double arrow

Прием и обработка входящих документов


Движение входящих документов в организации происходит в определенной последовательности и включает в себя следующие стадии:

- прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение руководством и передача на исполнение.

Вся поступающая в организацию или структурное подразделение корреспонденция принимается канцелярией или работником, ответственным за ведение делопроизводства, как правило, в день поступления. Поступившие телеграммы обрабатываются в первую очередь. До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу и целостность упаковки. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено», а при повреждении корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю, а второй остается в организации. Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.




Конверты с пометкой «Лично» и в адрес родственных организаций не вскрываются и передаются по назначению.

В случае отсутствия в конвертах приложений, отснятых листов и других элементов письма отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Телеграммы, факсимильные сообщения (факсы) для руководства организации принимаются их секретарями, регистрируются и докладываются руководству в установленном порядке.

Не подлежат регистрации делопроизводственной службой:

• документы, присланные в копии для сведения;

• телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

• месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

• переводные и аккредитивные телеграммы; плановые документы;

• извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

• формы статистической отчетности;

• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

• поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты;

• печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

• рекламные материалы, плакаты.

Служебная корреспонденция, полученная работниками, минуя делопроизводственную службу, а также поступившая в пакетах с пометкой «Лично», обязательно направляется в делопроизводственную службу для регистрации.

На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера.

Документы должны рассматриваться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, а результаты рассмотрения отражаются руководителем в форме резолюции, размещаемой в правом верхнем углу первого листа документа с указанием фамилии исполнителя, содержания поручения и срока исполнения.

Рассмотренные руководителем документы, по его указанию, передаются для исполнения соответствующим работникам с обязательной отметкой в журнале под роспись, кому и когда они переданы.

На документе, не требующем исполнения или ответа, исполнителем проставляется отметка об ознакомлении (использовании), руководителем - разрешительная виза с датой о направлении документа для хранения в соответствующее дело.







Сейчас читают про: