Место ИЭТР В ЖЦ изделия

Классификация систем электронного документооборота по используемой СУБД

Классификация систем электронного документооборота по архитектуре

Классификация систем электронного документооборота по размеру предприятия

Классификация систем электронного документооборота по принципу работы с документами

Классификация систем электронного документооборота

Проблемы и риски внедрения СЭД

Во многом проблемы и риски внедрении СЭД совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям:

· нарушение сроков проекта;

· нарушение бюджета проекта;

· неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);

· полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении СЭД связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения СЭД стоит отнести:

· консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;

· низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;

· неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);

· недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;

· нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

· детальное предварительное проектирование работы СЭД на данном предприятии;

· четкие директивы и личный пример руководства;

· обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.

· поэтапность внедрения.

Существует несколько классификаций систем электронного документооборота: по принципу работы с документами, по масштабу (размеру) предприятия, по архитектуре, по используемой СУБД.

Данная классификация связана с разделением комплекса работ с документами на две части: хранение документов и организация движения документа от одного субъекта к другому. Поэтому СЭД могут быть разделены на системы управления документами (СУД) и системы управления деловыми процессами (СУДП). Первые системы реализуют функции электронного архива и организации совместной работы над документом (groupware). Вторые - прохождение документов-заданий между сотрудниками по заранее определенному маршруту. Документы-задания инициируют деловые процессы, связанные с их выполнением, поэтому данные системы называют системами управления деловыми процессами (workflow).

Делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процессы (процедуры) там, где их необходимо сопроводить документами. В некоторых случаях (особенно для государственных организаций), деловые процессы могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процессов, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием: деловые процессы – за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями. Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процессов.

Системы управления деловыми процессами предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее определяется движение документа по всем рабочим местам, и определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на одном уровне.

К системам управления документами (СУД) можно отнести следующие программные продукты - «МS Ехсhаngе», «Lotus Notes», «МS Оutlook», «Link Works» и др., а к системам workflow программные решения - «Optima-Workflow», «Staflware», «Documentum» и т.д.

По размеру (масштабу) предприятий различают: корпоративные СЭД, СЭД для средних предприятий и СЭД для организации персонального документооборота.

Внедрение и эксплуатация корпоративных СЭД характеризуется привлечением компаний-разработчиков программного обеспечения для адаптации СЭД на предприятии, интеграции в систему управления предприятием, высокими требованиями к аппаратному и программному обеспечению, широким диапазоном выполняемых функций, высокой производительностью и стоимостью. Таким образом, приобретение корпоративной СЭД могут позволить себе только крупные предприятия. Необходимо отметить, что корпоративные системы являются мощным инструментом автоматизации делопроизводства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный документооборот. Внедрение корпоративной СЭД требует больших финансовых затрат и длительного времени. В качестве примера таких систем можно назвать программные разработай - «Optima-Workflow», «Documentum», «Lotus Notes», «БОСС-Референт» и др.

СЭД для средних предприятий рассчитаны на достаточно большой круг клиентов. Внедрение и эксплуатация таких систем требует меньших финансовых и временных затрат по сравнению с корпоративными СЭД, но требования к техническим и программным средствам, а также к квалификации персонала (ИТ-специалисты и остальные пользователи) остаются достаточно высокими. Этот класс представляют следующие программные продукты - «Эффект Офис», «Staflware», «Дело» и др.

Что же касается систем для организации персонального документооборота, то здесь можно отметить, что представители этого класса являются наиболее востребованными. Простота конфигурирования, удобный интерфейс, низкая стоимость, невысокие технические и программные требования, быстрое внедрение - основные достоинства таких систем. Данные СЭД часто представлены в виде нескольких дополняющих друг друга систем, например, система делопроизводства может функционировать совместно с электронным архивом и подсистемой контроля выполнения поручений (все системы представлены одним разработчиком). Здесь можно назвать некоторые программные продукты - «1С-Архив», «Евфрат», «LanDocs», «DocsFusion» и др.

По архитектуре различают следующие СЭД: системы-конструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ и системы-приложения.

Системы-конструкторы содержат программные средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. СЭД такого типа построены на основе принципов модульности, открытости и масштабируемости. Можно отметить, что корпоративная СЭД является, как правило, одновременно и системой-конструктором. В качестве примера можно назвать следующие программные разработки - «Documentum» и «DocsFusion».

Системы электронного документооборота, работающие на платформе мощных программ, позволяют использовать их функциональные возможности в контексте автоматизации документооборота. Здесь в качестве платформы могут выступать корпоративная СЭД или комплекс интегрированных программ, предназначенный для автоматизации управления предприятием в целом. Важно отметить, что особенностью внедрения и эксплуатации систем данного класса является необходимость обязательной установки всего комплекса программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. Таким образом, стоимость такой СЭД складывается из стоимости самой программы и стоимости базовой платформы. Также часто к проблеме выбора СЭД добавляется проблема выбора программной платформы. Поэтому основным достоинством таких систем является мощность, а основными недостатками — возможная избыточность и высокая цена. Программные решения «Optima-Workflow», «БОСС-Референт». «Office Media» можно отнести к системам данного класса

СЭД относящиеся к классу систем-приложений представляют собой самостоятельные программные продукты, не требующие специальных программных средств. Такие системы достаточно легко внедряются и эксплуатируются. Например, такие системы как «Дело» и «LanDocs».

В данной классификации СЭД можно разделить на два больших класса - на системы, использующие собственную СУБД и системы, использующие специализированные (промышленные) СУБД. Основу любой СЭД составляют базы данных, в которых хранятся документы, значения их реквизитов, индексированные тексты документов, необходимые для организации контекстного поиска, информация, необходимая для администрирования системы, информация о настройках пользователей.

Некоторые СЭД имеют в своем составе собственную систему управления базами данных, и ее разработчиком является производитель данной СЭД. Основным недостатком таких СЭД является вероятность недостаточной мощности встроенной СУБД для эффективного управления хранением большого объема данных. К данному классу можно отнести следующие программные продукты - «Эффект Офис» и «Гран-Док».

Системы другого класса, например, такие как «Optima-Workflow» и «Дело», ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle.

Понятие Единого Информационного Пространства (ЕИП) является ключевым понятием CALS-технологий. Создание ЕИП, которое охватывало бы все стадии Жизненного Цикла (ЖЦ) -это стратегия CALS. Потребитель является полноправным участником ЖЦ на этапе эксплуатации изделия и ему необходимо обеспечить доступ в ЕИП. Однако использование для этих целей PDM-системы нецелесообразно в силу ее большой стоимости и значительного срока внедрения и освоения. К тому же, если потребитель эксплуатирует изделия от разных поставщиков, ему придется иметь дело с разными ЕИП и, соответственно, разными PDM-системами. Учитывая это, а также то, что потребителю необходимы только эксплуатационные данные об изделии, в качестве средства доступа к ЕИП он будет использовать не PDM-систему, а интерактивные электронные технические руководства (ИЭТР).

Рисунок 1

С точки зрения концепции CALS, предусматривающей преемственность в передаче информации на всех стадиях жизненного цикла, ИЭТР - это документ, формируемый в значительной степени автоматически на основе конструкторского описания изделия.

На первом этапе такие системы, как интерактивные электронные технические руководства предназначались для узкого круга пользователей, как правило, сложнейшей техники, для которых затраты на их создание для каждого конкретного случая окупались.

Однако, с одной стороны - расширяется круг пользователей ИЭТР и соответственно тираж таких систем, с другой стороны - один и тот же пользователь часто пользуется большим количеством сложных изделий. Это приводит к необходимости использования разных систем интерактивных технических руководств, что породило мысль о том, что необходимо унифицировать их интерфейс и соответственно их представление для каждого пользователя.

Используемые в настоящее время системы первого поколения рассчитаны на достаточно подготовленных и обученных пользователей. Каждая из них снабжена, как правило, объемной документацией по использованию самой системы и предусматривались специальные курсы по обучению пользованию ей. Система нового поколения должна отличаться интуитивно понятным интерфейсом и обеспечивать использование ее разными классами пользователей, как не подготовленных, так и достаточно подготовленных для эксплуатации изделия и компьютерных программ