Учет расчетов по оплате труда

При автоматизации учета расчетов по оплате труда используется справочник «Сотрудники» для организации аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Субконто 1).

Автоматизация комплекса задач учета оплаты труда предусматривает использование справочников: «Пособия», «Проценты надбавки за стаж», «Подразделения», «Вычет из дохода и льготы», «Налоги и отчисления» и др.

Движение личного состава работников оформляется типовыми формами первичных документов:

• приказ о приеме на работу;

• приказ о кадровых изменениях;

• приказ об изменении окладов;

• приказ об увольнении.

Все приказы находятся в разделе Документы → Зарплата и регистрируются в журнале документов «Приказы по кадрам» (Журналы → Учет заработной платы → Кадры).

На основании созданных в системе кадровых документов автоматически формируется Табель учета рабочего времени (Документы → Зарплата → Табель), где ведется оперативный учет рабочего времени.

Строки табличной части табеля заполняются автоматически данными по сотрудникам выбранного подразделения по щелчку кнопки «3аполнить». Табельщик может вручную изменить код для каждого дня. Так, для сотрудников, которые болели, находились в отпуске, необходимо прямо в табеле выбрать значения Б либо О. Затем для автоматического расчета количества отработанных дней щелкнуть кнопку «Рассчитать». На основании этих данных будут определены периоды неотработанного времени в документах расчета больничных и отпускных.

Для заполнения данных по временной нетрудоспособности сотрудников следует воспользоваться командой Документы → Зарплата → Расчет больничного. Табличная часть документа формируется либо вручную, либо автоматически (кнопка «3аполнить дни») на основании данных табеля учета за отчетный период. Значение ячейки «Тип БЛ» выбирается из выпадающего списка. Рекомендуется внимательно заполнять интервал больничного листка,так как весь остальной расчет выполняется системой автоматически. Расчет среднедневной заработной платы производится в документе при помощи кнопки «Заполнить». Сохраненный документ отразится в журнале «Учет заработной платы» (Журналы → Учет заработной платы → Заработная плата).

Расчет отпускных производится в системе с использованием документа «Расчет отпускных» (Документы → Зарплата → Расчет отпускных). Если для работников, уходящих в отпуск, в системе имеются данные за все месяцы, предшествующие отпуску и участвующие в расчете средней заработной платы, то расчет полностью производится автоматически. Для расчета отпускных по данным табеля следует щелкнуть кнопку «Заполнить». Также можнопри необходимостивнести новые записи. Обязательно указывается интервал отпуска, количество дней в текущем и будущем периоде (при необходимости указывается количество дней компенсации). Также следует заполнить фактически начисленную зарплату, поправочные коэффициенты, исчисленные пропорционально росту тарифной ставки. Все суммы рассчитываются автоматически исходя из среднедневного заработка и количества указанных дней.

Документ «Начисление зарплаты» завершает расчетный период. Здесь учитываются все виды начислений и удержаний, рассчитываются суммы налогов и отчислений. Для начисления на каждый счет затрат составляется отдельный документ с использованием команды Документы → Зарплата → Начисление зарплаты, в результате которой откроется окно документа, имеющее две закладки.

На закладке «Ведомость» следует заполнить основные реквизиты документа, указать его дату. Поле «Подразделение» заполняется из справочника. При этом расчет зарплаты будет произведен всем сотрудникам выбранного подразделения. Если поле оставить незаполненным – произойдет начисление зарплаты сотрудникам всей организации. Следует указать Счет затрат и соответствующие ему объекты аналитического учета. Эти поля являются обязательными для заполнения.

Табличная часть может быть заполнена двумя способами:

– если щелкнуть в нижней строке окна «Заполнить», появится список сотрудников выбранного подразделения. Зарплата начисляется на основании сформированных ранее документов. При этом колонки табличной части доступны для редактирования;

– если обнаружены ошибки в расчетной части, то перед их исправлением следует щелкнуть кнопку «Очистить» внизу окна.

Аналитическими регистрами по учету зарплаты, в которых отражаются все виды начислений зарплаты за месяц и произведенных из нее удержаний, является расчетно-платежная ведомость (Документы → Зарплата → Выплата зарплаты), а по каждому сотруднику в отдельности – расчетные листки. Эти документы формируются один раз в месяц, как правило, в разрезе структурных подразделений.

Для формирования Расчетных листков в документе «Начисление зарплаты» следует щелкнуть «Печать р/л» внизу окна.

Выходные документы учета труда и заработной платы составляются ежемесячно. Можно формировать по счету 70 в разрезе аналитики «Сотрудники» оборотно-сальдовую ведомость по счету, карточку счета, анализ счета,журнал-ордер по субконто, анализ счета по субконто, позволяющие представлять необходимую информацию за любой период времени. Существуют также и специализированные отчеты, среди которых можно выделить отчет по начисленным налогам с ФОТ и по данным расчета зарплаты.