Деловые дискуссии

Рекомендации руководителю по тактике разговора с под­чиненным, когда требуется вслух оценить его деловые ка­чества.

1. Сначала разговаривайте с подчиненным о его работе и только потом о нем самом.

2. Прежде чем сооб­щить работнику свою оценку, подведите его вопросами к тому, чтобы он сам себя оценил. Если самооценка челове­ка выше вашей собственной оценки его, выясните причи­ну расхождения.

3. Упоминая о недостатках в работе под­чиненного, учитывайте, какова она в целом. Не давайте общую отрицательную оценку деятельности и личности подчиненного (чаще всего такая оценка несправедлива и оскорбительна для человека). Вы добьетесь большего, если вначале отметите достоинства (например, компетентность, опыт, добросовестность подчиненного), а затем четко ука­жите на конкретные ошибки, недостатки. Работнику, дея­тельность которого вас не удовлетворяет, ясно скажите, какова ваша оценка его труда. Подчеркните, что верите в него и поэтому не освобождаете его от работы.

4. Хороше­му работнику дайте понять, что цените его заслуги. Пом­ните, что важнее развитие достоинств, чем исправление ошибок работников. Не скупитесь на уважительное и бла­годарственное слово, если работа выполнена хорошо, про­явите, что вы довольны ею.

5. Если недостатки в работе возникли по вашей вине, признайте это.

6. Не говорите с оцениваемым о других работниках.

7. Не проводите пов­торного разговора вскоре после того, как вы наказали и распекли подчиненного.

Дискуссия — процесс продвижения и разрешения про­блем путем сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников (мне­ний участников по сути решаемой проблемы). Выделяют этапы деловой дискуссии:

1. Вступление в контакт.

2. Постановка проблемы (что обсуждается, зачем, в какой степе­ни нужно решить проблему, какова цель дискуссии).

3. Уточнение предмета общения и предметных позиций (мнений) участников.

4. Выдвижение альтернативных ва­риантов.

5. Конфронтация участников.

6. Обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства.

7. Уста­новление согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения.

Неэффективная дискуссия часто завершается на этапе выдвижения альтернативных пози­ций и конфронтации участников, не выходя на уровень совместного решения проблемы. Возможны различные способы вступления в контакт: «пристройка сверху» — «снизу» — «на равных» (через позу, взгляд, темп речи, ини­циативу), например, выпрямленная поза с подбородком, параллельным земле, с жестким немигающим взглядом или отсутствие контакта глаз, медленная речь с паузами оли­цетворяют «доминирование сверху», и напротив, прини­женная поза, постоянные движения глаз вверх-вниз, быс­трый темп речи свойственны при позиции «подчинения снизу». Раскованность, мышечная освобожденность, син­хронизация темпа речи, равенство ее громкости демонстри­рует общение «на равных».

Для деловой дискуссии очень важен предмет общения и отношение участников к нему. Способность понимать предметные позиции партнеров (т. е. представление о си­туации, о проблеме) и свою собственную предметную по­зицию — необходимое условие успеха делового общения. В дискуссии велика роль ведущего. Он должен:

1 — сформулировать цель и тему дискуссии (что обсуж­дается, зачем нужна дискуссия, в какой степени следует решить проблему).

Целью дискуссии может быть: 1) сбор и упорядочива­ние информации по обсуждаемой проблеме; 2) поиск аль­тернативных подходов к решению проблемы, их обосно­вание; 3) выбор оптимальной альтернативы.

2 — установить время дискуссии (20—30—40 минут или более);

3 — заинтересовать участников дискуссии (изложить проблему в виде некоторого противоречия);

4 — добиться однозначного понимания проблемы всеми участниками, проверив это контрольными вопросами или попросив участников задавать вопросы;

5 — организовать обмен мнениями (желающим или по кругу);

6 — активизировать пассивных (обратиться к молчаще­му с вопросом, с просьбой помочь);

7 — собрать максимум предложений по решению об­суждаемой проблемы (свои предложения высказать после того, как выслушаны мнения всех участников);

8 — не допускать отклонений от темы (тактично оста­навливать, напоминать о целях дискуссии);

9 — уточнять неясные положения, пресекать оценочные суждения о личности участников;

10 — помогать группе прийти к согласованному мнению;

11 — в конце — четкое подведение итогов, формулиров­ка выводов, спектра решений, сопоставление целей дис­куссии с полученными результатами, подчеркнуть вклад каждого в общий итог, похвалить, поблагодарить участни­ков.

При публичном выступлении могут возникать типичные затруднения:

1 — нелогичность (непоследовательность в изложении сути, нечеткая аргументированность излагаемого материа­ла, отсутствие ясности и четкости в достижении постав­ленных целей);

2 — проблема самовыражения (недостаточная эмо­циональность, зажатость, монотонность выступления, несоответствие внутреннего состояния с внешними при­знаками);

3 — эгоцентризм (не учитывается плюрализм мнений, неспособность понять иное, чужое мнение);

4 — некомпетентность (недостаток информации, неком­петентность в конкретных вопросах);

5 — проблема контакта (трудности контакта с аудито­рией, не удается расположить слушателей убеждением и т. п.);

6 — проблема самоконтроля (трудно преодолеть волне­ние, неумение вести себя и т. п.);

7 — проблема выхода из контакта (сумбурность и неза­вершенность выступления, плохое окончание и неудачный выход из разговора).

Рекомендации человеку, публично защищающему свое мнение, — лично вести дискуссию в том случае, если вы заранее продумаете возможные вопросы оппонентов и по­стараетесь предвидеть сложные ситуации, которые могут возникнуть и смутить вас. Сложные ситуации возникают, когда докладчику адресуются:

1) наивные вопросы и критика авторитетных людей, не являющихся специалистами в обсуждаемой проблеме (сложность в том, что опровергая такую критику с помощью азбучных истин, ставишь в неудобное положение масти­тых оппонентов, которые болезненно реагируют на это);

2) ироничные вопросы с «подковыркой» молодых жиз­нерадостных людей, желающих повеселить аудиторию (от­вет возможен либо в духе мягкого юмора, либо серьезным тоном с подчеркиванием недопустимости недооценки важ­ности обсуждаемого вопроса);

3) сложные вопросы, затрагивающие малоизвестную до­кладчику смежную область и заданные с целью «прощу­пать» эрудицию и находчивость докладчика (ответить луч­ше: «Нельзя объять необъятное» или «Решение этой зада­чи не предусматривалось в нашем исследовании»);

4) вопросы, на которые докладчик уже отвечал, а также вопросы несуразные и критика тех, кто невнимательно слушал и недопонял суть обсуждаемого дела (здесь важно не впадать в шок от замечаний оппонента, не заявлять ожесточенно: «Я ведь это уже объяснял!», а спокойно и кратко повторить ответ, используя фразу: «Как уже отме­чалось...»;

5) вопросы — замечания о несоответствии выводов до­кладчика мнению некоего авторитета, имя которого под­час никому ничего не говорит (может помочь ответ: «По мере того, как накапливаются новые факты, многие ранее казавшиеся бесспорными истины, провозглашенные цаже авторитетами, пересматриваются»);

6) вопросы, принижающие значимость проблемы или полученных результатов (поскольку в такой ситуации задевается самолюбие выступающего, важно не отклик­нуться эмоциональной вспышкой, а, оценив степень провокационного вопроса, ответить заранее продуман­ной фразой).

Во время выступления эпизодически оценивайте себ:1 «со стороны», свой тон, позу, жесты, наличие «слов-пара­зитов», расслабляйте «мышечные зажимы». Во избежание досадных недоразумений четко оговорите значение упот­ребляемых терминов, не следует рассчитывать, что вас должны понимать «с полуслова», учитывайте степень подго­товленности аудитории в обсуждаемом вопросе. Для того чтобы подать информацию наглядно и ярко, прибегайте к простым житейским примерам, конкретным фактам, даже общеизвестным поговоркам, притчам.