Оформление авансового отчета о командировке

Командируемому сотруднику выдается бланк «Авансового отчета» (см. Приложение 26), который состоит из лицевой и оборотной части. Сотрудник заполняет бланк после возвращения возвращения из командировки. В лицевой части авансового отчета заполняются реквизиты: наименование фирмы, код по ОКПО, номер авансового отчета и дата заполнения, структурное подразделение, фамилия, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер, должность и назначение аванса. В табличной части заполняются данные остатка или перерасхода по предыдущим авансам, а также сумма полученного аванса из кассы. Если сумма получена в счет валютного аванса, то указывается сумма в рублях и в валюте (справочно).

После этого заполняется оборотная сторона авансового отчета. Далее построчно заполняются: номер по порядку, дата и номер прилагаемого документа, наименование документа или вида расхода и сумма по отчету в рублях и копейках (и если требуется, то в валюте). В прилагаемом примере заполнены расходы на железнодорожные билеты «туда» Москва-Санкт-Петербург и «обратно» Санкт-Петербург-Москва с указанием номеров билетов. Кроме того, указаны суточные за двое суток пребывания в командировке.

В настоящее время размер суточных для командировок внутри Российской Федерации составляет 100 рублей в сутки. Эта сумма входит в состав расходов и уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Эта сумма не компенсирует расходов командируемого сотрудника на проживание в командировке, поэтому большинство организаций в коллективном договоре устанавливают гораздо большие суммы, часто в зависимости от статуса командируемых сотрудников. Однако, суммы, превышающие 100 рублей в сутки, уже не уменьшают налогооблагаемую базу и выплачиваются таким образом из прибыли предприятия. Больше того, с суммы, превышающей 700 рублей в сутки, командированный сотрудник должен уплатить еще и подоходный налог, который в качестве агента взимает с него организация, выплатившая такую сумму суточных.

Если сотрудник отправляется в заграничную командировку, то суточные для каждой страны должны рассчитываться по специальной таблице, фрагмент которой показан в Приложении 27. Документ называется «Нормы расходов организаций на выплату суточных на каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В таблице две колонки: нормы при направлении в командировку на срок до 60 дней и нормы при направлении в командировку на срок свыше 60 дней. Так, например, при командировании в Белоруссию на срок до 60 дней суточные составляют 57 долларов США в день, а на срок свыше 60 дней – 40 долларов США в день. Так же, как при командировках внутри Российской Федерации, размер суточных при загранкомандировках может быть увеличен, при этом превышение суточных по сравнению с нормативными будет оплачиваться организацией из прибыли (т.е. превышение не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль). При этом устанавливается ограничение по налогу на доходы физических лиц: налог не взимается при сумме суточных, не превышающей 2500 рублей (в пересчете суммы суточных по курсу Центрального Банка РФ на день выплаты), с суммы, превышающей 2500 рублей налог взимается по ставке 13%.

В прилагаемом примере помимо суточных, равный 100 рублям в сутки, являющимися обязательными, указана выплата суточных в размере 500 рублей в сутки, зафиксированных в коллективном договоре. Все произведенные расходы суммируются, подводится итог и авансовый отчет подписывается командированным сотрудником. Авансовый отчет должен быть сдан в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Бухгалтер по работе с подотчетными лицами должен убедиться, что к отчету работник приложил документы, которые подтверждают его затраты. После этого он проставляет суммы расходов, принятые к учету. Они не обязательно должны совпадать с суммами, которые проставил в своей колонке сотрудник – бухгалтер может не утвердить некоторые расходы (например, при отсутствии некоторых оправдательных документов). После этого бухгалтер проставляет номера счетов и субсчетов, соответствующих каждой строке расхода:

Железнодорожные билеты - дебет 60/00 (расчеты с поставщиками и подрядчиками)

Суточные по нормативам - дебет 20/00 (расходы, связанные с производством и реализаций)

Суточные сверх норматива - дебет 91/02 (прочие расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу).

На лицевой части авансового отчета бухгалтер заполняет таблицу «Бухгалтерская запись», в которой для каждого расхода из представленных подотчетным лицом записываются счет по дебету (эти счета указаны на оборотной стороне авансового отчета), сумма по дебету, счет по кредиту (это счет расчетов с подотчетным лицом 71/01) и сумма по кредиту. Бухгалтер заполняет графу «Израсходовано», сумма в которую проставляется равной сумме в графе «Итого» в колонке «Сумма расхода, принятая к учету). Вычисляется также остаток от подотчетной суммы или перерасход денежных средств, который произвело подотчетное лицо. Фиксируется приложение к отчету в виде количества документов на имеющихся листах, а также записывается сумма прописью, утверждаемая по данному авансовому отчету. Авансовый отчет подписывается проверившим этот отчет бухгалтером и главным бухгалтером организации.

Если в результате расчетов образовался остаток подотчетных сумм, то авансовый отчет передается в кассу и выписывается приходный кассовый ордер на сумму остатка. После уплаты суммы по этому ордеру кассир ставит свою подпись на авансовом отчете.

Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов, а также количество листов в них. Раздел подписывается проверившим авансовый отчет бухгалтером. После того как все будет заполнено, бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Заполненный таким образом авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации, который ставит свою утверждающую подпись. Авансовый отчет передается в бухгалтерию на хранение.