Организация наличных денежных расчетов в аптечных организациях

Система денежных отношений аптечных предприятий и организаций складывается из наличных расчетов с населением за отпущенные товары с рабочими и служащими по заработной плате, а также из безналичных расчетов с поставщиками, покупателями, бюджетом, банками и др. организациями.

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с применением платежных карт» контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

При этом ККТ, применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) и ИП, должна:

Ø быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;

Ø быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

Ø иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе ККТ, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в целях правильного исчисления налогов.

Фискальный режим - режим функционирования ККТ, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти.

Организации (за исключением кредитных организаций) и ИП, применяющие ККТ, обязаны:

§ регистрировать ККТ в налоговых органах;

§ применять исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

§ выдавать покупателям (клиентам) в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;

§ обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к ККТ, предоставлять им указанную документацию;

§ производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

ККМ подлежат обязательной регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ или непосредственно на предприятиях – изготовителях ККМ.

Порядок, условия применения и регистрации ККМ определены Положением «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденным постановлением Правительства РФ №745 от 30.06.93 г.

Аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских поселениях, в которых отсутствуют аптечные организации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при продаже лекарственных препаратов без применения контрольно-кассовой техники.

В соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт применяются модели ККТ, включенные в Государственный реестр.

Государственный реестр подлежит официальному опубликованию. Эту информацию также можно получить в налоговых органах или в центрах технического обслуживания ККМ.

В случае исключения из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.

Модели ККМ, допускаемые к использованию на территории РФ, определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по ККМ (ГМЭК).

Виды ККМ, разрешенные к применению в торговле:

· автономные, расширение функциональных возможностей, которых может достигаться за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ с помощью размещенных в ней программам. К автономным ККМ относятся и портативные, имеющие возможность работать без сети переменного тока;

· пассивные системы ККМ, которые могут работать в компьютерно-кассовой системе, но не имеющие возможности управлять работой этой системы. Пассивная система ККМ может использоваться как автономная ККМ;

· активные системы ККМ, которые могут работать в компьютерно-кассовой системе и управлять работой этой системы. К активной системе ККМ относятся, также POS – терминал – ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу – выводу, хранению, обработке и отражению информации. Активная система ККМ может использоваться как пассивная система или автономная ККМ;

· фискальные регистраторы – ККМ, способные работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через каналы связи.

При покупке (замене) ККМ руководителю аптечного предприятия надо иметь в виду, что решением ГМЭК от 05.11.96 г. (протокол №6/31-96 – приложение 1 к письму Госналогслужбы России от 15.01.97 № ВК-6-16/49 «О средствах визуального контроля ККМ»), предусмотрено использование средств визуального контроля на ККМ. Средства визуального контроля представляют собой объемные голограммы, изготовленные на фотополимерной пленке, со словами «Государственный реестр» и указанием года реализации ККМ генеральным поставщиком. Кроме того, на ККМ должна быть размещена голограмма центра технического обслуживания с надписью «Техническое обслуживание» и указанием года, в котором ККМ поставлена на техническое обслуживание в ЦТО. Голограммы размещаются генеральными поставщиками и ЦТО на стороне ККМ, обращенной к покупателю, при денежных расчетах с использованием данной машины. Эксплуатация ККМ без средств визуального контроля запрещается.

Порядок регистрации ККМ в налоговых органах:

1. Предприятия подают в налоговые органы заявление о регистрации ККМ. К заявлению прилагаются паспорта.

2. Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении предприятия не позднее 5 дней с момента подачи заявления производит регистрацию ККМ. Регистрация производится путем внесения сведений о ККМ в Книгу учета ККМ.

3. Одновременно с регистрацией предприятию выдается карточка регистрации ККМ.

4. Предприятие в случае необходимости замены действующих ККМ другими, либо установки дополнительных машин, обязательно после ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.

5. Налоговый орган, получивший заявление предприятия о замене ККМ, производит их регистрацию и выдает предприятию новую карточку регистрации.

6. В случае перерегистрации предприятия, когда кассовый аппарат выбывает из обращения, он подлежит исключению из регистрации в налоговом органе. При этом налоговый орган производит по заявлению предприятия снятие с учета ККМ, о чем делает отметку в карточке регистрации ККМ.

7. Карточка регистрации хранится на предприятии в течение всего срока эксплуатации машины, а также в течение 2-х лет после исключения из учета ККМ в налоговом органе. Ежегодно в январе – феврале ККМ должны проходить проверку исправности в центрах технического обслуживания.

Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик, осуществляющий гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электронщика. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживание и ремонта машин такого типа, которое он предъявляет руководителю аптеки.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально-ответственные лица. Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист-электронщик) производит проверку неисправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняет все данные в заводском паспорте.

Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

После включения кассовой машины в действие замок должен быть закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нуль) должен храниться у директора аптеки. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором аптеки налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах, и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера ГНИ, специалисту (уполномоченному лицу) для проведения проверки.

Фискализация ККМ (ввод пароля налоговой инспекции) происходит или в инспекции, или в самой аптеке. Налоговые органы предпочитают первый вариант. В назначенный день в инспекцию приезжает кассир-операционист, специалист ЦТО, представитель администрации аптеки. Кассовый аппарат они привозят с собой. Если же аптека регистрирует сразу несколько ККМ, инспектор сам выезжает в аптеку. В аптеке также должны присутствовать кассир-операционист, специалист ЦТО, представитель администрации аптеки.

Налоговый инспектор изучает представленные для регистрации документы, проверяет достоверность изложенных в заявлении на регистрацию данных (модель и номер ККМ, год выпуска, адрес места установки), смотрит, есть ли в паспорте аппарата запись продавца с датой продажи и печать.

Специалист ЦТО проверяет исправность и работоспособность ККМ. При обнаружении мелких неисправностей он устраняет их на месте и программирует операцию печати на кассовом чеке названия аптеки – владельца ККМ. Затем программируется режим ввода пароля налогового инспектора, и инспектор вводит налоговый пароль.

Днем регистрации ККМ считается день ввода пароля. В тот же день в налоговой инспекции заполняется журнал кассира-операциониста на данный кассовый аппарат.

В день фискализации или на следующий, но не позднее 5 дней с момента получения пакета документов налоговая инспекция выдает аптеке карточку регистрации ККМ. Карточка регистрации ККМ храниться в аптеке по месту установки машины в течение всего срока ее эксплуатации, предъявляется по требованию представителей налоговой службы и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККМ, и возвращается в налоговый орган при снятии ККМ с учета.

По окончании срока применения моделей ККМ, указанных в Госреестре, налоговые органы снимают с учета эти модели. О снятии с учета таких ККМ аптеки (налогоплательщики) уведомляются за 30 дней до истечения срока их применения.

ККМ регистрируется тем налоговым органом, в котором аптека зарегистрирована как налогоплательщик.

Письмо МНС РФ от 30.03.2000 г. №АС-6-6-16/232 «О регистрации ККМ филиалов предприятий» разъяснило следующий порядок регистрации ККМ филиалов: налоговый орган, в котором стоит на налоговом учете предприятие по месту нахождения его обособленного подразделения, вправе осуществлять в установленном порядке регистрацию ККМ, используемых по месту своей фактической производственной деятельности при осуществлении денежных расчетов с населением, филиалом или другим обособленным подразделением предприятия. При этом указанный налоговый орган копию карточки регистрации ККМ направляет налоговому органу, в котором состоит на налоговом учете организация, в состав которой входит данный филиал или иные обособленные подразделения.