Определение IT-проекта и его особенностей. Специфика управления IT-проектами

Связи с общественностью, пиар (англ. Public Relations — связи с общественностью, отношения с общественностью, общественные связи, общественное взаимодействие; сокращённо: PR — пиар) — технологии создания и внедрения при общественно-экономических и политических системах конкуренции образа объекта (идеи, товара, услуги, персоналии, организации — фирмы, бренда) в ценностный ряд социальной группы, с целью закрепления этого образа как идеального и необходимого в жизни. В широком смысле — управление общественным мнением, выстраивание взаимоотношений общества и государственных органов или коммерческих структур, в том числе, для объективного осмысления социальных, политических или экономических процессов. Среди современных методов реализации связей с общественностью на первый план выступают социологические исследования, коммуникационный аудит и неформальные исследования.

8 наиболее популярных способов проведения PR-компаний в туризме:

- Сообщения о работе туристического оператора в прессе

- Телепередачи и радиотрансляции

- Участие представителей туроператора в разнообразных, даже зачастую имеющих мало общего с туризмом, мероприятиях

- Спонсорство

- Благотворительность

- Презентации

- Корпоративные мероприятия,

- Туристические выставки

Концептуальные основы управления проектами

Определение IT-проекта и его особенностей. Специфика управления IT-проектами

В системе управления проектом реализуются две группы процессов:

- проектно-ориентированные процессы - связаны с объектом УП, т.е. с самим проектом, выполняются исполнителями работ проекта и направлены на достижение результатов проекта — создание нового продукта или услуги. Они относятся преимущественно к производственно-технологическим, определяются жизненным циклом проекта и зависят от сферы приложения, типа и вида проекта.

- процессы управления проектом - связаны с субъектом УП, т.е. командой управления проектом и ее деятельностью по описанию, планированию, организации и координации работ в проекте для обеспечения его успешного завершения. Они относятся преимущественно к организационно-экономическим и направлены на решение задач, связанных с реализацией различных функций управления проектом.

Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум основаниям:

- области применения

- целевому результату (таблица 2).

Таблица 2 - Классификация процессов управления проектами

Классификацион-ный признак	Состав процессов управления
Область применения	1. Управление содержанием проекта, 2. Управление проектом по временным показателям, 3. Управление проектом по стоимостным параметрам, 4. Управление качеством, 5. управление персоналом, 6. Управление коммуникациями, 7. Управление отклонениями, 8. управление контрактами
Целевой результат (фазы управления)	1. Санкционирование начала и очередной стадии проекта – инициация; 2. Определение наилучшего способа действий для достижения целей стадии с учетом складывающейся обстановки – планирование; 3. Реализация плана стадии жизненного цикла проекта – выполнение; 4. Выявления фактов отклонения стадии проекта от запланированного и принятие корректирующих действий – контроль; 5. Завершение или закрытие всего проекта или его стадии – завершение.

IPM насчитывает более 40 процессов, которые сгруппированы по группам процессов и объединены в 9 областей знаний (табл.1). Количество процессов может варьироваться в зависимости от масштаба проекта и от его отраслевой принадлежности. В проекте могут отсутствовать некоторые процессы или могут быть еще какие-то специфические процессы.

Таблица 1 - Группы процессов управления проектом

Области знаний	Группы процессов управления проектом
Инициация (2)	Планирование (21)	Исполнение (7)	Мониторинг и управление (12)	Завершение (2)
1. Управление интеграцией проекта	1.1 Разработка устава проекта 1.2 Разработка предварительного описания содержания проекта	1.3 Разработка плана управления проектом	1.4 Руководство и управление исполнением проекта	1.5 Мониторинг и управление работами проекта 1.6 Общее управление изменениями	1.7 Закрытие проекта
2. Управление содержанием проекта		2.1 Планирование содержания 2.2 Определение содержания 2.3 Создание ИСР		2.4 Подтверждение содержания 2.5 Управление содержанием
3. Управление сроками проекта		3.1 Определение состава операций 3.2 Определение взаимосвязей операций 3.3 Оценка ресурсов операций 3.4 Оценка длительности операций 3.5 Разработка расписания		3.6 Управление расписанием
4. Управление стоимостью проекта		4.1 Стоимостная оценка 4.2 Разработка бюджета расходов		4.3 Управление стоимостью
5. Управление качеством проекта		5.1 Планирование качества	5.2 Процесс обеспечения качества	5.3 Процесс контроля качества
6. Управление человеческими ресурсами проекта		6.1 Планирование человеческих ресурсов	6.2 Набор команды проекта 6.3 Развитие команды проекта	6.4 Управление командой проекта
7. Управление коммуникациями проекта		7.1 Планирование коммуникаций	7.2 Распространение информации	7.3 Отчетность по исполнению 7.4 Управление участниками проекта
8. Управление рисками проекта		8.1 Планирование управления рисками 8.2 Идентификация рисков 8.3 Качественный анализ рисков 8.4 Количественный анализ рисков 8.5 Планирование реагирования на риски		8.6 Мониторинг и управление рисками
9. Управление поставками проекта		9.1 Планирование покупок и приобретений 9.2 Планирование контрактов	9.3 Запрос информации у продавцов 9.4 Выбор продавца	9.5 Администрирование контрактов	9.6 Закрытие контракта

 

Достижение целей проекта осуществляется через функции управления. Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, обладающих относительной самостоятельностью: планирования, организации, координации, мотивации и контроля. Каждый предыдущий вид деятельности является необходимой предпосылкой последующего. Эти пять видов следуют один за другим, пока данная функция не будет полностью реализована.

1. Планирование – для принятия любого управленческого решения всегда необходимо ответить на вопросы: Кто должен сделать? Что? Сколько и когда? Для ответа на эти вопросы используется планирование, целью которого является достижение оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам.

2. Организация - отвечает на вопрос «как сделать?», т.е. определяет пути, методы и средства достижения поставленной цели.

3. Координация, призвана обеспечить взаимодействие всех участников планируемого процесса через их участие в совместном труде.

4. Активизация или мотивация предполагает создание таких стимулирующих условий труда, при которых каждый работник трудился бы с наибольшей отдачей.

5. Контроль, направлен на ликвидацию возникающих отклонений и их своевременное предупреждение.

Все функции можно разделить на базовые и интегрирующие.

К базовым функциям относятся:

- управление предметной областью проекта (содержанием);

- управление качеством (требования к результатам, стандарты) - пронизывает весь жизненный цикл проекта и реализуется через установление требований и стандартов как к качеству результатов проекта, так и к качеству процесса его реализации.;

- управление временными ресурсами (бюджет времени) - реализуется посредством календарного планирования работ, их отслеживания, актуализации и корректировки.

- управление стоимостью (финансовый и материальный бюджеты) - включает планирование ресурсов, предварительную оценку расходов, связанных с проектом, и подготовку сметы, контроль расходования и поступления денежных средств и принятие решений в случае превышения расходов и других отклонений от финансовых планов.

Интегрирующие функциивключают в себя:

- управление персоналом проекта (подбор, подготовка, организация работы) - направлено на оптимальное использование трудовых ресурсов для достижения целей проекта;

- управление коммуникациями (мониторинг и прогнозирование хода работ и результата) - разработка, организация и контроль процесса информационного обмена для удовлетворения потребностей всех участников проекта.;

- управление контрактами (по исполнителям и материалам) - процессы выбора стратегии контрактной деятельности; информационно-рекламную работу; определение состава, номенклатуры и сроков работы привлекаемых по контракту субъектов; подготовку контрактных предложений; выбор контрагентов и поставщиков путем торгов, конкурсов, тендеров и др.; подготовку документации на заключение контрактов; контроль за ходом их выполнения, закрытие и расчет по завершенным контрактам;

- управление риском (снижение уровня неопределенности в проекте) - прогнозирование, анализ, оценка и предупреждение возникновения рисковых событий; меры по снижению степени их воздействия на проект, распределение ущерба от риска между участниками проекта. Управление риском применяется в тех случаях, когда степень риска в проекте достаточно высока.

Проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой. В управлении проектами окружение проекта – это среда проекта, включающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.

Окружение проекта можно разделить на несколько видов:

1. Внешнее и внутреннее,
2. Ближнее и дальнее.

Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта.

Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.

Внешнее окружение проекта, которое не зависит от конкретного предприятия, называется дальним окружением проекта (макроокружение). К нему могут быть отнесены государственные органы, общественные организации и объединения граждан, непосредственно не участвующие проекте, но связанные с ним сферой деятельности, члены семей участников проекта, конечных пользователей продукта проекта (потребителей), чьи интересы затрагивает проект, хотя они и не имеют прямого отношения к его реализации.

К ближнему окружению относят собственно участников проекта.

Основные составляющие внешнего и внутреннего окружения проекта показаны на рисунке 1.

Рисунок 2. Внешнее и внутреннее окружение проекта.

Основными факторами макроокружения проекта являются:

1. Политические характеристики и факторы:

- Политическая стабильность.

- Поддержка проекта правительством.

- Националистические проявления.

- Уровень преступности.

- Торговый баланс со странами-участниками.

- Участие в военных союзах.

2. Экономические факторы:

- Структура национального хозяйства.

- Виды ответственности и имущественные права, в т. ч. на землю.

- Тарифы и налоги.

- Страховые гарантии.

- Уровень инфляции и стабильность валюты.

- Развитость банковской системы.

- Источники инвестиций и капитальных вложений.

- Степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности.

- Развитость рыночной инфраструктуры.

- Уровень цен.

- Состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы и др.

3. Общество - его характеристики и факторы:

- Условия и уровень жизни.

- Уровень образования.

- Свобода перемещения, "въезд-выезд".

- Трудовое законодательство, запрещение забастовок.

- Здравоохранение и медицина, условия отдыха.

- Общественные организации, пресса, телевидение.

- Отношение местного населения к проекту.

4. Законы и право:

- Права человека.

- Права предпринимательства.

- Права собственности.

- Законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

5. Наука и техника:

- Уровень развития фундаментальных и прикладных наук.

- Уровень информационных технологий и компьютеризации.

- Уровень промышленных и производственных технологий.

- Энергетические системы.

- Транспортные системы.

- Связь, коммуникации

6. Культура:

- Уровень грамотности.

- История, культурные традиции, религия.

- Культурные потребности: жизнеобеспечение, работа, отдых, спорт и др.

- Уровень требований к качеству результатов и условий труда.

7. Природные и экологические факторы:

- Естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.

- Природные ресурсы.

- Расположение и связь с транспортными сетями.

- Стандарты по качеству: воздушного пространства, водных источников и почвенному покрову.

- Санитарные требования к окружающей среде.

- Законодательство по защите окружающей среды.

- Характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха, воды, почвы.

8. Характеристики и факторы инфраструктуры:

- Средства транспорта, связи и коммуникации.

- Перевозка грузов.

- Сети ЭВМ и информационные системы.

- Энергоснабжение.

- Коммунальные службы.

- Сырье и услуги.

- Сбытовая сеть.

- Логистика и материально-техническое снабжение.

- Промышленная инфраструктура.

- Обслуживающие системы и прочие.

Участники проекта – это лица или организации, либо активно участвующие в проекте, либо представляющие интересы, на которые могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта.

Участники проекта — основной элемент его структуры, т.к. именно они обеспечивают реализацию проектного замысла. В зависимости от типа проекта, от его масштаба и сложности, а также от структуры жизненного цикла в реализации проекта могут принимать участие от одной до нескольких десятков организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу. Все эти организации или отдельные лица, в зависимости от выполняемых ими функций, как правило, объединяются в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

К основным участникам проекта относятся:

1. Инициатор - автор главной идеи.

2. Заказчик - главный участник проекта — будущий владелец и/или пользователь результатов проекта. В качестве такового может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При этом заказчиком бывает как одна единственная организация, так и несколько, объединивших усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов.

3. Инвестор — сторона, вкладывающей средства в проект. В некоторых случаях это — одно лицо с заказчиком. Если инвестор и заказчик не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.

Инвесторами в Российской Федерации могут быть:

- органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом;

- организации и предприятия, предпринимательские объединения, общественные организации и другие юридические лица всех форм собственности;

- международные организации, иностранные юридические лица;

- физические лица — граждане Российской Федерации и иностранные граждане.

4. Проектно-сметную документацию разрабатывают специализированные проектные организации, называемые проектировщиками.

5. Материально-техническое обеспечение проекта (закупки и поставки) обеспечивают организации- поставщики.

6. К выполнению работ проекта на условиях контракта могут привлекаться подрядчики, среди которых могут выделяться генеральный подрядчик и субподрядчики.

В последние годы состав участников проекта стал дополняться новыми лицами. В первую очередь, это фирмы и специалисты, привлекаемые на контрактных условиях для оказания консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации. Их называют консультантами.

Права на использование необходимых в проекте научно-технических достижений предоставляет (обычно на коммерческих условиях) организация – лицензиар, в качестве которого может выступать юридическое или физическое лицо — обладатель лицензий и «ноу-хау».

Особое место в осуществлении проекта занимает руководитель проекта (менеджер). Это — юридическое или физическое лицо, которому заказчик и/или инвестор делегируют полномочия по руководству проектом: планированию, контролю и координации работ остальных участников.

Под руководством менеджера работает команда проекта — специфическая организационная структура, создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей.

Участники проекта — категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта — это группа специалистов, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю проекта. Она обеспечивает реализацию его замысла, создается на период реализации проекта и распускается после его завершения. По мере выполнения проекта профессиональный и численный состав членов команды проекта может меняться.

Внутри команды определяются роли - это абстрактная группа заинтересованных лиц, участвующих в деятельности над проектом, решающих одни и те же задачи или имеющих одни и те же интересы.

Примерами ролей в IT-проекте являются:

- бизнес-аналитик,

- архитектор,

- проектировщик пользовательского интерфейса,

- программист-кодировщик,

- технический писатель,

- тестировщик,

- руководитель проекта по разработке,

- работник отдела продаж,

- конечный пользователь,

- инженер по поддержке и т.п.

К IT-проектам относятся:

- проекты разработки и развития программного обеспечения;

- проекты внедрения информационных (автоматизированных) систем,

- инфраструктурные и организационные проекты.

IT-проект имеет специфичные фазы, зависящие от его отиа (табл.1)

Таблица 1 – Фазы IT-проектов

Фазы проектов разработки и развития программного обеспечения	Этапы проектов внедрения информационных систем
1. Создание спецификации ПО – что система должна делать и ограничения на разработку	1. Подготовка проекта
2. Разработка ПО – производство программной системы	2. Анализ существующих бизнес-процессов
3. Тестирование ПО (включает в себя validation и verification) – проверка того, что клиент хочет именно того, что прописано в спецификации, и что система соответствует спецификации	3. Проектирование системы
4. Развитие или эволюция ПО – изменение ПО в ответ на изменение внешних требований.	4. Реализация
5. Подготовка к эксплуатации
6. Поддержка эксплуатации

К IT–проекту следует относиться как к самостоятельному инвестиционному проекту, то есть как к способу инвестирования средств в качественное улучшение управления компанией. Подобная позиция предполагает получение прибыли от реализации проекта через некоторый промежуток времени.

Отличительные особенности IT-проектов:

1. Их эффективность не всегда возможно выразить в деньгах. Информационная система сама по себе не повышает прибыльности предприятия, она может лишь повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных. Увеличивает же прибыльность способность менеджмента принимать эффективные решения на основе этой информации. Если же не удается выделить параметры, по которым можно оценить эффективность IТ-проекта, то такой проект является организационным, так как и его идея, и реализация предусматривают изменение бизнес–процессов и системы управления предприятием. Связано это с тем, что некоторые проблемы, которые пытаются решить с помощью автоматизации, связаны с организацией работы на предприятии, и решить их можно только путем организационных и административных мероприятий.

2. IТ–проекты являются высокорисковыми. Риски срыва сроков, превышения плановой трудоемкости и не достижения запланированных результатов по этим проектам особенно высоки. Для IT-проектов характерна высокая интенсивность в сочетании с глубокой детализацией календарно-сетевых графиков и итерационностью выполнения работ. Обычно требуется детализация трудовых ресурсов до конкретного исполнителя. Нетрудовые ресурсы и материалы отслеживаются значительно реже.

3. Любой просчет или ошибка, как правило, очень быстро становятся известны широкому кругу людей. Если, например, осуществляется замена сервера или настройка какой-либо информационной системы и происходит сбой, то все пользователи тут же узнают об этом. Для сравнения в маркетинговом проекте просчеты далеко не так очевидны. Можно в его рамках сделать все правильно, но, допустим, не в полном объеме учесть интересы целевой аудитории. Напрямую обвинить в этом упущении руководителя проекта довольно сложно, т.к. существует большое количество внешних факторов. В IT-проекте кроме многочисленных внешних факторов более очевидна ответственность за результат.

4. Многие IT-проекты имеют колоссальные бюджеты. В крупных компаниях масштабы проектной деятельности в области IT измеряются миллионами долларов, и, причем реализация новых проектов происходит постоянно. Развитие IT-инфраструктуры в растущих компаниях требует больших и регулярных вложений. Большие бюджеты, в свою очередь, подразумевают больший уровень ответственности и, соответственно, больший уровень компетенции тех людей, которые этими проектами управляют.

5. Специфичное разделение на уровне идеологии заказчика и исполнителя: заказчиком, как правило, является бизнес, а исполнителем IT-специалисты. Данный аспект предопределяет наличие определенных трудностей в выявлении требований, ожиданий от проекта, в формировании технического задания. В IT-проектах чаще всего курирование процессами разработки и реализации осуществляется не бизнес-руководителем, а передается руководству IT, как следствие между ними возможны коммуникационные конфликты, несовпадение ожиданий, требований и результатов. Избежать подобного «недопонимания» между бизнесом и IT можно с помощью методик по выявлению и корректному фиксированию ожиданий от проекта, а также за счет четкого сбора требований к проекту на всех уровнях пользователей.

Управление IT-проектами – это один из видов управленческой деятельности, связанный с планированием и реализацией проектов в определенные сроки с определенным бюджетом и определенным качеством.

Для успешного выполнения IТ-проекта необходимо выбрать эффективные технологии и средства разработки, обеспечить необходимый бюджет и найти квалифицированных разработчиков. Успешная реализация IT-проектов требует четкого понимания руководством компании возможностей информационных технологий и высокой организованности от всех участников IТ-проекта. Научившись реализовывать технологические проекты в срок, не превышая бюджет и с долгосрочным эффектом для бизнеса, компании смогут переосмыслить роль информационных технологий и обрести уникальный опыт управления комплексными проектами, важный не только в технологической сфере.