Для объяснения мотива того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со сложной экономической ситуацией...;
- В порядке проведения совместной работы...,
- В соответствии с Вашим письмом...;
- В соответствии с протоколом...;
- В ответ на Ваше обращение...;
- В подтверждение нашей договоренности...;
- В целях усиления ответственности...;
- На Ваше обращение...
Если составляется письмо- просьба, то используются такие выражения:
- Просим оказать содействие...;
- Просим выслать в наш адрес...;
- Просим принять участие...;
- Прошу принять меры...;
- Прошу принять к сведению...;
- Прошу довести до сведения...;
- Прошу ликвидировать задолженность...
Письма- подтверждения начинаются так:
- Подтверждаем..,
- С благодарностью подтверждаем....
- Фирма «Крут» подтверждает.
В письмах- напоминаниях используются такие модели:
- Напоминаем, что...,
- Напоминаем Вам, что...
В письмах-извещениях такие
- Сообщаем, что...;
|
|
- Ставим Вас в известность, что
Письмо- гарантия может содержать следующие фразы:
- Оплату гарантируем...;
- Качество изделии гарантируем.,
- Сроки выполнить гарантируем...
Письма- приглашения могут начинания со слов:
- Приглашаем принять участие,
- Просим направить представителя...
Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям
- Ваше предложение отклоняется последующим причинам...
- Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...,
- На Ваше обращение о совместной работе мы не можем сейчас ответить согласием, ибо... Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
- Убедительно просим Вас выделить 10 млн. руб. на проведение благотворительного марафона
- Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить за задержку с ответом.
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.[3, 78c]
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляем информацию...;
- Возвращаем справочные материалы...;
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;
- Посылаем справочную литературу...
В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.
Тема 12. Факт офисной жизни: встречи и совещания.
Вопросы:
1. Правильное поведение: а) с вышестоящими; б) с коллегами; в) с подчиненными.
|
|
2. Правильно называйте имена.
3. Выполнение личных поручений.
4. Требования к рабочей нагрузке.
5. Основы деловых встреч.
6. Во главе совещания.
1. Правильное поведение:
а) с вышестоящими
1. Не переходите границы. Например, не стремитесь на мероприятие где будет Ваш босс.
2. Ранг и субординация – офисная реальность.
б) с коллегами
1. Между коллегами не должно быть дружеских отношений.
2. «Рад Вас видеть»….
в) с подчиненными.
1. Уважение, уважение и уважение.
2. Формальный тон лучше, чем менее формальный.
3. Пожалуйства – волшебное слово.
4. Признавайте присутствие подчиненных.