Организация работы над проектом
Для организации работы над проектом создают группы сотрудников (уровни пользователей), ответственных за формирование соответствующей части проекта:
1. Высшее руководство (Executive level — уровень вашего руководителя), т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.
2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством (Strategic level — стратегический уровень): распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль за выполнением планов и подготовкой укрупненных отчетов для высшего руководства.
3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком (Desktop level — уровень операции): предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.
Требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. Действия специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае — стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Среди сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно выделить специалистов, ответственных за планирование сложных комплексных проектов (групп проектов и подпроектов в рамках этих групп). Для них работа по планированию проекта является основной обязанностью, и они имеют профессиональное образование в сфере управления проектами. Эти специалисты в большей мере определяют требования к мощности и гибкости ПО модуля управления проектами.
|
|
При реализации несложных проектов (или в небольших организациях) уровень детального планирования могут вести руководители предприятий, для которых планирование проектов не является основной работой, например, директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной организации (уровень высшего руководства), планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов (уровень операций), планирующие загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения работы с ПО.
Пакеты управления проектами предназначены для планирования проектов и контроля за их выполнением на базе компьютерной технологии.
С их помощью можно: рассчитать варианты планов всех уровней детальности и выбрать наилучшие из них, оптимизировать использование ресурсов, определять резервы работ, формировать графики потребности в ресурсах и финансировании, вести наглядное отслеживание текущего состояния проекта в соотношении с плановым, выполнять стоимостной анализ хода работ, прогнозировать результаты имеющихся отклонений от плана, анализировать варианты корректировок планов и др.
|
|
Важной функцией пакетов управления проектами является определение резервов времени выполнения операций, знание которых необходимо для принятия решения о необходимости корректировки плана работ.
Системы управления проектами должны иметь следующие структурные элементы:
1. Средства для календарно-сетевого планирования (КСП);
2. Средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.);
3. Средства для упрощенного доступа к проектным данным;
4. Средства для организации коммуникаций;
5. Средства для интеграции с другими приложениями.