Предварительная подготовка ревизии

Предварительная подготовка ревизии выполняется поэтапно: сначала решаются методические вопросы, затем организационные, далее происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. В ходе решения таких вопросов необ­ходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогич­ным программам проверки и материалам всех ревизий, накопленным в аудиторской фирме, и внимательно просмотреть материалы преды­дущих ревизий, хранящиеся в проверяемой организации. По этим ма­териалам следует определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что по­может ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.

Для участников ревизии подбираются систематизированный пе­речень действующих законодательных нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции. а также необходимые инструктивные материалы.

Организационные вопросы. Практикой проведения ревизий установлено, что в отношении одного юридического лица, одного под­разделения не следует проводить ревизорские действия чаще одного раза в течение двух лет. Продолжительность конкретных ревизорских действии па предприятии не должна превышать одного месяца. Такая частота и продолжительность проверок обеспечивают оптимальную эффективность расходов на проведение ревизий.

Первую декаду бригада ревизоров знакомится с должностными лицами и предприятием, осваивает его документооборот, бухгалтер­ский учет, погружается в специфику сложившихся на предприятии орга­низационных и межличностных отношений. Вторая декада должна быть посвящена собственно целенаправленному сбору объективной и достаточной информации. В третьей декаде ревизоры формируют и уточняют своп выводы по итогам ревизии и готовят итоговый акт ревизии.

На ознакомление с актом, его подписание и оформление возра­жений следит давать семь календарных дней. Материалы ревизии пред­ставляются заказчику, инициатору ревизии с комментариями ревизо­ров на каждое возражение ревизуемого в срок не позднее трех рабо­чих дней после подписания акта.

В ходе решения организационных вопросов:

· составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др.;

· разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов — журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов;

· устанавливаются формы итоговых документов, если они не­ были предусмотрены в программе:

· подбираются участники ревизии.

Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специали­стов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практи­ческую помощь в работе, руководит оформлением материалов реви­зии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

В приказе по организации указывают состав участников и срок ревизии. Ревизоры готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы, в котором содержится фраза обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого — документы, удостоверяющие его личность.

Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом сове­щании руководитель ревизии имеет возможность нацелить ее участ­ников на основные задачи, которые необходимо решить, дать ревизо­рам практические советы по организации работы на месте ревизии и их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участ­ника ревизии и ответить на его вопросы.

На совещании устанавливается готовность ревизоров к провер­ке. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, сле­дует отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной к ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Ознакомление с объектом ревизии. При непосредственном знакомстве с объектом ревизии на предприятии вывешивается объяв­ление о проведении ревизии и месте расположения ревизионной группы.

Для успеха ревизии большое значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содер­жаться в приказах по основной деятельности или документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие учетного и фи­нансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления (совета директоров, правления и т.п.).

В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется просмот­рен,.— номенклатура дел. в которой представлена информация о со­держании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). При этом следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

С опытным работником организации нужно пройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предва­рительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Во многих организациях бухгалтерия создана по одному принци­пу: в ней выделяются отделы реализации, материальный, производ­ственный и расчетный. В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступлении из подразделений, цехов и отгрузке покупателям. В материальном отделе аккумулируют­ся данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производ­ственном отделе собираются сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в ка­ком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетным и валютным счетам, ценным бумагам, и том числе векселям, кто и как оформляет взаимоза­четы.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, ка­кие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

Ревизионная комиссия (ревизор) осуществляет проверку по утвержденному плану на календарный год. Планы должны быть целенаправленными, реальными и конкретными, обеспечивающими своевременность, высокое качество и эффективность проводимых ревизий и тематических проверок. Основной обязанностью ревизора является проведение ревизии хозяйственной и социальной деятельности за отчетный год в соответствии с утвержденной программой.