Сущность и необходимость контроля в таможенных органах

Введение

Система контроля и оценки является инструментом, непосредственно влияющим на эффективность деятельности сотрудников организации. Сложность практического построения данной системы состоит в следующем: на сегодняшний день отсутствуют унифицированные системы контроля и оценки результативности труда служащих; адаптирование стандартных систем контроля и оценки к конкретным условиям труда требует огромных затрат времени со стороны управляющего звена; при становлении системы контроля возникают сложности с определением масштабов, а последующее расширение или сужение сферы контроля зачастую становится невозможным; при увеличении масштабов контроля резко возрастают издержки, что делает систему контроля неэффективной. Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней ни присутствовала, какого бы уровня развития коллектив ни был, важно знать, что без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным. Так как поощрение является основным мотивирующим фактором, то, следовательно, по закону мотивации, для повышения его значимости среди персонала организации форма и объем поощрения должны соответствовать проделанной работе и/или полученным результатам. Выбор основы для оценки, качество работы или качество полученного результата, основан на определении степени влияния на конечный результат внешних, не поддающихся корректировке факторов. Так, если на конечный результат в большей степени оказывают влияния внешние, не связанные с организацией и не зависящие от личных способностей работников факторы, то для адекватной оценки должен быть рассмотрен непосредственно сам процесс трудовой деятельности работников, а не его конечный результат.

Одной из важнейших функций управления является контроль. Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти и часто идут не так, как хотелось бы руководителю. Цель контроля в том, чтобы выявит на возможно более раннем этапе неблагоприят­ное развитие событий, для того, чтобы руководитель смог скоррек­тировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, уси­лить свое воздействие на мотивы трудового поведения сотрудников и преодолеть любую из возникших проблем.

Контроль это процесс, обеспечивающий достижение таможенным органом поставленных целей.

Управление таможенным органом основывается на твердой уве­ренности его начальника в том, что подчиненные точно и в срок выполнят поставленные (определенные должностными инструкция­ми) служебные задачи. Такая уверенность исходит из предпосылки, что подчиненные несут за это полную ответственность. Они поэтому не должны опекаться по мелочам, а иметь возможность для прояв­ления инициативы (в рамках таможенного законодательства) и тем самым приобретать уверенность в своих силах и в успехе выполне­ния поставленных задач.

Важно при этом и то, чтобы подчиненные сотрудники знали и постоянно чувствовали, что при решении служебных задач они не одни.

Доверяя им, начальник постоянно следит за ходом их служебной деятельности и в любое время может оказать им помощь всеми имеющимися в его распоряжении способами.

Но такая помощь возможна при условии знания начальником хо­да и результатов выполнения подчиненными сотрудниками служеб­ных задач. Отсюда несомненное требование: доверяй и проверяй. В то же время проверка - это не чрезвычайная мера, рассчитанная на то, чтобы "ловить", "изобличать", его главная и более сложная задача - проверка правильности работы, проверка системы организации работ, обеспечение наибольшей продуктивности

Общая цель контроля в таможенном органе сводится к проверке точного исполнения его должностными лицами требований тамо­женного законодательства и других правовых актов РФ, ФТС России и своих собственных, а также оказание им практической помощи.

Конкретные задачи и методы контроля производны от опера­тивной обстановки.

В практике таможенных органов применяются различные методы контроля.

Наиболее эффективным из них является метод непосредственной работы должностных лиц вышестоящего таможенного органа в подчи­ненных таможенных органах (что более характерно для региональных таможенных управлений и ФТС России) или руководящего состава таможенного органа в своих структурных подразделениях. При таком методе контроля реализуется известное положение: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Рациональность такого метода бесспорна. Он позволяет на месте убедиться в правильности выполнения подчиненными своих функ­циональных обязанностей; кроме того, он дает возможность на месте детально проинформировать подчиненных об оперативной обста­новке, ответить на возникшие у них вопросы, а также оказать им конкретную помощь.

Поэтому руководители всех рангов таможенных органов должны изыскивать любую возможность для личного общения с подчинен­ными и проверки результатов их деятельности на месте.

Крайняя ограниченность во времени, а иногда и другие условия оперативной обстановки часто не позволяют начальнику таможенно­го органа осуществлять контроль непосредственно в подчиненном подразделении.

В этом случае методом контроля может быть изучение документов, с которыми работают подчиненные сотрудники. Его достоинство заключается в том, что задачи контроля решаются путем изучении данных, выраженных подчиненными при отсутствии начальника. Кроме того, фиксация сведений в документах повышает ответственность подчиненные за их точность, что увеличивает степень достоверности излагаемых в них данных.

В документах, однако, могут быть отражены уже прошедшие со­бытия и совершенные подчиненными действия, что снижает их ценность.

Кроме того, не все нужные начальнику для контроля вопросы (сведения) могут быть в них освещены.

Все это усугубляется еще и тем, что обнаруженные по документам недочеты в действиях подчиненных нередко трудно будет предотвра­тить и устранить, или устранение недочетов вызовет дополнительные усилия, а иногда и потерю авторитета таможенного органа (примеры недобора таможенных платежей).

Наиболее активным и оперативным является метод контроля с использованием технических средств связи и замкнутых систем ПЭВМ.

Прямые переговоры с подчиненными по каналам связи позволяют сравнительно быстро получить от подчиненных требуемые сведе­ния о функционировании их подразделения и дать им указания по устранению вскрытых недостатков в их решениях или действиях.

Каждый из рассмотренных методов контроля имеет достоинства и недостатки, они применяются в сочетании, чтобы полнее использовались сильные стороны каждого из них при орга­низации контроля в реальных условиях.