Подсистема обеспечения коллективной работы над проектами документов

Для небольших рабочих коллективов для обеспечения совместного доступа к информации достаточно средств, встроенных в используемые операционные системы. При работе с информационным пространством органа власти, содержащим значительное количество документов, рабочих материалов и прочей информации, необходимо более продуктивное программное обеспечение.

Организация работы небольшого коллектива

Пакет Microsoft Office преображает процесс редактирования и рецензирования документа и повышает эффективность совместной работы, предоставляет в распоряжение пользователя такие средства связи, как служба доставки сообщений MSN Messenger, вместе с календарем и контактной информацией; использование предварительно созданного веб-узла, основанного на службах SharePoint Team Services, позволяет увеличить эффективность управления выполнением групповых проектов и деятельностью групп.

С помощью функции отправки на рецензию автор документа может собирать и автоматически объединять в одном документе исправления нескольких рецензентов: вставку и удаление текста, изменения форматирования и комментарии (приложения Word, Excel, PowerPoint).

Интеграция со службами SharePoint Team Services позволяет приложениям пакета Microsoft Office без проблем осуществлять общий доступ к информации, используя для этого возможности группового веб-узла. Все члены группы могут добавлять свои материалы на веб-узел, загружать свои документы в библиотеки, а также участвовать в дискуссиях и исследованиях.

Упрощается координация планов и действий. Эффективное управление всеми напоминаниями о встречах и заданиях осуществляется в едином сводном окне напоминаний. Теперь, получив приглашение на встречу, можно, просмотрев расписания остальных приглашенных, предложить новое время ее проведения, если назначенное время вас не устраивает. Можно даже создать расписание для всей группы, и тогда ее члены, просматривая свои календари, смогут без труда выбирать подходящее время для проведения встреч.

Средства обеспечения коллективной работы больших рабочих групп

Применение сервера Microsoft SharePoint™ Portal Server расширяет возможности операционной системы Microsoft Windows и пакета Microsoft Office, предоставляя пользователям новый эффективный способ упорядочивания, поиска и совместного использования информации. Для проектировщиков систем и разработчиков сервер SharePoint Portal Server является решением, обеспечивающим качественно новый уровень возможностей благодаря объединению средств, упрощающих создание корпоративных веб-порталов, с функциями управления документами, индексации корпоративной информации и организации совместной работы.

Веб-портал, называемый обычно узлом электронных инструментальных панелей (dashboard site), создается автоматически в процессе установки сервера SharePoint Portal Server. Узел электронных панелей представляет собой централизованный пункт, предоставляющий средства для поиска информации и управления ею. Просматривая узел электронных панелей с помощью обозревателя, пользователи могут осуществлять поиск информации и выполнять операции, связанные с управлением документами. На узле электронных панелей пользователи могут выполнять следующие действия:

· просматривать информацию по категориям;

· выполнять поиск информации;

· подписываться на получение новых или изменяющихся данных;

· извлекать и возвращать документы;

· просматривать версии документов;

· утверждать документы для публикации;

· публиковать документы.

С помощью узла электронных панелей можно обеспечить доступ к информации, хранящейся как внутри, так и вне организации, предоставляя пользователям средства для поиска и совместного использования документов независимо от их фактического местоположения и формата. Кроме того, можно настроить домашнюю страницу узла электронных панелей таким образом, чтобы на ней отображались новости организации и другая важная информация.

В дополнение к общему узлу электронных панелей организации, предлагаемому по умолчанию, пользователям может быть предоставлена возможность создавать настраиваемые «личные» электронные инструментальные панели, позволяющие упорядочивать и публиковать информацию, имеющую важное значение именно для этих пользователей, например данные, предназначенные для членов конкретной рабочей группы, или сведения по конкретному проекту.

В ряде случаев бывает трудно организовать совместную работу над документами, управление доступом к этим документам и их публикацию в организации. Важные документы могут быть утеряны, их поиск может быть затруднен, они могут быть заменены своими новыми версиями и т.п. В SharePoint Portal Server предлагается множество возможностей, помогающих рационально организовать управление документами:

· отслеживание версий с помощью журнала изменения документов;

· использование для идентификации документа описательной информации (метаданных), при помощи которой можно осуществлять его поиск;

· управление публикацией документов;

· автоматическая маршрутизация документов, направляемых рецензентам;

· веб-обсуждения, позволяющие нескольким рецензентам документа записывать свои замечания в интерактивном режиме;

· управление доступом к документам, основанное на использовании ролей пользователей.

SharePoint Portal Server позволяет хранить как «личные», так и «общие» версии документа. Пользователь может автоматически публиковать документ каждый раз, когда выполняет его возвращение, или же выбрать вариант, при котором публикуется только окончательная версия документа, а возвращаемые личные черновики в общий доступ не предоставляются. Перед публикацией окончательной версии документа может быть создано столько черновиков, сколько необходимо. На узле электронных панелей пользователи могут выполнять поиск и просмотр только опубликованных документов.

Веб-обсуждения позволяют вести интерактивные дискуссии по поводу документа, не внося изменений в сам документ. Вместо использования электронной почты или попытки записи хода обсуждения документа авторы и рецензенты могут общаться друг с другом при помощи веб-обсуждений. Подобное обсуждение может проводиться даже в случае, когда документ уже был кем-либо извлечен. Соответствующие комментарии хранятся в виде потоков обсуждений, содержащих вместе и замечания, и ответы на них. Благодаря тому, что все замечания хранятся совместно, авторам документов больше не нужно сводить воедино рукописные комментарии рецензентов или замечания, присланные в сообщениях электронной почты.

Корпоративная информация обычно хранится во многих местах и в разных форматах. Даже если инфраструктура сервера позволяет осуществлять поиск в различных хранилищах данных, его возможности зачастую ограничиваются лишь обычным текстовым поиском. Кроме того, бывает трудно определить, являются ли результаты такого простого поиска значимыми.

Чтобы упростить поиск информации, в SharePoint Portal Server предоставляются следующие возможности:

· единый пункт для поиска информации, хранящейся в различных местах;

· поиск по ключевым словам, в процессе которого просматривается весь текст, а также свойства документа;

· просмотр по темам (категориям);

· автоматическое распределение документов по категориям;

· классификация документов по степени соответствия, что очень важно для проведения успешного поиска;

· подписки, позволяющие быть в курсе обновлений полезной информации.

Архивное хранение

Рассматривая архивное хранение с точки зрения всех документов, обрабатываемых документооборотом органа власти, следует еще раз вспомнить о двойственности понимания этого термина людьми, не знакомыми с архивным делом. Специалисты информационной отрасли зачастую называют архивным хранением документов и просто длительное хранение информации, и архивное хранение документов в соответствии с нормативными документами Федеральной архивной службы России (Росархива). К тому же при всей ориентированности на безбумажные технологии не следует забывать о том, что в органах власти архивному хранению еще очень долго будут подлежать и бумажные документы.

Таким образом, задача «архивного хранения электронных документов» состоит из нескольких взаимодополняющих проблем:

· построение хранилища электронных документов и образов бумажных документов;

· обеспечения архивного хранения электронных (безбумажных) документов в соответствии с требованиями Росархива;

· обеспечение автоматизированного учета архивного хранения бумажных документов в соответствии с требованиями Росархива.