Рациональное решение проблем.
Подходы к принятию решений.
ТЕМА 8. ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ.
1. Общее понятие «процесс принятия решений».
1. Принятие решений является важной частью любой управленческой деятельности. Принятие решений – это «центр» вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие – как процесс, ведущий к появлению этого продукта.
Процесс принятия решений – это сознательный набор из имеющихся вариантов или альтернатив направлений действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желательным состоянием организации. Данный процесс включает много разных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения как выбор альтернативы.
Решение – это выбор альтернативы. Решение – это сознательный выбор того, как себя вести или мыслить определенным образом в данных обстоятельствах. Если выбор сделан – решение принято. (Принятие решения не избежать, так как ясно, что сам по себе уход от принятие решения есть принятие решения. Мудрыми людьми было сказано, что единственная реальная проблема в жизни состоит в том, чтобы решить, что делать дальше. Например, когда люди заканчивают работу и проводят свободное время, они могут играть в шахматы, идти в кино или на прогулку. Выбор одного из этих вариантов есть принятие решения, такое же, как выбор менеджера.)
|
|
Все функции управления требуют от руководителя принятия решений. Например, для функции планирования типичны решения по выработке целей, разработке стратегии и тактики достижения поставленных задач. Функция организации деятельности вызывает необходимость принятия решений по вопросам структуры производства и управления, организации производственного процесса. Для функции контроля характерны решения о видах, формах, сроках контроля, анализе полученной информации корректировке деятельности в соответствии с результатами контроля. Функция мотивации связана с определением нужд и потребностей подчиненных, выработкой методов и форм мотивации.
Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям:
¨ Целевая направленность, т.е. решение должно преследовать достижение определенной цели;
¨ Обоснованность, т.е. принимаемое решение должно отражать объективные закономерности развития объекта и системы управления им.
¨ Компромиссность. Необходимость принятие решения исходит из того, что управленческие решения почти всегда имеют негативные последствия, т.е. невозможно принять решение, полностью удовлетворяющее организацию, руководителя и всех работников. С этой точки зрения важно иметь в виду перспективную эффективность принимаемого решения. (Например, принимая решение о пожизненном найме работников, руководство предприятия понимает, что неизбежны дополнительны затраты на заработную плату, особенно в условиях экономических кризисов, но считает, что сохранение благожелательности работников и поддержание корпоративных интересов будет в долгосрочной перспективе выгоднее для предприятия)
|
|
¨ Своевременность. Это означает, что с момента возникновения проблемной ситуации до момента принятия решения в объекте управления не должно произойти необратимых изменений, делающих решение ненужным.
¨ Непротиворечивость и согласованность с принципами управления и ранее принятыми решениями, поскольку ни одно решение не реализуется изолированно, а дополняет другие решения.
¨ Экономичность и эффективность. Требование эффективности заключается в обеспечении достижения намеченных целей. При этом важно, чтобы цель была достигнута при минимальных затратах, что делает решение экономичным.
В более широком понимании управленческое решение рассматривается как основной вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.
Управленческие решения можно классифицировать по многочисленным признакам:
По сроку действия последствий решения | Долго-, средне- и краткосрочные решения |
По частоте принятия | Одноразовые (случайные) и повторяющиеся |
По широте охвата | Общие (касающиеся всех сотрудников) и узкоспециализированные |
По форме подготовки | Единоличные, групповые и коллективные решения |
По сложности | Простые и сложные |
По жесткости регламентации | Контурные, структурированные и алгоритмические |
По способу принятия | На основе суждений, интуитивное, с помощью рациональной процедуры |
По способу осуществления | Устные и письменные |
(Контурные решения лишь приблизительно обозначают схему действий подчиненных и дают им широкий простор для выбора приемов и методов их осуществления.
Структурированные предполагают жесткое регламентирование действий подчиненных. Инициатива же с их стороны может проявляться лишь в решении второстепенных вопросов.
Алгоритмические – предельно жестко регламентируют деятельность подчиненных и практически исключают их инициативу.)
Организационное решение – это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.
Организационные решения можно классифицировать на:
- Запрограммированные;
- Незапрограммированные.
Запрограммированное решение есть результат реализации определенной последовательности шагов или действий, подобных тем, что предпринимаются при решении математического уравнения. (Как правило, число возможных альтернатив ограничено и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией. К примеру, инспектор больницы при составлении графика работы медсестер и санитаров может исходить из формулы, требующей соотношения между числом пациентов и обслуживающего персонала. Если правилами больницы предусмотрена одна медсестра на пять пациентов, то решение принимается автоматически – на этаже с 50 пациентами нужно иметь 10 медсестер. Подобным образом, если от начальника финансового отдела потребовали вложить избыточную наличность в депозитные сертификаты, обычные акции, в зависимости от того, что именно в данное время обеспечивает наибольшую прибыль на инвестированный капитал, выбор определяется результатами простого расчета по каждому варианту и установлением самого выгодного.)
|
|
Незапрограммированное решение требуется в ситуациях, которые в определенной мере новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. Поскольку заранее невозможно составить конкретную последовательность необходимых шагов, руководитель должен разработать процедуру принятия решений.
2. Рассматривая решение как мыслительный процесс, можно выделить интуитивные решения; решения, основанные на суждениях; рациональны решения.
Интуитивные решения – это выбор, сделанный только на ощущении того, что он правильный. В этом случае лицо, принимающее решение, не взвешивает сознательно все «за» и «против», а часто даже не пытается сознательно анализировать ситуацию. 80% менеджеров высшего звена утверждают, что при решении серьезных проблем полагаются в основном на неформализованную информацию и интуицию. Однако при этом следует учитывать, что верные интуитивные решения часто принимаются менеджерами, имеющими богатый опыт практической работы, т.е. базой интуиции является неосознанно накопленные и обработанные большие объемы информации.
Решения, основанные на суждениях, представляют собой осознанный выбор, подкрепленный знаниями и опытом. В этом случае человек сознательно сопоставляет настоящую ситуацию с аналогичными ситуациями в прошлом, пытается спрогнозировать последствия принимаемого решения и часто выбирает ту альтернативу, которая принесла успех в прошлом, или схожую с ней. (В управленческой деятельности такие решения имеют большое значение, поскольку руководителю часто приходится сталкиваться с похожими ситуациями. Именно по этой причине при приеме на работу большое внимание уделяется предшествующему опыту кандидатов.)
Решения, основанные на суждениях, имеют два безусловных преимущества:
1) для их принятия необходимы только опыт и знания руководителя и соответственно они являются дешевыми, не требующими больших затрат времени;
2) руководитель оказывается в состоянии, в отличие от интуитивного решения, объяснить, почему он принимает именно данное решение, т.е. здесь еще присутствует момент обучения персонала.
|
|
Решения, основанные на суждениях имеют и недостатки:
1) Необходимость использовать предшествующий опыт. Следовательно, такой способ обоснования решений не применим в принципиально новых ситуациях.
2) Использование предшествующего опыта может быть сконцентрировано в фразе: «Мы всегда так делали», из-за чего руководитель может упустить новую альтернативу, которая должна была бы стать более эффективной, чем известные варианты.
Рациональное решение – это сложный и систематизированный процесс, состоящий из диагноза проблемы, формулировки ограничений и критериев принятия решений, выявления альтернатив, их оценки, окончательного выбора.
3. Рациональные решения обосновываются с помощью объективного аналитического процесса и объективных, в той или иной степени формализованных методов. При этом чем сложнее и масштабнее принимаемое решение и чем для большего количества людей важны его последствия, тем важнее становится его научная обоснованность и тем менее допустимы при его принятии чисто волевые методы. Главное различие между решениями рациональными и основанными на суждениях заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта.
Рациональное решение проблемы подразделяется на этапы:
1. Диагностика проблемы. Первый шаг на пути решения проблемы – определение или диагноз, полный и правильный. Первая фаза в диагностировании сложной проблемы – осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Симптомы болезни организации - низкие прибыли, сбыт, производительность и качество, чрезмерные издержки, многочисленные конфликты в организации и большая текучесть кадров. Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде. Для выявления причин возникновения проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию. В ходе наблюдений важно видеть различия между релевантной и неуместной информацией и уметь отделять одну от другой. Релевантная информация – это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. Проблема может быть определена как рутинная, кризис или потенциальная возможность. Рутинные или повторяющиеся проблемы являются структурированными, кризис и возможности – неструктурированными. Для структурированных проблем требуются запрограммированные решения, для неструктурированных – незапрограммированные.