Основные документы управления предприятием

гр. 1:7=ОРД (организационно-распорядительные документы).

1. Организационый документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутренне трудового распорядка).

2.Распорядительные документы:

· приказы по основной деятельности предприятия

· распоряжения

· решения

3.Документы по личному составу:

· приказы по личному составу

· трудовые контракты (договора)

· личные дела

· личные карточки

· трудовые книжки

· лицевые счета по зарплате

1. Финансово-бухгалтерские документы:

· главная книга

· годовые отчеты

· бухгалтерские балансы

· счета прибылей и убытков

· акты

· ревизии

· планы

· кассовые книги

· инвентаризации

5. Информационно-справочные документы:

· акты, письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, протоколы, докладные записки и др.

6. Нормативные документы вышестоящих органов (инструкции, указания и др.).

Они регулируют деятельность предприятия (направления, нормативы).

7. Коммерческие контракты, договора.

Эти документы являются основными документами предпринимательской деятельности. Финансовые документы (гр.4) к ОРД не относятся т. к. специфика их обработки особая.

Такие документы группы ОРД, как:

приказы

распоряжения обрабатываются аналогично:

решения

Приказ: ПРИКАЗЫВАЮ

Распоряжение: ПРЕДЛАГАЮ, / ОБЯЗЫВАЮ

Решение: РЕШИЛ, РЕШИЛИ

Издаются так:

1) распоряжения – по оперативным административно-хозяйственным вопросам (руководитель или его ЗАМ)

2) решение – по производственным вопросам (коллегиальный орган: собрание общее, совет директоров).

Большинство документов ОРД оформляются, по однотипной схеме. Здесь надо применять образец – формуляр.

Общее: оформляющая часть.

Отмечаются:

1) заголовочные части внутренних и внешних документов

2) форма изложения и структура текста различаются.

Приказы по основной деятельности и решения и распоряжения.

Приказ является одним из основных документов предприятия.

Нормативный документ издается директором (издается для решения производственных вопросов или вопросов, связанных с персоналом предприятия).

Приказы по основной деятельности. Решения и распоряжения.

· организация работы предприятия

· финансирование

· планирование

· отчетность

· снабжение

· реализация готовых продуктов

Стадии подготовки приказа:

· изучение существа вопроса

· сбор нужных сведений

· подготовка проекта приказа

· согласование проекта приказа

· подписание руководителем

Проект готовят специалисты предприятия по поручению директора.

Реквизиты:

1) название вида документа, дата (подписания), номер (годовая нумерация, с №1).Нумерация приказов по основной деятельности и по личному составу ведется отдельно.

2) заголовок (вопрос: о чем?)

3) текст приказа делится на 2 части:

а. констатирующая (основание издания приказа). Основания могут быть такие:

· нормативные документы вышестоящих органов

· решение: совета директоров, общего собрания акционеров

· производственная необходимость

б.

· распорядительная часть содержит:

· слово “ПРИКАЗЫВАЮ”

· “кому” (исполнителю или структурному подразделению)

· “до какого числа” (срок исполнения) (если необходимо, или опускается).

Оформление текста:

1).

· делится на пункты, если поручений несколько

· каждый пункт – с красной строки

· в последнем пункте – указывается ответственный за исполнение приказа

2). При необходимости данным приказом мощно отменить изданные ранее приказы, решения, распоряжения.

3). Приказ может вводить в действие новые документы (инструкции, правила, распоряжения). Их оформляют в виде приложения к приказу.

На приложении: в правом верхнем углу ставится текст:

ПРИЛОЖЕНИЕ к ПРИКАЗУ ДИРЕКТОРА “ТИРАЭТ” от 1.03.11г. №7.

4). После составления текста приказа его необходимо: согласовать, подписать

Согласование: с главным бухгалтером, с ведущими специалистами, с юристом и др.

Подписание: руководитель или его зам (кто имеет право).

Приказ вступает в силу с момента его подписания или с даты, указанной в тексте приказа.

Секретарь обязан:

· ознакомить с ним сотрудников

· вывесить один экземпляр на доске объявления

· раздать исполнителям копии приказа 9если это необходимо)

· собрать визы (если необходимо) (слово “ознакомлен” на обороте листа или внизу на листе).

Протоколы.

Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, совещании, заседании, заседании совета директоров (если коммерческое предприятие).

1)подготовительная работа ведется перед заседанием:

· раздается информационный материал, где освещаются вопросы, которые будут рассматриваться.

3) протокол ведется во время заседания (стенография, диктофон) записываются выступления участников.

4) полные, краткие протоколы: по полноте освещения хода заседания

Полный протокол:

Бланк: на бланке для внутренних документов, на чистом листе бумаги (на нем следует указать наименование предприятия).

Реквизиты: (идут далее)

вид документа, дата, номер, заголовок.

Номер – ведется с начала года

Дата – день проведения заседания

Заголовок – указать здесь название коллегиального органа

Пример: ПРОТОКОЛ №х от хх.хх. хх заседания Совета директоров

Реквизиты (продолжение).

Текст: часть 1 – вводная; часть 2 – основная.

Вводная часть: реквизиты:

· ПРЕДСЕДАТЕЛЬ – ФИО

· СЕКРЕТАРЬ – ФИО

· ПРИСУТСТВОВАЛИ – ФИО (всех присутствующих в алфавитном порядке).

Если число присутствующих > 10, то указывают их общее кол-во.

ПОВЕСТКА ДНЯ – содержит обсуждаемые вопросы:

каждый пункт нумеруется, записывается с новой строки, отвечает на вопрос “о чем?”

О сновная часть: состоит из разделов, составляющих повестку дня.

Схема построения каждого раздела:1) СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

2)после символа “: «на следующей строке с абзаца пишутся:

· ФИО выступавших

· далее тире

· затем, после тире, краткое изложение текста выступления.

а) если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы и ответы на них (кратко, лаконично).

3) постановление (решение) в протоколе указывается полностью, т.к. это наиболее важная часть в документе.

Схема построения текста постановления: аналогично распорядительной части приказа.

В кратком протоколе указывается только:

· рассматриваемые вопросы

· ФИО выступавших

· принятые коллективные решения

· НО по указанию председателя некоторые выступления могут быть изложены полностью.

4) Протокол подписывается: председателем, секретарем.

5)к протоколу подписываются: представленные материалы: справки, докладные и т.п.

Решения заседания доводятся до сотрудников в виде:

а) копия самого протокола

б) выписка постановления

в) издание распорядительных документов на его основании.

Хранение протоколов: не < 10 лет

могут в архив передаваться.

Акты.

Составляются несколькими лицами. Подтверждают факты, события. Много разновидностей, т.к. составляются они в разных ситуациях:

· прием договорных работ

· инвентаризации

· прием – передачи и др.

Составляются комиссией: постоянно действующая или назначенная руководителем.

Бланки: если внутренний документ, то бланк общий, если внешний документ, то бланк фирменный.

Часть вводная: указывает основание его составления (факты, события, указание руководителя, ссылка на другой документ).

Затем состав комиссии:

· ФИО председателя

· ФИО членов комиссии (по алфавиту)

· ФИО присутствующих

Допустимо в акте: заголовок, гриф секретности.

Часть основная:

· цели и задачи

· существо проведенной работы

· результаты работы.

Подписи: председателя комиссии, члены комиссии.

Если юридически важные акты нужно: утверждение руководителя, печать для завершения.

Коммерческие акты – особая группа:

· типографский бланк типовый нельзя использовать: исправления, подчистки, помарки.

· все дополнения, исправления оговариваются 2-мя сторонами.

· подписи двухстороние.

Докладные записки.

· адресуются руководителю

· излагается какой-то вопрос с выводами и предложениями.

· необходимость:

· о чем-то поставить в известность

· поддать предложения о чем-то.

· способ составления: вручную, ПЭВМ, машинка печатная.

· порядок оформления: заголовок, текст (часть 1 – повод составления, часть 2 – выводы и предложения).

· подписи: внутренние докладные записки – подпись автора; внешние – подпись руководителя.

· дата: дата подписания.

· срок хранения: по основной производной деятельности предприятия – 5 лет; остальные – по внутреннему порядку на предприятии.

Контракты.

Это основной документ во взаимоотношениях между организациями.

Это есть соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, цены, права и обязанности.

Этапы формирования:

a) предложение заключить контракт: направляется оферта (содержит условия предлагаемой сделки): здесь проект контракта.

b) принятие предложения другой стороной, т.е. согласие (называется акцептом) один экземпляр возвращается стороне, приславшей проект.

c) обмен документами, почтой, телеграмма, факс и т.д.

При составлении нужно:

· излагать все конкретно

· юридически граммотно составлять

· составные части документа:

a) название вида и заголовок (чего? о чем?)

b) дата, место составления, номер

c) наименования сторон (фирм) (полно или кратко)

d) предмет контракта

e) условия и сроки исполнения

f) условия оплаты, сроки оплаты, порядок расчетов

g) порядок сдачи – приема выполненных работ

h) ответственность обеих сторон + санкции за невыполнение условий

i) гарантии, страхование

j) переход права собственности и риски

k) порядок разрешения споров

l) юридические адреса сторон (полные)

m) подписи должностных лиц (ФИО, должность, расшифровка подписи, дата подписания).

n) печати фирм – контрагентов

· Срок хранения:

· с иностранными фирмами 10 лет

· внутри государства – 3г.

Устанавливается после проведения по ним ревизии.

Служебные письма. Факсы.

Это деловая переписка. Относится к основным документам предприятия.

Письма.

Это общее название различных документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению делятся на:

· инструкционные (письма)

· гарантийные (запросы)

· информационные (приглашения)

· рекламные (извещения)

· рекламационные

· коммерческие

Инструкционные (директивные):

1) от вышестоящих органов власти и управления

2) содержат рекомендации, указания.

Гарантийные: гарантии по конкретным вопросам.

Информационные: события, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные: товары и цены их, услуги.

Коммерческие: при составлении контрактов здесь: предлагаемые услуги по контракту, рекламации и ответы на них и т.п.

Рекламационные (претензионные): требования возмещения убытков в нарушение договора другой стороной. Обязательно к рекламационному письму приложить документ, который подтверждает рекламацию.

Кредитные (при работе с иностранными партнерами): требование предоставления гарантийного письма из банка об оплате услуг.

Запросы: просьба разъяснить факт, событие. Побуждает дать ответное письмо. Возможны сопроводительные письма. Здесь посылается документ, который сопровождает основной документ. Даются указания, сроки.

Бланки: д./писем: специальный бланк для писем и факсов.

Реквизиты: а) заголовочная часть дата, номер + индекс, ссылка на входящий документ (номер + дата)

б) адресат: фирма, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый адрес.

если адресатов несколько:

если не >4-х: сначала основной адресат, затем другие (их адреса полные).

Если>4-х: составляется список адресатов, на каждом экземпляре – только 1-н адресат.

в) если письмо направляется в дополнение к посланному ранее письму, то следует указать сноску на него.

г) текст: лаконичный, последовательный, убедительный, конкретный, объективность фактов событий, полнота + краткость + ясность.

Вводная часть: причины, побудившие к составлению письма. Ссылки на факты, даты, документы.

Часть 2: формулировка основной цели (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Допускается для концентрации внимания адресата (получателя) менять местами логические части текста.

В деловых письмах характерна повторяемость одних и тех же оборотов, их надо усвоить и можно тогда легко составлять любые письма.

Часто распорядительные обороты в разных типах писем рассматриваем на практике.

д) Подписи:

· по финансовым вопросам: руководитель + главный бухгалтер.

· гарантийные, имеющие юридические и финансовые последствия: заверить печатью.

Деловые письма с иностранцами оформляются по международному стандарту: определенные реквизиты, их четкое расположение, бланк с полями 2,54мм.=1дюйм, подробнее – на практике.

Факсы.

По телефонным каналам передают, принимают (телефаксограммы называются).

· оперативно

· любые виды документов и приложения к ним (графики, фото таблицы и др.)

· оформление: обычное деловое письмо (требования те же); дополнительные данные: данные самого аппарата (код отправителя, № аппарата, дата + время передачи, количество страниц).

· отправитель должен получить подтверждение от получателя, что информация принята (код фирмы – получателя и + данные его факса и т.п.). Слово “ОК” – обязательно!

· Срок хранения писем, факсов: внутренние – 3 года; с иностранцами – 10 лет.

· Факсограммы желательно копировать.

Должностные инструкции.

Это составная часть организационных документов. Они определяют обязанности права, функции сотрудников. На основе Д.И. составляется трудовой контракт с сотрудником. В конфликтных ситуациях рассматривают тр.к. - кт + Д.И.

Д.И. разрабатывает инспектор кадров или ведущий специалист.

Д.И. согласовывается с юристом.

Д.И. подписывает руководитель предприятия.

Любые изменения в Д.И. вносятся приказом руководителя.

Основные разделы Д.И.:

I. общие положения

II. функции

III. должностные обязанности

IV. права

V. ответственность.

Общие положения устанавливают:

· область деятельности специалиста

· порядок его назначения и снятия с должности

· квалификационные требования

· подчиненность специалиста

· должностные лица, которыми он руководит.

· указывается нормативные документы, которыми он руководствуется в работе

Функции: указ, основные направления его деятельности.

Должностные обязанности: конкретные виды работ, которые должен выполнять специалист.

Права: права, которые имеет специалист при выполнении своих обязанностей.

Ответственность: за что конкретно несет ответственность данный специалист.

Дополнительный раздел: регулировка трудовых отношений между должностными лицами, круг служебных связей специалиста, порядок предоставления отчетов, планов и др.

Срок хранения – 3 года после ввода в действие новых Д.И.

Справки.

Это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

Справка выдается по просьбе сотрудника. При необходимости указывают должность, квалификацию, время работы, заработную плату. типовые справки, бланки можно создать на своем предприятии (с трафаретом).

Схема формирования:

1) в начале: ФИО (полностью) лица кому дана справка – именительный падеж.

2) правый верхний угол: место, куда подается справка

3) реквизиты: дата подписания + регистрационный номер (если есть регистрация)

4) количество зкземпляров =1 – если не касается производства; =2, если по производственному вопросу.

составитель

a.

- руководитель

Допустимо несколько разделов в справке:

· по разным вопроосам

· каждый с новой строки, абзаца оформить в виде таблицы.

Если кол – во экземпляров спрравки = 2, то один – получателю, второй – подшить в дело.

Телефонограммы.

Это документ по оперативным вопросам, передается по телефону, записывается получателем.

Реквизиты:

· наименование фирмы

· название вида документа

· дата + время передачи, приема

· адресат

· текст

· подпись

· должность + ФИО передающего, принявшего

· № телефона фирмы передающей, принявшей.

Телефонограммы составляет секретарь или другой специалист по указанию руководителя: бланк – А5 или типовый спец. бланк по предприятию.

Текст: лаконично, кратко, четко, точно (дата, время, вопросы).

Требуется подпись руководителя.

Если в несколько фирм передается то, прилагается список- кому (№ тел.)

Порядок передачи (правило):

1) сооющить наименование своей фирмы, № тел., вид документа, передать текст

2) после передачи записать: должность, ФИО принявшего телефонограмму, № телефона, дата, время передачи.

Порядок приема (правило):

записать название фирмы, № телефона, текст, должность, ФИО лиц, подписавших и передавшего лица, дата + время приема.

Во избежение неточностей в приеме текста его следует повторить, указав все знаки препинания. Хорошо регистрировать телефонограммы в журнал. При работе с иностранными фирмами – это обязательно. Срок хранения телефонограммы – не> 1 года.

Доверенности.

Это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятие или частное лицо).

Назначение этого документа: представлять интаресы доверителя перед третьим лицом.

Виды доверителей:

a) оформительные (выданны предприятием)

b) личные (выданны физическим лицом).

1. Официальные: на совершение каких-либо сделок, получение денег, материальных ценностей и т.п.

Реквизиты: наименование предприятия, его юридический адрес, название вида докумета, дата, индекс + номер, текст, подписи должностных лиц, печать предприятия.

Текст: в тексте должны быть указанны:

· должность + ФИО + паспортные данные доверенного лица

· наименование организации, где это действие будет произведенно

· вид действия

· образец подписи доверенного лица

· срок действия доверености.

Бланк: специальный.

Подписи: финансовые доверенности: руководитель + гл. бухгалтер.

2. Личные (от лица-доверителя): получение зарплаты, пенсии и т.п.

Реквизиты:

· название вида документа

· дата

· текст (с указанием доверителя, доверенного лица, вида действия)

· подпись и расшифровка подписи доверителя

· подпись должностного лица, заверившего документ.

· печать организиции, где работает доверитель

Срок действия доверенности:

· если не указан, то не >1 года

· иначе указан в документе

Срок хранения 3 года.

Тема: Документы по личному составу.

КЗОТ РФ – комплекс законов о труде – им регулируются отношения между работником и трудовым коллективом, предприятием.

На основании статей КЗОТа на предприятии устанавливают единый порядок оформления приема, перевода, увольнения сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Перечень документов:

· трудовые контракты (договора) [предприниматель+работник]

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе)

· трудовые книжки

· личные карточки, форма Т2

· личные дела

· лицевые счета по зарплате.

ДЛС – наиболее важные документы на предприятии.

Оформлять и вести их надо тщательно, аккуратно, хранить строго в течение нужного срока (т.к. нужно выдавать справки бывшим сотрудникам по их траьованию).

Помнить: все сведения ДЛС о каждом работнике конфинденциальны.

1) Прием на работу (схема):

Трудовой контракт

Приказ о приеме запись в трудовую книжку

личная карточка Т2 или личное дело

лицевой счет по зарплате

Трудовой контракт – наиболее важный документ.

На основе приказа о приеме идет оформление личных документов.

Копии приказа личное дело

бухгалтер

табличный номер + лицевой счет по зараб. плате.

2) Нормативные (схема)

Заявление работника.

Приказ об увольнении запись в трудовой книжке

запись в личной книжке Т2 или личном деле

Копия приказа личное дело

бухгалте. (полный расчет).

3) Перевод (схема)

Приказ по ЛС о переводе на др. должность

запись в лицевом счете по заработной плате

запись в личной книжке Т2 или в личном деле

запись в трудовой книжке.

Копии приказа бухгалтер (оклад + изменения по заработной плате)

личное дело

Трудовые контракты.

Этот документ фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Стороны трудового контракта: 1 – предприятие (работодатель); 2 – работник (контрактант).

Заключается в письменной форме: это повышает силу действия контракта.

В трудовом контракте необходимо указать главное:

· место работы (конкретный адрес предприятия)

· конкретную работу, которую должен выполнять работник согласно своей квалификации

· дата начала, конца работы: в срочных трудовых контрактах

· оплата труда

· обязанности предприятия по обаспечению охраны труда

· возможны дополнитальные условия (испытанный срок, дополнительный отпуск).

категории работников

трудовые контракты

на постоянных, на временных работников

совместителей

основное место работников

· обязанности работника в соответствии с той должностью, на которой он принят

· условия: основания увольнения, дисциплинарные взыскания, введение материальной ответственности (кроме тех, что указаны стр. 121 КЗОТ РФ).

· оклад, надбавки, доплаты.

· кол-во экземпляров = 2 (проедприятию, работнику)

· подпичси: руководитель предприятия + работник

· печать обязательно.

· срок хранения: - 75 лет, если нет приказов по личному составу; 5 лет – после увольнения работника при наличии приказа.

Приказы по личному составу.

Ими оформляются: прием, увольнение, перевод сотрудников.

Заключение трудового контракта не исключает издания приказа на прием на работу.

Приказ личного состава:1) группируются в отдельное дело

2)имеют самостоятельную нумерацию

3) к номеру добавляется индекс “л/с”

4) оформляются на бланкахдля внутренних документов.

В заголовке: о переводе на другую рабпту, о приеме на работу ФИО, об увольнении ФИО.

5) могут составляться на несколько человек: здесь можно и об увольнении и о приеме, но на каждого сотрудника отдельным пунктом оформляется.

Приказы по личному составу обьявляются работнику под расписку: эта отметка проставляется в самом приказе по личному составу ниже подписи и визы.

Текст: “с приказом ознакомлен”.

Срок хранения приказа по личному составу – 75 лет.

приказ личного состава: прием, увольнение, переводы, тарификация, отпуск и т.п.

На предприятиях разработанны типовые бланки приказов личного состава.

Трудовые книжки. Личные карточки Т2. Личные дела.

Все эти виды документов относятся к группе по личному составу (ДЛС).

Трудовые книжки ведутся на всех предприятиях, независимо от форм собственности.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж человека.

При приеме на работу представляется трудовая книжка.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, и заполняется в его присутствии.

Типичный лист: ФИО – полностью (без сокращений); дата рождения – полностью; сведения об образовании (основание – аттестат, диплом или другой документ); подпись работника о/к, выписавшего трудовую книжку; печать предприятия, подпись работника.

Запись в трудовую книжку на последующих листах начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Все записи – в точном соответствии с приказами (прием, перемещение, увольнение и т.п.).

Запрещено: исправления, зачеркивания, помарки. В случае необходимости исправления все подтверждаются подписью должностного лица и печатью. Если в трудовой книжке не хватает места для записей, заводится вкладыш к ней (он вшивается в трудовую книжку).

При увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения.

· Хранятся трудовые книжки в сейфе в о/к.

· Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не <50 лет.

Личные карточки ф. Т-2.

Это основной документ по учету персонала предприятия. Заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Записи в личной карточке делаются на основании всех документов, представленных работником:

· паспортные денные

· домашний адрес + телефон

· данные об общем и непрерывном стаже

· сведения о воинском учете (военный билет)

· все сведения о перемещении сотрудника

· отпуска все

· дата + причина увольнения.

Все записи делаются с указанием номеров приказов + дата приказа.

Записи: четко, без исправления и помарок.

Личная карточка заводится работником о/к или секретарем – референтом.

· Хранятся личные карточки в сейфе отдельной картотекой в алфавитном порядке, в доном экземпляре.

· На уволенных работников личные карточки собираются в отдельное дело по алфавиту (по первым 3-м буквам фамилий)

· Перед сдачей в архив все личные карточки нумеруются, на них составляется внутренняя опись.

· Срок хранения личной карточки Т-2 -75 лет.

Личные дела.(Л.Д.)

Личное дело (досье) – это совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Л.Д. могут заводится на всех сотрудников предприятия, но обычно только на руководителей и на ведущих специалистов, а на остальных работников – л.к. т-2.

Этот вопрос предприятие само решает, как считает нужным.

В состав Л.Д. входят такие документы:

· опись документов, имеющихся в Л.Д.

· анкета или личный листок по У.К.

· автобиография или резюме

· копии документов об образовании

· копии документов об утверждении в должности

· характеристики и рекомендации

· трудовой контракт (договор)

· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении.

· дополнение к личному листку указов

· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

В Л.Д. могут быть внесены списки изобретений, научных трудов и др.

Запрещено требовать от работника документы, не предусмотренные законодательством.

Л.Д. заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, по мере их поступления, подшиваются в скоросшиватель. Сверху на папке пишут полностью ФИО работника.

· Хранятся Л.Д. инспектором о/к и секретарем-референтом в сейфе.

· Выдаются Л.Д. только во временное пользование определенным должностным лицам.

· Изменения в Л.Д. вносятся только ответственным работником, ведущим эти дела.

· Л.Д. на уволенных работников передаются в архив, срок хранения – 75 лет.

СОСТАВ И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ

РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ

В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) заявление о приеме на работу, направление или представление;

3) анкета или личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании;

6) харакреристики;

7) выписки пз приказов (о приеме, перемещении, увольнении);

8) дополнение к личному листку по учету кадров;

9) дополнение к личному делу по учету поощрений;

10) справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Московский городской комитет

По народному образованию

ОТДЕЛ КАДРОВ

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

№_______

Зои Сергеевны Боровицкой

ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫМ ДЕЛОМ:

1. Личное дело, взятое из отдела кадров, хранится наравне с документами для служебного пользования.

2. Не допускается:

задерживать личное дело более 3 дней;

выносить личное днло из здания управления.

3. При полбзовании личным делом воспрещается:

производить какие-либо исправления записей в личном деле или вносить в него новые;

извлекать из личного дела документы, а также помещать в него новые.

Тема: Составление личных документов.

Документы личного характера составляются в случае необходимости персонального обращения к руководству предприятия или в государственные учреждения (просьбы, жалобы, ходатайства и т.п.).

Виды: заявление, автобиография, расписка, доверенность (личная), резюме.

Реквизиты обязательные: название вида документа, дата, подпись.

Текст – форма произвольная.

Заявление:

· содержит просьбу или предложение

· адресовано должностному лицу или организации.

Реквизиты: адресат, название вида документа, дата, адрес (кому), текст, подпись.

Есть типизированные бланки заявлений.

Резюме: содержит краткие сведения биографического характера, представляется при трудоустройстве в коммерческую фирму или в инофирму.

Реквизиты: название вида документа + дата + ФИО + должность + почтовый адрес претендента + номер телефона + текст + подпись.

Текст резюме содержит:

· персональные данные

· цель трудоустройства (какую именно работу и должность хотел получить претендент)

· образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы)

· опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и жат)

· дополнительная информация (ин. языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.)

· рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме в хронологическом порядке описывает кратко этапы своей жизни и трудовой деятельности.

Запрещено: исправления и помарки.

Реквизиты:

· название вида документа

· текст (сведения о себе в хронологическом порядке)

· подпись

· дата

Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Реквизиты:

· название вида документа

· дата

· текст

· подпись лица, давшего расписку.

Текст содержит:

· ФИО + должность лиц, выдавших и получивших ценности

· перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках еще прописью с большой буквы)

· подпись лица, давшего расписку.

Доверенность (личная) – документ свидетельствует о предоставлении права доверенному лицу на совершения определенных действий или получение денежных, товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина).

Реквизиты:

· название вида документа

· дата

· ФИО лица, кому выдана доверенность

· содержание

· подпись доверителя

· подпись должностного лица, заверившего доверенность

· печать

Текст – произвольный. Бланк – произвольно.

Характеристика – официальный документ, его выдает администрация учреждения, предприятия. Содержит отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося.

Реквизиты:

· наименование вида документа

· должность + ФИО или на которое составляется характеристика

· год рождения + национальности

· образование

· текст

· должность лица, составившего характеристику

· его подпись

· расшифровка подписи

· дата.