На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение функциональных, информационных и, по необходимости, событийных моделей технологий работы предприятия следующих двух видов:
• модели "как есть", представляющей собой "снимок" положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействие подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;
• модели "как должно быть", интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков по совершенствованию деятельности предприятия.
В рамках создания моделей деятельности должен быть осуществлен:
• анализ функциональной деятельности структурных подразделений предприятия;
|
|
• анализ функционального взаимодействия структурных подразделений;
• анализ внутреннего документооборота структурных подразделений;
• анализ информационных потоков и информационного взаимодействия структурных подразделений;
• анализ применяемых в настоящее время средств автоматизации как в структурных подразделениях, так и на предприятии в целом.
По результатам анализа и моделирования осуществляется оценка эффективности деятельности структурных подразделений предприятия, на основе которой формируются предложения по совершенствованию его структуры, технологий работы структурных подразделений и предприятия в целом. Критериями такой оценки должны являться:
• количество потребителей продукции предприятия;
• стоимость издержек производства продукции;
• длительность типовых операций производства продукции;
• дублирование и противоречивость функций, информационных потоков и документооборота;
• стоимость и длительность выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов;
• дублирование и противоречивость выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов;
• степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц;
• степень загруженности оборудования, используемого при реализации отдельных шагов технологии или технологических участков;
• степень применения средств автоматизации при поддержке выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов.
|
|
Результатом проведения анализа и оценки являются предложения по совершенствованию деятельности предприятия, а именно:
• по изменению технологий целевой и обеспечивающей деятельности предприятия, операций учета, планирования, управления и контроля;
• по построению рациональных технологий работы структурных подразделений предприятия с учетом существующих автоматизированных систем;
• по созданию перспективной оргштатной структуры предприятия, осуществляющей реализацию рациональных технологий работы;
• по изменению информационных потоков и документооборота, обеспечивающих реализацию рациональных технологий работы;
• по разработке проектов схем внутреннего и внешнего документооборота, проекта положения о документообороте, проекта альбома форм входных и выходных документов.
На основе разработанных и согласованных предложений формируется целевая программа развития предприятия и план мероприятий по переходу из текущего состояния в целевое. Целевая программа развития предприятия должна включать долгосрочные решения, цели, задачи и основные параметры развития. План мероприятий перехода из текущего состояния в целевое должен содержать:
• последовательность, формы, способы и время выполнения задач, поставленных структурным подразделениям предприятия;
• распределение сотрудников структурных подразделений и материальных средств по решаемым задачам;
• порядок информационного и других видов взаимодействия структурных подразделений и органов управления.
В связи с вышесказанным каждая из моделей деятельности должна включать:
• полную функциональную модель с глубиной проработки до уровня конкретного действия должностного лица структурного подразделения предприятия;
• информационную модель, интегрированную с функциональной моделью;
• динамические, стоимостные, событийные и т.п. модели для осуществления соответствующих оценок.
Ниже перечислены основные виды и последовательность работ, рекомендуемые при построении моделей деятельности.
1) Разработка структурной функциональной модели деятельности предприятия:
• определение информационных потоков между основными процессами деятельности, связей между процессами и внешними объектами;
• оценка объемов и интенсивности информационных потоков;
• разработка иерархии диаграмм, образующих структурную функциональную модель деятельности предприятия;
• анализ и оптимизация структурной функциональной модели.
2) Разработка информационной модели предприятия:
• определение сущностей модели и их атрибутов;
• проведение атрибутного анализа и оптимизация сущностей;
• идентификация отношений между сущностями и определение типов отношений;
• разрешение неспецифических отношений;
• анализ и оптимизация информационной модели.
3) Разработка событийной модели предприятия:
• идентификация перечня состояний модели и определение возможностей переходов между состояниями;
• определение условий, активирующих переходы, и действий, влияющих на дальнейшее поведение;
• анализ и оптимизация событийной модели.
Следует отметить, что построенные модели деятельностей являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, в частности:
1) Модели позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что "одна картинка стоит тысячи слов").
2) С их помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов.
|
|
Ниже привидятся некоторые основополагающие рекомендации по структурированию моделей деятельности.
1) Основной принцип заключается в том, что структурирование должно осуществляться в соответствии с деятельностями и бизнес-процессами предприятия, а не в соответствии с его оргштатной структурой. Именно бизнес-процессы представляют ценность для клиента, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься проектировщику. Модель, основанная на оргштатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации, на ее основе возможно внести предложения только об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе (не всегда в явном виде) и оргштатную структуру предприятия.
2) Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы - взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром и ничего более. В случае построения модели структуры, включающей в себя несколько разнотипных предприятий, на контекстном уровне необходимо отразить каждое из них и их соответствующие взаимосвязи. Например, контекстная диаграмма горнообогатительного комбината может содержать процессы Автобаза, Карьер, Фабрика и Управление ГОК, контекстная диаграмма регионального банка Сбербанка РФ содержит процессы Территориальное Управление, Типовое Отделение, Типовой Филиал.
3) На втором уровне модели должны быть отражены основные деятельности предприятия и их взаимосвязи. Например, для автотранспортного предприятия одним из решений может быть выделение следующих деятельностей: Эксплуатация автотранспорта, Ремонт и техническое обслуживание, Контроль безопасности, Управление производством, Обеспечивающая деятельность. В случае большого количества деятельностей некоторые из них можно вынести на третий уровень модели. Так Обеспечивающая деятельность может включать в себя Учет кадров, Бухгалтерский учет, Экономическое планирование, Материально-техническое снабжение, Складской учет и т.п. Но в любом случае под деятельности необходимо отводить не более двух уровней модели.
|
|
4) Каждая из деятельностей, в свою очередь, должна быть детализирована на бизнес-процессы (желательно, единственного уровня). Например, деятельность по учету кадров включает в себя бизнес-процессы Прием на работу, Увольнение и т.п.
5) Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций. Так процесс Прием на работу содержит в себе функции Прием заявления, Оформление приказа, Регистрация и др. Обычно для моделирования бизнес-функции достаточно 2-3 уровней детализации, которая завершается описанием элементарного алгоритма с помощью миниспецификации.
6) Таким образом, общее число уровней в модели не должно превышать 6-7. Практика показывает, что этого вполне достаточно для построения полной модели деятельности современного предприятия любой отрасли.