double arrow

Коммерческие письма


Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Помимо рассмотренных ранее видов писем, которые также могут использоваться и в коммерческой коммуникации, по своему функциональному назначению выделяются 3 вида чисто коммерческой переписки: запрос - ответ на запрос; предложение (оферта) - ответ на предложение; рекламация (претензия) - ответ на рекламацию. Именно эти виды коммерческих писем наиболее полно отражают процесс двустороннего обмена документацией между сторонами.

Запрос– коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и т. п. и (или) направить предложение на поставку товара. В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуг) и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.




Пример: Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле 2004 года, просим выслать нам коммерческое предложение на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры, подвески, настольные лампы) с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам. Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте эльборных инструментов. Просим сделать нам предложение на 100 эльборных резцов с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки. Ввиду того, что эльборные резцы нам нужны срочно, просим указать в предложении кратчайший срок, в который Вы сможете отгрузить по крайней мере половину указанного количества.  

Если продавец не может сразу выслать покупателю предложенный товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, вчастности:

— вопроса к рассмотрению;

— выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

— отказ поставить интересующий покупателя товар;

— изменение условий поставки (например, изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

— обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара.

В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т. е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.



Пример ответа на запрос: Благодарим за запрос от _______ на поставку________ (наименование товара) В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар. Наше решение сообщим в ближайшее время. С уважением__________(подпись)  
Пример: Мы можем предложить Вам _______________(наименование товара) Количество – Качество – Упаковка – Условия поставки – Цена - Срок поставки - Условия платежа – С уважением _________ (подпись)  

При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки (предмет сделки, качество товара, цена, сроки поставки и т. д.).



Рекламация –документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).

Рекламация должна содержать следующие данные:

— основание для предъявления претензий;

— доказательства-ссылки на нормативные акты и документы, например, на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т. п.;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например:

требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; в случае рекламации по качеству - требование скидки с общей стоимости партии товара;

— требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с невыполнением контракта.

Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Примеры рекламаций: О возмещении убытков 26.03.93 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной 248 в количестве 50 000 кг по счету N 86-516, который был нами оплачен в полной сумме. При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были Вам возвращены, о чем свидетельствует коммерческий акт N 226695/289. В связи с изложенным просим Вас возместить понесенные нашей фирмой... убытки в размере.... Сумму следует перечислить... Приложение N: Коммерческий 3KTN 226695/289.   О выплате штрафа за просрочку поставки товаров По контракту N ______ от _______ вы обязаны были поставить фирме _______ товар _______ по цене _______ в количестве ________. Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с опозданием на ... дней (не поставлен до настоящего времени). На основании § ... .... контракта фирма начисляет Вам штраф в размере.... %. от стоимости не поставленного в срок товара на сумму______согласно следующему расчету:.... Просим указанную сумму штрафа перевести в 30-дневный срок на наш расчетный счет N ... в ... банке. В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок дело будет передано в Арбитраж. Примеры ответов на рекламации: Подтверждаем получение Вашей претензии N_____от_____. О результате рассмотрения нами указанной претензии сообщим Вам дополнительно. В удовлетворение Вашей претензии N______ от______переводим на Ваш расчетный счет сумму________ Подтверждаем получение Вашего письма от 12.03.93 относительно недостачи сыров, отгруженных нами 15.02.93 в вагоне N 196208 в счет контрактам 123205/4-7. Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Сообщаем, что недостающее количество сыров будет Вам отгружено на следующей неделе. Дату отгрузки сообщим Вам по телексу.  






Сейчас читают про: