Стандартные отчеты

Ввод начальных остатков

До начала регистрации бухгалтерских операций необходимо ввести начальные остатки. Для удобства работы остатки рекомендуется вводить на начало отчетного периода – года, квартала или месяца (первое предпочтительнее). Дата операции ввода остатков должна предшествовать дате начала отчетного периода. Например, остатки на начало года вводятся датой 31 декабря предыдущего года.

Для ввода вступительного сальдо предусмотрено два варианта:

• для счетов 01, 02, 04, 05, 08, 10, 18, 41, 43, 60, 62, 76 предусмотрен автоматизированный ввод остатков на основании заполнения соответствующих документов;

• для остальных счетов ввод производится в «Журнал операций вручную».

Отражение в системе наличия объектов учета и обязательств контрагентов с привлечением документов является более понятным и позволяет проконтролировать ввод всех необходимых реквизитов. Вместе с тем ввод данных непосредственно в Журнал операций является более легким для изучения и понимания.

Остатки вводятся операциями, содержащими проводки в корреспонденции со вспомогательным балансовым счетом 00. Дебетовые остатки счета вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки счета вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.

Если на счете ведется аналитический учет, остатки вводятся по каждому объекту аналитики отдельно. На счетах количественного учета обязательно вводятся количественные остатки.

После ввода всех входящих остатков необходимо проверить их правильность. Для этого необходимо получить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков. Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту.

Отчеты используются для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации. Отчеты можно разделить на несколько видов.

• Стандартные отчеты входят в состав типовой конфигурации. Они предназначены для использования в любых организациях и для любых разделов учета, для анализа итогов на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитики, валют и т.д. К стандартным относятся такие отчеты, как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и др.

• Специализированные отчеты создаются для получения специфической выборки информации или для получения особого вида печатной формы. Данные отчеты ориентируются на конкретный раздел учета и создаются обычно в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации. В программных продуктах «1С: Бухгалтерия», адаптированных к законодательству Республики Беларусь, в состав специализированных отчетов входят, например, «Отчет по основным средствам», «Отчет по нематериальным активам», «Списание с 51 счета», «Реестр накладных» и др.

• Регламентированные отчеты предназначены для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами и зависят от страны, в которой используется программа. Они ежеквартально обновляются фирмой «1С» и распространяются среди зарегистрированных пользователей. В программных продуктах «1С: Бухгалтерия», адаптированных к законодательству Республики Беларусь, в состав регламентированных отчетов входят, например, «Бухгалтерский баланс», «Отчет о прибылях и убытках», «Отчет о движении источников собственных средств», «Отчет о движении денежных средств», «Книга покупок», «Отчет по налогам» и др.

Во всех настройках системы «1С: Бухгалтерия 7.7» можно сформировать такие регистры синтетического учета, как:

• Журнал-ордер и ведомость по счету;

• Главная книга (обороты по счету);

• Оборотная ведомость по счетам;

• Шахматная ведомость.

В системе «1С: Бухгалтерия 7.7» имеется большое разнообразие форм регистров аналитического учета. Среди них выделяют:

• Журнал-ордер по субконто;

• Карточка и анализ субконто;

• Расширенный анализ субконто;

• Обороты между субконто.

С перечнем отчетов можно ознакомиться, вызвав команду «Отчеты» главного меню (или Операции → Отчеты). Для формирования конкретного отчета из списка предложенных форм необходимо выбрать необходимый документ. На экране появится окно для уточнения параметров формирования отчета. В зависимости от типа отчета вносятся такие данные, как: период формирования, код счета, значение субконто, степень детализации итогов и т.п.

Внизу окон настройки параметров отчетов есть специальные кнопки:

• «ОК» – после формирования отчета закрыть окно;

• «Сформировать» – после формирования отчета вернуться в окно;

• «Закрыть» – закрыть окно без формирования отчета.

Рассмотрим возможные параметры настройки отчетов.

В полях ввода даты «Период с... по...» задаются даты начала и окончания периода формирования итогового документа. Для задания стандартного отчетного периода удобно использовать кнопку выбора периода.

Флажок «Данные по субсчетам и субконто» задает режим вывода итогов по счетам: при установленном признаке все данные детализируются по субсчетам и объектам аналитического учета.

Флажок «Данные по валютам» задает режим вывода итогов по валютным счетам. При установленном признаке остатки и обороты по счетам будут отражаться не только в рублях, но и по каждой валюте в отдельности.

Флажок «Валюта» задает валюту вывода данных в отчете.

Поле «Счет» со значком выбора из списка позволяет обратиться к плану счетов и задать счет для формирования документа. Если счет не указан, отчет формируется по всем счетам в целом без разделения остатков и оборотов по субсчетам.

В полях «Вид субконто 1», «Вид субконто 2», «Вид субконто 3» из раскрывающихся списков выбираются виды объектов аналитического учета полным списком либо отобранные по указанному выше счету. В полях «Субконто 1», «Субконто 2», «Субконто 3» можно задать конкретное значение субконто из выбранного «Вида субконто». Если значение не выбрано – отчет сформируется по всем объектам аналитического учета. Порядок задания субконто можно менять. Кнопкой «Х» можно стереть неверно заданное значение. Пользователь может указать несколько вариантов использования субконто при построении отчетов:

• «Разворачивать» – отчет будет формироваться в разрезе значений субконто данного вида;

• «Отбирать» – отчет будет формироваться по выбранному значению субконто;

• «Не учитывать» – в отчете не будут разворачиваться или отбираться итоги в разрезе субконто.

Флажок «Группы» задает формирование суммарных остатков и оборотов по группам субконто.

Флажок «Развернутое сальдо» задает режим вывода итогов по счетам с развернутым сальдо.

В таких отчетах, как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета», «Анализ счета по субконто», можно индивидуально настроить способ раскрытия итогов по счетам. Внизу окна настройки есть специальная кнопка «Настройка». По щелчку на кнопке вызывается окно «Настройка вывода итогов по субсчетам и субконто». Для добавления нового счета достаточно щелкнуть кнопку «+» справа от таблицы и из плана счетов выбрать тот счет, по которому требуется дополнительная детализация. Если необходимо раскрыть счет по субсчетам, то во второй графе следует дважды щелкнуть мышью либо щелкнуть «=» справа от таблицы. В ячейке появится знак «X». Для раскрытия счета по одному либо нескольким субконто после установки признака в графе «Субсчета» необходимо дважды щелкнуть вграфе «Субконто» и определить, по каким объектам аналитического учета необходима детализация информации.

При просмотре выходного документа есть возможность получить более подробные сведения о показателях по интересующему счету, открыть необходимый документ, отредактировать его, перепровести и обновить отчет. Для этого в отчете необходимо выделить счет и, когда указатель примет вид увеличительного стекла, можно двойным щелчком мыши либо нажатием на кнопку «Enter» в данной ячейке отчета запросить детализацию сведений по счету.

Так, интерактивная технология работы в системе «1С» позволяет непосредственно из оборотной ведомости вызывать другие отчеты, т.е. детализировать отчеты, а из детального отчета переходить на конкретную корреспонденцию, т.е. позиционировать данные отчета.

Карточка счета содержит перечень документов, сформировавших бухгалтерские операции. В случае обнаружения ошибки в конкретном документе на соответствующей строке документа «Карточка счета» необходимо дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу «Enter». Враскрывшемся списке корреспонденции следует выбрать кнопку «Редактировать». Отредактировав записи, можно сохранить изменения и закрыть операцию. Для внесения изменений в документ следует дважды щелкнуть на кнопке верхней строки окна «Обновить».