Учет покупок

Учет операций по покупкам и продажам

ЛЕКЦИЯ № 8

Оформление авансового отчета о приобретении материалов

Авансовый отчет о приобретении материалов оформляется на том же бланке, что и авансовый отчет о командировке (см. Приложение 28). На лицевой части отчета подотчетное лицо заполняет те же реквизиты, о которых шла речь выше, а также проставляет сумму полученного аванса. На оборотной стороне отчета в каждой строке указаны номер по порядку, дата и номер документа, вид приобретаемого материала или товара и сумма расхода. Рассчитывается итоговая сумма расходов. Бухгалтер проставляет суммы, принятые к учету для каждого документа, и счет по дебету. В данном отчете бухгалтер проставил счет 60/00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» для каждого документа. Это связано с тем, что в дальнейшем будут сделаны проводки

10/00 60/00 - оприходование материалов

19/04 60/00 - выделен НДС, если он указан в представленных документах.

Аналогично могут быть сделаны проводки по оприходованию основных средств:

08/00 60/00 - капитальные вложения

01/00 08/00 - оприходование основного средства

19/01 08/00 - выделен НДС.

Однако, если материал приобретен в розничной сети без выделения НДС, то бухгалтер, принимающий авансовый отчет, может сделать проводку

10/00 71/01 - оприходование материалов.

Указанные проводки в нужном виде проставляются на лицевой стороне авансового отчета в таблице «Бухгалтерская запись».

При вычислении разницы между полученной и израсходованной суммой в данном авансовом отчету исчислен перерасход в сумме 210 рублей 00 коп. После передачи авансового отчета в кассу составляется расходный кассовый ордер, по которому подотчетному лицу выдается сумма перерасхода.

В остальном оформление авансового отчета на приобретение материалов завершается так же, как авансового отчета на командировку.

При учете покупок формируются данные по всем видам оприходованного имущества (товары, материалы, основные средства, нематериальные активы и пр.), полученным работам и услугам.

Порядок осуществления и учета покупок следующий:

1. Заключение договора с контрагентом-поставщиком на поставку материальных ценностей либо на выполнение подрядчиком определенных работ или услуг.

2. Получение от поставщика счета на оказание работ или услуг либо товарно-транспортной накладной на поставку материальных ценностей.

3. Оплата покупки через банковский счет или кассу.

4. Оприходование полученных материальных ценностей либо работ или услуг.

5. Получение от поставщика счета-фактуры и акта о завершении работ по заключенному договору.

6. Отражение произведенной покупки в бухгалтерском учете (оплата на счете 51 (или 50), оприходование на счете 60 и в Журнале учета покупок).

7. Отражение проведенной операции в Книге покупок.

Рассмотрим вышеприведенные пункты более подробно.

Пример договора поставки приведен в Приложении 29.

В начале договора поставки указывается наименование поставщика, лица, от имени которого заключен договор (как правило, это директор предприятия) и основание для его действий (как правило, это Устав предприятия). Те же данные указываются и для покупателя, в лице которого выступает наша фирма.

Далее приводится текст договора поставки, состоящий из 9 пунктов, не все из которых являются обязательными.

В п. I приводятся наименования товаров, их количество и стоимость. В Приложении к договору приводится график поставки товаров, а также оговаривается право поставщика досрочно отгрузить продаваемую продукцию. Этот пункт является обязательным в части указания наименования, количества и стоимости продаваемых товаров, приведение графика не является обязательным.

В п. II приводятся данные по качеству и комплектности продаваемых изделий со ссылкой на наименования ГОСТов и других технических условий на продаваемые изделия. Этот пункт не является обязательным.

В п. III приводятся данные о цене продукции по соответствующим прейскурантам и указания по цене тары и упаковки. Обязательным в данном пункте является только указание об общей сумме поставки по настоящему договору.

В п. IV приводятся данные о порядке отгрузки (водным, железнодорожным т.д. путем) и минимальной норме отгрузки. Пункт не является обязательным.

В п. V приводятся данные о таре и упаковке. Пункт не является обязательным.

В п. VI изложены данные о порядке расчетов за поставляемую продукцию – через банковский счет, через кассу, наличие аванса и т.д. Пункт является желательным.

В п. VII указан срок действия договора: дата его начала и окончания. Пункт является обязательным.

В п. VIII указаны некоторые дополнительные условия, которые могут возникнуть при заключении конкретных договоров. Пункт не является обязательным. Как правило, обязательной является только фраза о том, что «во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются законодательством РФ».

В п. IX указываются юридические адреса, платежные и отгрузочные реквизиты сторон. Обязательным является указание наименования организации, ее ИНН и КПП, адрес, банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его корсчет и БИК, телефон организации. Эти реквизиты приводятся как для поставщика, так и для покупателя.

Договор скрепляется подписями руководителей сторон и печатями.

Следует отметить, что заключение договора поставки либо договора на производство работ или оказание услуг не является обязательным требованием для осуществления покупки. Выставленный поставщиком счет на оплату может служить одновременно договором, который считается выполненным после проведения оплаты этого счета.

Пример оформленного счета показан в Приложении 30.

В верхней части счета указывается наименование организации, приславшей счет, и ее адрес, а также банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его корсчет и БИК - для оформления платежного поручения. Указываются номер счета и дата, а также наименование фирмы-заказчика, на которую выписан счет, и наименование плательщика.

В табличной части счета указан перечень продаваемых товаров или услуг, единица измерения, количество, цена и сумма по каждой строке таблицы (включая НДС). Указывается итоговая сумма, общая сумма НДС и сумма по счету «Всего к оплате».

В нижней части счета еще раз указывается число наименование в табличной части счета, сумма по счету в рублях и копейках и сумма прописью.

Счет подписывается руководителем организации, выставившей счет, и ее главным бухгалтером и скрепляется печатью. К оплате может быть принят счет, не только присланный по почте или переданный непосредственно, то также присланный по факсу или по электронной почте.

В том случае, когда предметом счета являются материальные ресурсы (основные средства, материалы, товары), помимо счета оформляется товарная накладная. Оформление товарной накладной производится в соответствии с формой № ТОРГ-12. Пример оформления накладной № ТОРГ-12 показан в Приложении 31.

В верхней части накладной указано наименование организации-грузоотправителя, его адрес, телефон, номер факса и банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его корсчет и БИК. Такие же данные приводятся для грузополучателя, поставщика и плательщика (поставщик может совпадать с грузоотправителем, а плательщик – с грузополучателем). В правой части в табличке приводятся коды ОКПО всех перечисленных организаций. Там же приводятся данные транспортной накладной, если она оформляется отдельно. Приводятся номер и дата документа.

В табличной части товарной накладной приводятся строки с наименованием, характеристикой, сортом, артикулом товара, его номер по порядку, код товара, единица измерения и ее код по ОКЕИ (Общероссийскому классификатору единиц измерения – см. Приложение 32). В следующих колонках указаны вид упаковки, количество в одном месте и количество мест, масса брутто и масса нетто, цена одной единицы, сумма без учета НДС, данные по НДС (ставка и сумма) и сумма с учетом НДС. Подводится итог по каждому листу накладной и суммы «Всего по накладной»: сумма без учета НДС, сумма НДС и сумма с учетом НДС.

Указывается, какие приложения имеет товарная накладная и сколько в ней содержится порядковых номеров записей. Записываются также масса нетто и масса брутто (прописью и цифрами в табличке), а также количество листов приложений (паспортов, сертификатов и т.д.).

В левой части указываются характеристики отпуска и лиц: всего отпущено на сумму прописью, фамилии, и.о. лица, разрешившего отпуск, главного бухгалтера и лица, произведшего отпуск материальных ценностей, указанных в товарной накладной. В правой части указаны характеристики принимающей стороны: номер и дата доверенности принимающему лицу (если она оформляется), фамилия, и.о. лица, принимающего груз и ответственного лица от грузополучателя. Ставится печать принимающей стороны.

Оплата счета либо оплата по договору производится по безналичному расчету путем оформления платежного поручения и передачи его в банк, либо через кассу с помощью расходного кассового ордера. Проводки в этом случае имеют вид:

60/00 51/00 через банк,

либо 60/00 50/00 через кассу.

После того, как произведена оплата по счету, поставщик оформляет счет-фактуру, предназначенную для учета и последующего расчета налога на добавленную стоимость (НДС). Вид счета-фактуры показан в Приложении 33.

Реквизиты счета-фактуры выглядят следующим образом: номер счета-фактуры и дата, наименование организации-продавца, ее адрес, ИНН и КПП, наименование грузоотправителя и его адрес, наименование грузополучателя и его адрес (они берутся из торговой накладной). Если оплата за товар или услугу уже произведена, то указывается номер платежно-расчетного документа (платежного поручения) и его дата. Далее указываются реквизиты покупателя: наименование организации, адрес, ИНН и КПП.

В табличной части счета-фактуры имеются следующие колонки: наименование товара (описание выполненных работ или услуг), единица измерения, количество, цена за единицу измерения, стоимость товаров (работ или услуг) без НДС, указывается величина акциза при его наличии, далее приводится налоговая ставка, сумма налога и стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога. В последних колонках указывается страна происхождения товара и, если товар поступил по импорту, номер таможенной декларации. В последней строке подводится итог по трем колонкам: стоимость товаров (работ, услуг) без налога, сумма налога и стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога.

Счет-фактура подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Печать на счете-фактуре не ставится. Счет-фактура оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается покупателю, второй остается у продавца.

Если при оформлении покупки был заключен договор поставки либо договор на производство работ или оказание услуг, то при завершении сделки может быть оформлен «Акт о выполненных работах, услугах». Примерная форма акта показана в Приложении 34.

В верхней части Акта указано наименование фирмы-исполнителя (продавца услуг), ее ИНН и юридический адрес, номер и дата Акта, а также наименование фирмы-заказчика (покупателя услуг) и ее ИНН.

В табличной части имеются колонки: номер строки по порядку, наименование работы (услуги), единица измерения, количество, цена без НДС и сумма без НДС. В первой строке после таблицы подводится итоговая сумма без НДС, вычисляется сумма НДС по соответствующей ставке и приводится сумма по договору с учетом НДС.

В заключение приводятся фразы: «Всего оказано услуг на сумму» и «в т. ч. НДС» и даются соответствующие суммы прописью, а также констатируется: «Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг претензий не имеет.

Акт подписывается руководителями исполнителя и заказчика и скрепляется печатями.

В бухгалтерском учете оприходование материальных ценностей, работ и услуг производится в Журнале покупок. Записи в Журнале могут производиться различными способами, например, на основании счета-фактуры. После ввода записи делается проводка документа. При проведении документа заносится запись в карточку контрагента-поставщика, а также выбирается группа проводок, отражающих необходимую операцию оприходования. Во всех случаях, при наличии в счете-фактуре выделенной суммы НДС, делается проводка по счету 19 «НДС» с выбранным субсчетом.

Оприходование основного средства:

08/00 60/00 Сумма по счету-фактуре

01/00 08/00 Сумма без НДС

19/01 08/00 Сумма НДС

Оприходование нематериального актива:

08/00 60/00 Сумма по счету-фактуре

04/00 08/00 Сумма без НДС

19/01 08/00 Сумма НДС

Оприходование материалов:

10/00 60/00 Сумма без НДС

19/02 60/00 Сумма НДС

Оприходование товаров для перепродажи: