Особенности управления АФД вуза

Деятельность любого крупного современного университета, института или академии с точки зрения автоматизации управления может рассматриваться как функционирование производственного предприятия, которое обладает сложной структурой управления, территориально разнесено на достаточно большой территории и выпускает специфический товар – квалифицированных специалистов. Вместе с тем организация системы управления вузом имеет свои особенности. Так, в качестве отличительной особенности вуза можно выделить относительно строгое деление его деятельности на три направления: учебно-воспитательная работа, включающая в себя подготовку бакалавров, специалистов и магистров; научно-исследовательская работа, состоящая в подготовке научно-педагогических кадров и выполнении фундаментальных и прикладных научных исследований; административно-финансовая деятельность (АФД), ориентированная на создание и поддержание материально-технической базы учебного и научного процессов. Следует отметить, что каждое из перечисленных направлений имеет свой комплекс проблем, отличных от проблем промышленного или торгового предприятия. Очевидно, что качество управления вузом в целом зависит от эффективности управления его видами деятельности, которые функционируют для достижения одной общей цели - подготовка квалифицированных специалистов для определенной отрасли народного хозяйства. Из дерева целей вуза, представленного на рис.1.6, видно, что определяющими с точки зрения достижения глобальной цели являются учебно-воспитательная и научно-исследовательская части вуза, а административно-финансовой отводится роль сопровождающей, обеспечивающей сферы, которая вместе с тем имеет значительное влияние на результаты деятельности вуза в целом. Кроме того, она имеет сложную организационную структуру (рис. 1.7), основными управляющими

Рис. 1.6. Дерево целей и задач управления вузом

Рис. 1.6. Окончание

звеньями которой являются ректор, проректор по АФД, главный инженер, заместители проректора по АФД.

В их компетенцию входят принятие и контроль исполнения административных, финансовых и хозяйственных решений и разрешение социальных проблем вуза [48]. Подготовка принятия решений за счет мер организационного и экономического характера, направленных на распараллеливание задач управления, не может обеспечить требуемую эффективность принимаемых решений, поскольку существует информационный барьер, ограничивающий способности административно-управленческого персонала к переработке информации [13, 49]. Необходимым условием полноты, своевременности и оптимальности принимаемых решений является автоматизация управления АФД вуза [50].Первые работы по автоматизации АФД в рамках создания АСУ ВУЗ, выполненные в вузах бывшего СССР, датируются 1969 г. В то время разработки велись на кафедрах Томского политехнического института, Московского энергетического института, Московского экономико-статистического института, Московского авиационного института и др. [51]. Существовавшие в то время вычислительная техника и программное обеспечение давали возможность создавать простейшие базы данных и формировать отчёты по ним. Таким образом, была достигнута поставленная цель – улучшение учёта и повышение оперативности отчётности путём автоматизации рутинных работ отдельных подразделений [48].

На следующем этапе развития АСУ ВУЗ появилась новая цель – создание единого информационного пространства в масштабах системы образования целой страны. Причиной ее появления была необходимость систематизации имеющихся разработок и анализа информации, поступающей из вузов страны на уровне Минвуза СССР.

Поэтому с 1977 г. АСУ ВУЗ стали разрабатываться централизованно на трёх иерархических уровнях: АСУ ВУЗ,

с. 1.7. (файл рис1_7.doc)

отраслевые АСУ (ОАСУ) министерств народного образования республик и ОАСУ Минвуза СССР [52]. При этом процедура разработки АСУ ВУЗ стала стандартизированной. Главным достижением этого этапа автоматизации вузов можно считать объединение разрозненных разработок АСУ ВУЗ, их систематизацию и выработку определённых подходов и методов решения проблем вузов с помощью имеющихся на тот момент инструментальных средств [48].

С начала 90-х годов ситуация изменилась. В новых экономических условиях, возникших в связи с переходом высших учебных заведений Украины в сферу рыночных отношений, возник ряд нетрадиционных проблем, связанных с финансированием основной деятельности вузов, поддержанием и сохранением их материально-технической базы, поиском и эффективным распределением внебюджетных средств финансирования, обеспечением гибкой реакции на изменения в законодательстве и отношениях с контрагентами, обеспечением платежеспособности по задолженностям [53, 54]. При этом к особенностям управления АФД относятся [55]:

1) слабая структурированность управляемых процессов;

2) наличие нескольких лиц, принимающих решения (ЛПР), и их изменяющихся во времени предпочтений к альтернативам, целям и объекту управления;

3) изменение во времени целей управления;

4) многокритериальность задач выбора решений.

Вместе с тем произошло значительное совершенствование возможностей компьютерных технологий, что показывает обзор достижений в области ИСУ предприятий, приведенный выше. У руководителей высших учебных заведений появились возможности перевода вузов на новый, более качественный уровень их управленческой деятельности. Несмотря на это, стоимость современных систем класса ERP остается недоступной для большинства вузов Украины и ближнего зарубежья. Так, например, стоимость одного автоматизированного рабочего места (АРМ) системы «Галактика», разработанной российской корпорацией «Галактика», составляет эквивалент около 2000 американских долларов, а стоимость 50 АРМов германской системы SAP R/3 достигает $1,500,000. В связи с этим руководство вуза вынуждено привлекать к разработке АСУ ВУЗ собственных разработчиков из числа сотрудников и студентов или нанимать сторонних [54]. При этом одной из центральных проблем, решаемых разработчиками, является проблема интеграции в единое информационное пространство вуза подсистем, реализованных в разное время с использованием различных программно-аппаратных средств [56]. Кроме того, если рассмотреть функциональную структуру АФД вуза, представленную в матрично-иерархической форме в табл.1.1, то становится очевидной необходимость решения информационных проблем АФД, начиная от самых загруженных управляющих звеньев – проректора, начальника ПФО, главного инженера и других руководящих работников.

Начиная с изучения именно их потребностей в информации и инструментальных средствах ее анализа, возможно разработать такую структуру информационной части системы, которая обеспечивала бы наибольшую эффективность управления АФД вуза.

При этом следует учитывать, что модели прогнозирования, планирования и оценки показателей функционирования АФД могут использовать имеющиеся результаты в области менеджмента предприятий, но должны учитывать различие в целях функционирования.

Если для предприятия – это получение максимальной прибыли, то для административно-финансовой части – поддержание на должном уровне и улучшение условий учебной и научной деятельности.

Для эффективного решения перечисленных проблем необходимо найти определённый подход, позволяющий объединить возможности

современной вычислительной техники, передовые информационные технологии, а также опыт разработок ИСУ ВУЗ, накопленный ранее, из которого следует необходимость поэтапного введения системы в эксплуатацию, начиная с проблемных процессов АФД вуза, требующих автоматизации процесса принятия решений.