Понятие о служебной переписке, ее состав и значение

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО.

Значительную часть служебной документации учреждений составляют письма. Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их подчиненности. К составлению служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеют установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Одно из основных требований при составлении писем заключается в том, что письма должны быть, как правило, посвящены одному вопросу. Изложение содержания письма должно быть ясным, легко читаемым.

Письма в основном излагаются по схеме: введение, доказательство, заключение.

Оказанные три части письма не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Выводы должны логически вытекать из изложения.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание, могут быть и другие схемы составления, в которых либо отсутствует какая-то названная выше часть, либо может быть другой порядок их расположения.

При всех обстоятельствах изложение письма начинают с самого существа вопроса. Не следует начинать письмо с наименования учреждения, автора, так как это видно из бланка.

Ссылку на инициативный документ помещают слева ниже номера и даты документа. Это способствует ускорению справочной работы и контроля исполнения.

Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Лишь в том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, письмо может быть увеличено до пяти страниц.

Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов: "Наименование организации"; "Почтовый адрес; "Коммуникационные и коммерческие данные"; "Дата"; "Индекс"; "Ссылки на индекс и дату входящего документа"; "Заголовок к тексту"; "Текст"; "Подпись"; "Фамилия исполнителя".

Во введении излагают причины и непосредственный повод, явившийся основанием для составления письма; в доказательствах - историю вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие материалы; в заключении - основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) Иван Николаевич!», «Уважаемые господа!».

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.

Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующими должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в двух экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле отправителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути излагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. Одно из главных требований к письму - краткость. Оптимальный размер письма - одна-полторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и выражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий.

7. 2 Основные виды деловых писем

Все письма, образующиеся в результате деятельности организации, можно разделить на два типа — инициативныеписьма и письма-ответы.

1) К инициативным письмам относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты), письма-напоминания.

Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы идентичен форме личного и коллективного заявления. В письме-просьбе необходимо выразить, что вам нужно и какие действия вами ожидаются от получателя письма. Письмо рассчитано на то, что в результате его отправления будет получен ответ, и автор станет клиентом-адресатом. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."); от первого лица множественного числа ("Просим..."); от третьего лица единственного числа ("Просит..."). В этом случае употребляются существительные с собирательным значением ("Дирекция", "Руководство", "Администрация", "Совет трудового коллектива", "Фирма"). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ("Дирекция и Совет трудового коллектива организации...").

Письмо-запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбами дать подробную информацию о товарах (услугах) и (или) направить предложение на поставку товара. Запрос может быть направлен на специальном бланке организации (бланк заказа на товары). Если такого бланка нет, то заказ оформляется в форме делового письма.

Запрос должен содержать наименование товара (услуг), артикул, номер модели (по каталогу), количество наименований, цену единицы товара, возможную скидку, налог на продажу, цену за партию (без учета налога), вид расчета (наличный, безналичный, по чеку), вид валюты, обязательное описание товара — вес, цвет, размер, желательный день отправки, способ транспортировки (самовывоз, вывоз, транспорт), адрес отправки, подпись ответственного лица.

В случае если информация о товаре получена из рекламы, то нужно указать источник информации. Запросы такого вида входят в группу договорных (контрактных) документов и используются в операциях по подготовке и заключению сделки. Модели синтаксических конструкций и вариантов в письмах-запросах идентичны моделям и вариантам писем-просьб.

Письмо-предложение (оферта) представляет собой заявление продавца (экспортера) о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Предложение может быть направленно покупателю (импортеру) в ответ на его запрос либо по инициативе продавца (экспортера).

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

2) Письма-ответы можно разделить на следующие виды: письма-подтверждения, письма-извещения, письма-приглашения, сопроводительные письма, гарантийные письма.

Письмо-подтверждение направляют для подтверждения получения документов и материалов. Иногда желательно кратко изложить содержание письма, на которое идет ссылка, чтобы было понятно, о каком документе идет рель. Оно должно содержать слово "Подтверждать" в одной из его форм. Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием, указанием. Письмо-подтверждение исключает необходимость в письме-напоминании, что способствует сокращению объема деловой переписки.

Письма-извещения подразделяются на четыре вида:

- заказ выполнен полностью;

- выполнение заказа задерживается по вине клиента;

- выполнение заказа задерживается по вине поставщика;

- возможно только частичное выполнение заказа.

Если заказ выполняется быстро, то письмо-извещение нужно выслать только новому клиенту, постоянному клиенту такое письмо можно не высылать. В сообщении о выполнении заказа необходимо известить, что было проделано в ответ на заказ клиента, с указанием даты заказа, номера заказа и счета-фактуры. Должна быть сообщена дата отправки, способ доставки и предпочтительный вид оплаты. При оформлении заказа клиентом возможны нарушения в описании товаров. В таком случае фирма может отложить заказ и попросить представить более точные сведения о товаре. При задержке по вине поставщика письмо должно содержать извещение о задержке выполнения заказа и уверения, что фирма прилагает все усилия для его исполнения. При невозможности полностью выполнить заказ клиента следует про­информировать, что недостающие товары уже заказаны и будут высланы клиенту сразу после получения.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые напечатанные типографским способом приглашения, так и трафареты. В письме должны быть четко указаны дата и место мероприятия, на которое прислано приглашение.

В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей).

Эти письма составляются только в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения относительно целей отправки документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности автора, а также подтверждение факта и даты отправки. В других случаях сопроводительные письма не составляются. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением финансово-хозяйственной дисципли­ны и за сохранностью отправленных документов.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются фирме или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Слово "гарантия" может вообще не употребляться в тексте письма, а сам документ, между тем, остается гарантийным.