Документационное обеспечение предприятия

Службы документационного обеспечения управления

Структура, задачи и функции

(службы ДОУ)

На предприятиях, в организациях и учреждениях действует специальная служба документационного обеспечения управления, которая является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется только его руководителю. Обычно структура этой службы определяется финансовой мощностью предприятия и численностью его личного состава.

В средних предприятиях и в организациях, учреждениях эта структура включает следующие исполнительные отделы или участки:

· приемная (секретарь)

· делопроизводитель

· машинописный и множительный

· архив

· отдел писем

· канцелярия.

На малых предприятиях и в организациях, учреждениях могут быть только секретарь и архивариус. В этом случае прием посетителей и вся работа с текущими документами, письмами ложится на секретаря.

Крупные предприятия, во главе которых стоят генеральный (учредительный) директор, исполнительные директора и их заместители, содержат не службы, а управления по ДОУ. В их структуру добавляются:

· приемные (директоров и заместителей), возглавляемые секретарями,

· отделы писем

· отделы совершенствования и внедрения

· машинописные отделы

· множительный отдел

· и др.

В министерствах и ведомствах с состав управления ДОУ входят еще коллегия, протокольное бюро, инспекции, канцелярии, бюро учета, отдел жалоб, отдел внедрения и совершенствования, собственные архивы.

Задачи службы ДОУ:

· разработка и внедрение нормативных актов и методических указаний по совершенствованию ДОУ;

· разработка альбома применяемых документов;

· работа с письмами;

· экспедиционная работа с документами;

· регистрация документов;

· учет и анализ документов;

· обеспечение документами;

· контроль исполнения документов;

· оформление, выпуск, размножение;

· рассылка распорядительных документов;

· стенографирование размножение;

· организационное и методическое руководство, контроль

Предприятие представляет собой отдельные производственные единицы (цеха, отделы, службы), объединенные общими целями и задачами. Эти производственные единицы называются подразделениями предприятия. Во главе предприятия стоит руководитель, которому подчиняются руководители всех подразделений и все работники предприятия в целом. Именно он несет ответственность за организацию делопроизводства на предприятии.

Все подразделения предприятия, все его сотрудники предприятия, независимо от их деятельности на данном предприятии, подчиняются тем правилам, которые существуют на предприятии, исполняют свои должностные инструкции, исполняют указания и т.п., документируют ту информацию, которую требуют правила и инструкции.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) предприятием включает в себя не только реализацию принятых планов по жизнедеятельности и развитию предприятия, но и фиксацию всей деятельности предприятия в документах.В управленческой деятельности невозможно обойтись без документов: их отсутствие приведет к анархии и краху предприятия. Документированию на предприятии подлежит только та информация (любого рода), которая представляет важность для отражения деятельности предприятия.