Расчеты с подотчетными лицами

ЛЕКЦИЯ № 7

Расчеты с подотчетными лицами проводятся с помощью балансового счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на командировочные, административно - хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

71/00 50/00

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

08/00 71/00 - приобретение основных средств или нематериальных активов

10/00 71/00 - приобретение материалов

20/00 (26/00,91/02) 71/00 - оприходование работ, услуг.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов):

94/00 71/00

70/00 94/00, либо

73/00 94/00

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет в разрезе подотчетных лиц. Для каждого подотчетного лица открывается карточка, в которой фиксируются выданные под отчет суммы и результаты их расходования. В этой же карточке фиксируются выдача сумм в случае перерасхода по отчету и возвращения остатков подотчетных сумм в случае их возникновения.

Выше был рассмотрен вариант, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется (т.е. подотчетному лицу выдаются денежные средства на приобретение товаров, работ, услуг), а потом выданные сотруднику деньги списываются. В этих случаях счет 71 выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Например, когда сотрудник сначала приобретает товары, работы, услуги или ездит в командировку, а расходы ему возмещают после возвращения. Поэтому счет 71 рассматривается как активно-пассивный, т.е. на этом счете могут быть остатки как по дебету, так и по кредиту.

По общему правилу любая выдача денег сотруднику под отчет должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. При операциях с подотчетными лицами сотрудник должен оформить авансовый отчет. При этом бухгалтер должен не просто проследить, чтобы авансовый отчет был составлен корректно, но и убедиться в том, что работник не растерял в пути оправдательные документы. Авансовый отчет может быть оформлен как в случае командировки сотрудника для выполнения задания организации, так и в случае задания сотруднику на приобретение материалов, товаров, работ или услуг.