Оформление командировок

Оформление командировки сотрудника в другой город или населенный пункт для выполнения задания в интересах пославшей его организации начинается с составления «Служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении» (см. Приложение 23). В этом документе в верхних строках указывается наименование организации и ее код по ОКПО, номер и дата составления служебного задания, а также фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер. В табличной части документа указывается структурное подразделение, должность сотрудника, место назначения командировки и организация, в которую направляется командируемый сотрудник. Указывается также дата начала и окончания командировки, срок ее в календарных днях (суммируются день отъезда, дни нахождения в пути «туда», дни пребывания в месте назначения, дни нахождения в пути «обратно» и день приезда). Отдельно указывается срок командировки без учета времени нахождения в пути. Указывается также организация-плательщик (чаще всего это фирма, посылающая в командировку, хотя бывают случаи, когда командировка оплачивается за счет принимающей стороны) и основание – номер приказа на командировку. Далее кратко указывается содержание задания (цель командировки), служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем организации. После возвращения из командировки сотрудник заполняет графу «Краткий отчет о выполнении задания» и ставит свою подпись. Заключение о выполнении задания делает начальник структурного подразделения.

Далее на основании служебного задания издается «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (см. Приложение 24). В верхних строках документа по-прежнему указывается наименование организации и ее код по ОКПО, номер и дата приказа (распоряжения), а также фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер. Далее указаны структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, место назначения командировки, ее срок, дата начала и окончания командировки, а также цель командировки и источник ее финансирования. Основанием для приказа (распоряжения) служит оформленное ранее служебное задание на командировку. Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации и ставится ознакомительная подпись командируемого сотрудника.

Для выполнения задания на командировку сотруднику выдается «Командировочное удостоверение» (см. Приложение 25). Документ состоит из двух частей: лицевой и оборотной. На лицевой части командировочного удостоверения указывается наименование организации и ее код по ОКПО, номер и дата командировочного удостоверения, а также фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер, структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, место назначения командировки и принимающая организация. Далее указываеися цель командировки, количество календарных дней (без учета времеи нахождения в пути) и даты начала и окончания командировки. Должен быть указан вид документв, при предъявлении которого действительно данное командировочное удостоверение (чаще всего это паспорт) и указан его номер. Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации.

На оборотной стороне командировочного удостоверения располагаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт (или в пункты назначения, если их несколько), выбытия из этих пунктов и прибытия обратно на место основной работы. На каждой отметке ставится наименование фирмы, дата прибытия (выбытия), должность ответственного за командировки сотрудника, его подпись и печать соответствующей организации (посылающей или принимающей сотрудника).

Командируемый сотрудник рассчитывает с помощью работника бухгалтерии примерное количество денежных средств (аванс), которое может ему понадобиться для финансирования командировочных расходов и получает в кассе организации необходимую сумму. При этом в кассе оформляется расходный кассовый ордер и делается проводка:

71/01 50/00 Сумма расхода на командировку.

Иногда бывает так, что сотрудник не получает аванса на командировку и все командировочные расходы оплачивает за свой счет. Тогда по возвращении из командировки все понесенные расходы оплачиваются сотруднику по предоставлению им авансового отчета.