Принципы и методы контроля

Под контролем понимается система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта, реализуемая со следующими целями:

- Оценка обоснованности и эффективности принятых управленческих решений.

- Оценка результатов реализации этих решений.

- Выявление отклонений в функционировании объекта:

а) от принятых решений,

б) от установленных правил и норм.

- Разработка мер по преодолению выявленных отклонений.

- Разработка мер по корректировке управленческих процессов с целью профилактики деструктивных отклонений.

- Устранение препятствий для оптимального функционирования объекта.

Таким образом, контроль является процессом, обеспечивающим достижение системой поставленных целей путём сравнения фактического состояния системы с желаемым.

Контроль (как и любая стадия управления) характеризуется следующими элементами:

- субъект контроля — тот, кто осуществляет контроль,

- субъект принятия решений по результатам контроля,

- объект контроля — то, что подлежит контролю,

- предмет контроля — набор вопросов и критериев, согласно которым организуется контроль,

- цель контроля,

- задачи контроля,

- принципы контроля,

- методы контроля,

- технология контроля,

- процесс контроля.

Для понимания сущности контроля необходимо выделить ряд аспектов:

Контроль — один из процессов, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Для того, чтобы контрольные процессы могли реализоваться, необходимо, чтобы в системе были организованы также следующие управленческие процессы (элементы управления):

- установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

- корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль направлен на недопущение разрастания проблемы (отклонения фактического состояния системы (объекта) от заданного).

Важнейшей составляющей контроля является обратная связь.

Контроль не должен быть чрезмерным, так как несущественные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от заданного, вызывающие срабатывание контрольных механизмов, делают эту систему неэкономичной. Также важно учесть, что чрезмерный контроль может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на удовлетворение требований контроля.

Функции контроля:

- Выявление отклонений от требований нормативных актов различных уровней.

- Анализ причин отклонений (в том числе, кадровых).

- Коррекция, то есть разработка предложений по устранению выявленных нарушений.

- Профилактика, то есть разработка мер по недопущению таких нарушений в дальнейшем.

- Правоохрана, то есть привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения.

Принципы контроля

Принцип соответствия: Содержание, цели и задачи контроля должны соответствовать: задачам проверяемого объекта, задачам контролирующего органа.

Принцип системности: При проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности объекта во взаимосвязи.

Принцип всеобщности: Всякая социальная либо экономическая деятельность, совершаемая в государстве, должна быть подвержена системному и комплексному контролю с точки зрения: законности, целесообразности, эффективности.

Принцип непрерывности: Все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению. Мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно. Необходим также контроль действий, предпринимаемых объектом контроля по устранению ранее выявленных нарушений.

Принцип объективности: Оценка деятельности объекта контроля и её результатов осуществляется только на основании соответствия проверенных фактов с требованиями законодательных и иных нормативных актов, регулирующих проверяемую деятельность.

Принцип независимости: Недопустимость положения, при котором субъект контроля при осуществлении контрольных мероприятий руководствуется какими-либо соображениями, кроме компетентного и добросовестного выполнения задач контроля. Запрет на какое бы то ни было силовое, материально или моральное воздействие на субъект контроля.

Принцип гласности (вытекает из принципа соответствия): Результаты контроля должны быть обязательно доведены: до объекта контроля, до субъекта принятия решений по результатам контроля.

Принцип эффективности: Результаты контроля должны обеспечивать:

- полноту выявления отклонений (фактического состояния от требуемого),

- своевременность выявления таких отклонений,

- установление причин отклонений,

- установление виновных лиц,

- помощь в разработке профилактических мер.

Принцип научности: Контроль осуществляется путём применения научно обоснованных методов и приёмов.

Принцип плановости: Контроль должен осуществляться планово:

- планируются мероприятия контроля определённого субъекта (контролирующего органа) на период времени,

- планируется набор определённых контрольных действий в рамках мероприятия контроля,

- контрольным действиям должно предшествовать предварительное изучение объекта контроля для достижения понимания его деятельности.

Принцип законности: Осуществление контроля в соответствии с законодательством; обеспечение охраны законных интересов как государства и общества в целом, так граждан и юридических лиц.

Принцип ответственности: Нормативно предусмотренная ответственность субъекта контроля:

- за соблюдение в процессе контроля законов и правовых актов,

- за достоверность результатов контроля (так как на их основании принимаются решения, включая правовые).

Методы контроля многообразны и зависят от вида контроля.

Рассмотрим методы финансового контроля.

Методы финансового контроля — это приёмы исследования учётной документации и получения фактических данных, применяемые работниками контрольно-ревизионных органов и служб с целью выявления доказательной информации.

Между различными методами финансового контроля нет чётких границ, многие из них находятся во взаимосвязи, включают элементы других методов.

Во многих случаях достоверное установление фактов возможно лишь с помощью комплексного использования целого ряда методов.

При этом выбор методов контроля, применяемых в том или ином случае, зависит от полномочий контрольно-ревизионного органа или службы.

Например, аудитор в ходе проверки может применять только документальные методы; в ходе налоговой проверки могут проверяться только те документы, которые касаются начисления и перечисления в бюджет налогов. Наиболее широкие полномочия, как правило, реализуются при вышестоящем или внутрихозяйственном контроле, так как полномочия служб внутреннего контроля ограничиваются только локальными нормативными актами.

При выявлении злоупотреблений наиболее эффективен такой подход, когда первоначально контролёры самостоятельно или с привлечением специалистов изучают небольшое количество заранее отобранных документов (в соответствии с данными оперативной информации). Если будет установлено, что нарушение нашло отражение в данных учёта, то назначается документальная ревизия (проверка).

Методы документальной проверки делятся на исследование отдельного документа и исследование группы взаимосвязанных документов.

Исследование отдельного документа:

1. Формальная проверка документа

Формальная проверка — это внешний осмотр первичного учётного документа с целью анализа соблюдения установленной формы и сопоставления его реквизитов. Выявленные документы с нарушениями правил оформления: без необходимых реквизитов, неустановленной формы, подписанные неустановленными лицами - подвергаются проверке по существу отражённых в них хозяйственных операций и в зависимости от результатов признаются подлинными или подложными.

Признаками злоумышленных действий по преодолению защитных функций первичного документа могут, в частности, являться:

- отсутствие необходимых реквизитов (в особенности, подписей, печатей, штампов);

- наличие излишних реквизитов (в том числе посторонних записей и пометок);

- противоречия между реквизитами одного и того же документа (например, различие в названии организации в тексте договора и в печати на нём);

- логические противоречия между содержанием документа и общепринятыми представлениями (например:

- закупка грибов и ягод у граждан весной,

- очистка крыш и вывоз снега летом,

- выдача премии в воскресенье,

- оплата проживания в гостинице лицу, командированному в сельскую местность,

- инвентаризация склада, при которой снятие остатков 500 наименований товара осуществлено за два часа рабочего времени.)

- «слишком аккуратные» документы, то есть не соответствующие реальной обстановке их составления (например, ведомость на выдачу горюче-смазочных материалов для автотранспорта, якобы составлявшаяся непосредственно во время и в месте заправки автомобилей, чистая и не помятая; в особенности если аналогичные ведомости за другие дни выглядят весьма потрёпано).

- подчистки, затирки и другие неоговорённые исправления.

Признаки с первого по пятый могут говорить о том, что сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в проверенных документах, не соответствуют действительности (заведомо ложные). Такая операция в действительности не происходила (безденежные или бестоварные документы) или происходила не так, как показано в документе (интеллектуальный подлог). Пятый и шестой признак могут говорить о том, что документы сфальсифицированы, то есть содержат материальный подлог.

2. Нормативная проверка документа

Нормативная проверка — это проверка содержания хозяйственной операции с точки зрения действующим на момент составления законодательным актам, нормативам, правилам, инструкциям. Путём нормативной проверки выявляются незаконные или неправомерные операции.

Приведём примеры:

- завышение норм расхода стройматериалов при ремонте,

- завышение размера суточных при командировке,

- несоответствие между набором продуктов и выходом готового блюда,

- списание смазочных масел в килограммах в то время, как заправка осуществлялась в литрах,

- нарушение правил списания естественной убыли,

- неправильный расчёт выплаты по больничному листу и многое другое.

3. Арифметическая проверка документа

Арифметическая проверка — пересчёт результатов всех подсчётов в документе, как по определению тех или иных показателей, так и при выведении итоговой суммы. С помощью арифметической проверки может быть выявлен как интеллектуальный подлог (заведомо неверные подсчёты), так и материальный (дописки штрихов и цифр в документе).

Исследование взаимосвязанных документов

1. Встречная проверка

Встречная проверка — сопоставление разных экземпляров (разных отрывных частей) одного документа:

- в одной организации (например, накладная на выдачу материалов со склада в производство у начальника склада и у начальника цеха),

- в разных организациях (например, накладная на передачу готовой продукции у продавца и у покупателя или чек об оплате проживания в гостинице в бухгалтерии организации, командировавшей работника, и в самой гостинице),

- в организации и у частного лица (например, приходный кассовый ордер на приём членского взноса в организации и квитанция к нему у лица, внёсшего взнос)

2. Метод взаимного контроля

Взаимный контроль — сопоставление различных документов (не только бухгалтерских), прямо или косвенно отображающих проверяемую хозяйственную операцию.

Приведём примеры:

- сопоставление ведомостей по оплате труда с документами, являющимися основаниями для расчётов (личными делами сотрудников, табелями учёта рабочего времени, путевыми листами и т. п.),

- сопоставление данных о движении имущества с данными о выходе транспорта, о движении через контрольно-пропускные пункты, о наличии и движении соответствующей тары,

- сопоставление бухгалтерских документов с документами оперативного учёта — складскими, производственными, лабораторными,

- сопоставление подписей одного лица в различных документах.)

3. Исследование однородных документов

4. Контрольное сличение

Контрольное сличение — пересчёт движения товара за определённый период на основании первичных учётных документов и сравнение с данными инвентаризационных ведомостей на начало и конец этого периода.

При этом, помимо неверных арифметических подсчётов, может быть выявлено:

- превышение расхода какого-либо товара над приходом,

- расход товара, которого не было в приходе,

- остаток товара, которого не было в приходе.

5. Обратная калькуляция

Обратная калькуляция — контрольный пересчёт готовых изделий в сырьё. На основании документов об изготовлении и реализации продукции того или иного вида определяется общее количество сырья, материалов, комплектующих, расходного инструмента, использованного для изготовления этих изделий. Полученные расчётные результаты сравниваются с тем, что списано в расход. При этом можно выявить расхождения, говорящие об излишнем списании материалов либо о занижении объёмов производства (например, на изготовление 100 дверей пошло 400 дверных ручек). Сложным в реализации, но весьма эффективным приёмом является в некоторых случаях обратная калькуляция по расходу электроэнергии.

6. Хронологический анализ

Хронологический анализ — восстановление данных об остатках товарно-материальных ценностей в месте их хранения (торговли) на каждый день. Хронологический анализ позволяет выявить:

- «отрицательный» остаток товарно-материальных ценностей на складе в какой-либо день,

- отсутствие движения товара, пользующегося спросом (может говорить о фиктивности остатка),

- необъяснимые с точки зрения нормального хозяйственного оборота скачки и спады реализации товара в какие-либо дни (например, перед инвентаризацией или ввиду окончания налогового периода)

- отсутствие логичных временных закономерностей в реализации определённых видов товара (например, роста выручки проката лодок в воскресенье; прохладительных напитков — в жару; одежды — по сезонам и т. п.).

7. Сравнительный анализ

Сравнительный анализ — сопоставление документов, отображающих аналогичные операции. Сравнительный анализ позволяет выявить отклонения единичного документа, необъяснимые нормальным хозяйственным процессом.

Приведём примеры:

- различия в оформлении однородных документов, якобы выписанных в одной организации,

- различия в характере упаковки однородного товара, якобы приобретённого в одном месте,

- различие в среднем весе стандартных пачек (ящиков) товара.

Разумеется, сами по себе такие отличия не несут в себе признаков нарушения. Однако они являются сигналом для ревизора о том, что вероятность выявления злоупотребления при исследовании «особенной» операции существенно выше. Такие операции подвергают другим методам контроля, например встречной проверке.

Методы фактической проверки

1. Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Также в рамках финансового контроля возможны и другие приёмы проверки наличия товарно-материальных ценностей в различных ситуациях. Одним из таких методов является, например, контрольное взвешивание партии груза и сравнение фактических данных с накладной (как по ввозимому сырью, так и по вывозимой продукции). Попутно возможно проведение качественного анализа груза в партии.

2. Контрольная закупка

Контрольная закупка (в практике правоохранительных органов также — проверочная закупка)

— это мнимая сделка купли — продажи между организацией розничной торговли или обслуживания и физическим лицом с целью проверки соблюдения правил торговли.

Контрольная закупка позволяет выявить:

- обман потребителя (обвес, обсчёт, недовложение, замена товара на товар более низкого качества — в общем случае, любое действие продавца, результатом которого явилось то обстоятельство, что потребитель заплатил за товар (услугу) сумму, превышающую его реальную цену),

- обман государства путём невыдачи кассового чека (таким образом искажается информация о выручке торгового предприятия, необходимая для правильного исчисления налогов).

Контрольную закупку целесообразно проводить в присутствии двух свидетелей. Это позволяет сделать информацию о нарушениях доказательной, чтобы можно было применить к продавцу меры ответственности. Как вариант, возможно проведение закупки группой из трёх лиц, стоящих в очереди друг за другом. Это позволяет каждому из троих контролёров одновременно быть свидетелями для двух остальных, а также устанавливает систематичность нарушений. После того, как последний из контролёров совершит свою покупку, группа предъявляет продавцу свои полномочия и в присутствии представителя администрации магазина организует пересчёт купленного товара (при необходимости, взвешивание на контрольных весах).

Вариант контрольной закупки для предприятий общественного питания — контрольное взвешивание готового блюда.

3. Контрольный обмер

Контрольный обмер — это установление фактического объёма строительно-монтажных или ремонтных работ, качества и количества фактически использованных материалов. Контрольный обмер проводится визуально, путём инструментальных измерений и с помощью расчётных методов.

4. Контрольный запуск сырья в производство

Контрольный запуск сырья в производство — это установление фактических характеристик выпуска продукции на конкретном оборудовании. В результате контрольного запуска может быть установлено:

- фактический расход сырья и материалов, количество и качество готовой продукции, количество отходов,

- реальная производительность оборудования по объёму выпуска, по времени, по энергоёмкости,

- соответствие действующих на предприятии нормативов списания сырья и материалов.

Контрольный запуск сырья в производство организуется: из того же сырья, на том же оборудовании и в том же порядке.

В зависимости от технологии производства, более эффективным может быть выпуск контрольной партии продукции. В этом случае нормируется не количество сырья (материалов), а выход готовой продукции. С помощью контрольного запуска может проверяться не только отсутствие излишнего списания сырья (материалов) и полнота объёма оприходования продукции, но и её качественные показатели. (Например, на молочной ферме с помощью контрольной дойки коров может быть выявлено расхождение как по надою, так и по жирности молока.)

Также с целью проверки возможности осуществления конкретной операции определённым работником, можно предложить ему выполнить такую операцию под наблюдением комиссии. При этом можно выявить:

- отсутствие навыков такой работы у данного лица,

- невозможность достижения данным лицом определённого качества или скорости работы.

Получение дополнительной информации

1. Получение объяснений

Получение объяснений — это получение ответов на возникшие вопросы у работников предприятия (в устной или письменной форме):

- у ответственных лиц, совершавших хозяйственную операцию и подписавших соответствующие документы,

- у лиц, участвовавших в операции, но не имеющих отношения к оформлению документов (грузчики, водители, повара и т. д.).

2. Получение справок других организаций

Справки других организаций подразумевают ответы на запросы, касающиеся установления доброкачественности первичных учётных документов проверяемой организации. (Можно, например, получить подтверждение:

- того, что данный магазин не реализует товары определённого вида,

- того, что данное учреждение в какое-либо время было закрыто на ремонт; либо не работает по выходным,

- того, что данное транспортное предприятие имеет только легковые такси, услуг перевозки грузов не оказывает,

- того, что лицо, указанное в трудовом договоре, не проживает по указанному адресу и многого другого.)