2014-02-09
769
Требования к бланкам документов
Принципы функционирования современного офиса
Оперативность сбора и представления информации
Техническое оснащение
Целесообразность каждой операции в деятельности предприятия
Умелое сочетание управления с документами и без них (формировать только по необходимости).
Единый установленный порядок в работе с документами внутри подразделений:
разработка документов + инструктаж + курсы подготовительных кадров.
дать схему организации работы с документами (рис.2 стр.7)
Условия труда работников службы ДОУ.
Документ - есть визитная карточка предприятия и поэтому вид представленного документа, качество его оформления открывает лицо предприятия.
Чтобы собой заинтересовать как партнеров, так и клиентов, предприятие должно на высокий уровень поднять работу своей службы делопроизводства.
Документ должен внушать доверие к предприятию с первого взгляда. Выполнение следующих основных требований позволит обеспечить вашу стабильность и процветание на рынке экономики:
|
|
|
а).общие требования:
- применение для бланков высококачественной бумаги;
- выбор удобочитаемого шрифта текста в соответствии с видом оформлленного документа;
- четкий оттиск печати;
б).завоевать клиента:
- границы поля;
- достаточно места для текста;
в) завоевать партнера:
- наличие эмблемы, всех основных реквизитов, наличие данных о предприятии;
- правильное расположение всех реквизитов на листе;
- собственный стиль документа;
- способ оформления документа: типографский способ или на ПЭВМ, факс.
Требования к бланкам
Форматы применяемых бланков могут быть:
- А4 (210 *297)мм (основной бланков для любых видов документов); используется наиболее часто);
- А5 (148 * 210)мм (для небольших писем и справок и др.);
- А3 (297 * 420)мм (для печати бизнес-планов, бухгалтерских учетов, графиков, чертежей и др);.
Рекомендуется на предприятии использовать 2 вида бланков:
- внутренние (для формирования внутренних документов: приказы, протоколы и др.)
- внешние (факсы, письма)
Эти бланки должны содержать следующие реквизиты:
- внутренние бланки: реквизиты эмблема, наименование предприятия;
- внешние бланки: реквизиты эмблема, наименование предприятия, реквизиты предприятия (на всех языках).
Расположение реквизитов может быть угловое или продольное (эмблема, реквизиты предприятия):
продольное – реквизиты располагают вверху, по центру, угловое – вверху, слева (часто используется)
Угловые бланки применяются для оформления писем, справок, факсов.
Слева указывают адрес получателя, справа, кроме эмблемы, еще могут быть указаны другие реквизиты, например:
|
|
|
гриф утверждения (на актах, инструкциях);
резолюция руководителя (на поступивших документах)
Подсчитано: 20% листа экономий угловое расположение реквизитов.
Выравнивание информации на бланках может быть: фанговое (ровнять слева); центрованное (ровнять относительно границы левого поля и середины листа).
При работе с иностранными фирмами: все реквизиты должны быть указаны на всех языках, для чего используются специальные заготовленные бланки: слева – на русском языке, справа – на иностранном языке.
Отступы текста по рамке следует делать (в мм): верхний - 1,0 левый – 2,0
нижний - 0,8 правый - 0,8.
Иногда реквизиты «Данные о предприятии (банковские) указывают внизу бланка: с целью экономии рабочей площади листа для текста документа.
На часто применяемых бланках постоянная часть реквизитов может быть оформлена типографским способом, а переменная затем будет вписываться вручную. Так обычно заготавливают бланки для заявлений, справок и др. часто применяемые документы.
.
