2014-02-09
876
Рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека выступает документ. Документ определен как “ материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по
Документации
Организация делопроизводства. Документ и система
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Связывая процесс управления с документированием, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации; хранение и поиск информации.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.
Корреспонденция – это совокупность писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Эти функции отражаются в документах.
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
- документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;
- документы по функциям управления.
Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:
1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);
2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);
3) организационно-распорядительные документы (протоколы);
4) информационно-справочные документы (справки, докладные записки письма, телеграммы, телефонограммы и др.);
5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы).
Для выработки определенных принципов составления и оформления
документов, форм и методов работы с ними, производится их классификация. Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, исполнения и хранения, степени подлинности и ряду других признаков. Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным, внешнеторговой деятельности и др.
Документы классифицируют по различным признакам.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию – первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.
По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По наименованию - приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.
По месту составления - внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По степени гласности - обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе - подлинные и подложные документы.
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.
Подлинник – это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр документа.
Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово «Копия». В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.
Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником.
Дубликат – это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.
Выписка – это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишется заголовок «Выписка» и указывается, из какого документа она сделана, его индекс и дата. Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью.
По срокам исполнения - срочные, весьма срочные, несрочные.
По количеству отраженных в них вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).
По форме - стандартные и нестандартные.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).
