Учет денежных средств и расчетных операций

Организация автоматизации бухгалтерского учета

В табл. 2.1 приведен перечень первичных бухгалтерских документов, обеспечивающих функционирование подсистемы «Учет денежных средств и расчетных операций» в системе «НИВА-СХП».

Электронные документы «Приходный ордер» и «Расходный ордер» предназначены для ввода операций по поступлению и выбытию денежных средств в кассе организации. Для открытия журнала данных документов пользователю следует выполнить действия: Исследователь → Касса → Приходный ордер ( или Расходный ордер). Для создания нового документа следует нажать кнопку – «Добавить».

После заполнения и сохранения данных документов их можно просмотреть в журнале документов «Приходный ордер» или «Расходный ордер» и вывести их на печать, нажав кнопку «Печать».

Электронный документ «Авансовый отчет» предназначен для отчета подотчетных лиц по выданным им ранее суммам на хозяйственные нужды, командировки и списания этих сумм на различные счета учета. Данный документ создается аналогичным образом: Исследователь → Касса → Авансовый отчет.

Т а б л и ц а 2.1. Документы, обеспечивающие функционирование подсистемы «Учет денежных средств и расчетных операций» в системе «НИВА-СХП»

№ п.п.	Наименование электронного документа	Краткое назначение документа
	Приходный ордер	Поступление денежных средств в кассу
	Расходный ордер	Расход денежных средств из кассы
	Авансовый отчет	Отражение командировочных расходов и расходов на хозяйственные нужды
	Кассовая книга	Отражение движения денежных средств в кассе организации
	Объявление на взнос наличными	Внесение денежных средств на счета в банках
	Платежное поручение	Для оплаты счетов через банк
	Платежное требование	Требование к дебиторам уплатить определенную сумму через банк
	Заявление на акцепт	Для оформления выбранного вида акцепта (последующий или предварительный)
	Поручение на продажу валюты	Для обязательной продажи валюты
	Валютное платежное поручение	Для оплаты через банк
	Заявка на покупку валюты	Для покупки валюты
	Банковская выписка	Отражение движения денежных средств на счетах в банках
	Акт выполненных работ	Отражение оказанных нами услуг

Электронный документ «Кассовая книга» предназначен для отражения движения денежных средств в кассе организации. Этим же документом отражается ввод начального сальдо по кассе организации. При этом в поле «Корр. счет» следует указать вспомогательный счет 00 «Остатки», с помощью которого вносятся все остатки в программу.

Для отражения операций по движению денежных средств в кассе организации за каждый день необходимо снова создать электронный документ. При этом на одну дату должен быть создан только один документ, где должны быть собраны все операции с денежными средствами за этот день.

Если ранее в программе были созданы электронные документы по поступлению и расходованию денежных средств «Приходный ордер», «Расходный ордер», то их данные можно автоматически перенести в кассовую книгу. Остальные операции, на которые электронные документы не были созданы, создаются в кассовой книге вручную.

Чтобы автоматически перенести данные электронных документов «Приходный ордер» в кассовую книгу, необходимо в окне кассовой книги над табличной частью нажать на кнопку «Выбрать приходные ордера».

Чтобы открыть электронные документы «Объявление на взнос наличными», «Платежное поручение», «Платежное требование» пользователю следует выполнить действия: Исследователь → Банк и касса → Рублевые документы. После этого следует выбрать нужный документ и, перейдя на журнал документов, нажать кнопку «Добавить». аналогично открываютсяэлектронные документы «Поручение на продажу валюты», «Валютное платежное поручение», «Заявка на покупку валюты»: Исследователь → Банк и касса → Валютные документы.

Электронный документ «Банковская выписка» предназначен для регистрации данных банковской выписки о движении денежных средств по каждому счету, который открыт организации, отдельно. Этим же документом отражается ввод начального сальдо по счетам организации. Открывается данный документ следующими действиями: Исследователь → Банк и касса → Банковская выписка. Окно состоит из двух частей: шапочной и табличной. В шапочной части необходимо указать номер и дату документа. По умолчанию в поле «Счет» стоит главный расчетный счет. Значение данного поля можно менять, выбирая его из списка счетов, открытых организации. Поля «Валюта» и «Курс» заполняются автоматически, в зависимости от выбранного счета. В табличную часть вносятся платежные документы, на основании которых было движение денежных средств по счету в течение дня. Однако надо помнить, что поступление денежных средств на расчетный счет организации в выписке банка будет отражено по кредиту, а списание – по дебету.

Программой предусмотрен режим заполнения выписки как вручную, так и на основании ранее внесенных платежных поручений и требований в списке платежных документов. Для выбора из ранее внесенных платежных документов надо в табличной части документа из списка «Документы в выписку» выбрать необходимый вид документа и нажать кнопку – «Добавить документы».

Электронный документ «Акт выполненных работ» открывается следующими действиями: Исследователь → Услуги оказываемые.

Для каждого документа существуют печатные формы, которые можно получить, нажав на пиктограмму и выбрав нужную форму.

В процессе функционирования подсистемы «Учет денежных средств и расчетных операций» в системе «НИВА-СХП» могут формироваться специальные справочники, которые приведены в табл. 2.2.

Бухгалтерские проводки, в которых задействованы счета учета расчетов по кредитам, денежных средств, формируются на основании заполненных банковских выписок. Однако некоторые проводки (отражение комиссии банку, списание стоимости проданной валюты, начисление процентов по кредитам и др.) должны быть сформированы вручную в Журнале хозяйственных операций в разделе «Произвольные проводки».

Т а б л и ц а 2. 2. Справочники подсистемы «Учет денежных средств

и расчетных операций» в системе «НИВА-СХП»

№ п.п.	Наименование справочников	Назначение и краткий пример заполнения
	Вид кассы (для кассовой книги)	Для ввода вида кассы. Например, «Одновалютная», «Мультивалютная»
	Вид кассовой книги	Для ввода вида кассовой книги. Вид кассы выбирается из справочника «Вид кассы (для кассовой книги)». Например, «Одновалютная»
	Операция для кассы	Для ввода основных операций по кассе. Например, «Выдана зарплата», «Получено по чеку», «Остаток»
	Документ для аванса	Для ввода документов, подтверждающих командировочные расходы, расходы на хозяйственные нужды. Например, «Товарный чек»
	За что оплачено	Для ввода расходов на командировки и хозяйственные нужды: хозяйственные расходы, суточные, по найму жилого помещения и т.д.
	Назначение аванса	Для ввода назначений аванса, выдаваемого подотчетному лицу: на хозяйственные нужды, командировочные расходы
	Справочник оплаты расходов при командировке	Указываются дата и номер постановления, регламентирую-щего порядок и размер возмещений при служебных командировках, а также виды и суммы возмещений
	Акцепт	Для ввода согласия либо отказа от оплаты. Например, «С акцептом»
	Вид акцепта	Для ввода вида акцепта: предварительный, последующий
	Коды назначений платежа	Для ввода кодов платежей. Например, «00101 – Подоходный налог с граждан»
	Расходы	Для отражения источников покрытия расходов: за счет плательщика, за счет бенефициара и т.д. Например, «За счет плательщика»
	Срочность	Для ввода вида платежа: обычный или до определенного срока. Например, «Срочный»
	Тип акцепта	Для ввода типа акцепта. Например, «Отозвать», «Оплатить»
	Уточнение платежа	Для уточнения платежа. Например, «В счет неотложных нужд»
	Уточнение платежа для требований	Для уточнения платежа по платежному требованию. Например, «Срочный»

На основании данных, внесенных в программу через электронные документы и Журнал хозяйственных операций, формируется отчет «Журнал-ордер» по любому заданному счету.

Для формирования дневной сводки по расчетным счетамможно воспользоваться отчетом «Анализ счета», который находится в ветке «Бухгалтерия» меню «Исследователь».