Регистрация и учет документов

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1. Регистрация и учет документов

2. Организация контроля за исполнением документов

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки ин­формации в схемы должны быть включены вычислительные цен­тры и все пункты обработки документов с помощью средств вы­числительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, по­ступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработ­ку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с це­лью распределения поступивших документов на требующие обя­зательного рассмотрения руководством и направляемые непосред­ственно в структурные подразделения и ответственным исполни­телям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресован непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные докумен­ты после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям..

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются ли­цом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержа­нием до рассмотрения документа руководством организации.,

Порядок обработки отправляемых документов. Документы,от­правляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформ­ляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизо­ванно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инс­пекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, от­ветственных за документационное обеспечение. Документы пере­даются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в ком­плексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет докумен­тов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размножен­ный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых Документов осуществля­ется по учетным карточкам и журналам учета работы вычисли­тельного центра. Результаты учета документов обобщаются служ­бой документационного обеспечения и представляются руковод­ству организации для выработки мер по совершенствованию ра­боты с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с доку­ментами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает peгистрацию и индексирование документов, создание на их основе ин­формационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная раз­работка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классифи­катора корреспондентов, классификатора структурных подразде­лений (при наличии типовых структур), классификатора назва­ний видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях; заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его равных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, неисполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающее из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами числительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваем— в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного разделения в другое оно повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания, например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские водки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению — в отделе снабже­ния, протоколы и решения коллегии — в секретариате, распоря­дительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации документы, поступающие из выше­стоящих организаций или направляемые им, — в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс по­ступления документа), заголовок документа или его краткое со­держание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, ав­тор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных рек­визитов в случае необходимости может быть дополнен следующи­ми: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получе­ние документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карто­чек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистра­ционных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществ­ляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-конт­рольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соот­ветствии с используемыми классификаторами. Составляются сле­дующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по гео­графии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Ин­формационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС фор­мируются на основе информации о документах, зафиксирован­ной на машинных носителях.