может быть выведена на печать, записана на магнитные носители, передана в виде файла по кана­лам связи на вышестоящие уровни системы Госкомстата России и в органы управления.