Создание автоматически выполняемых макрокоманд

Запуск макросов

После создания макроса необходимо запустить его для проверки в действии. Для запуска макроса можно воспользоваться окном диалога Макрос, щелкнуть на созданной кнопке, нажать сочетание клавиш, или выбрать в меню команду вызова макроса.

Для запуска макроса с использованием окна диалога Макрос необходимо выполнить следующие действия.

Нажать сочетание клавиш Alt+F9 или выбрать команду Вид►Макрос►Макросы. В результате Word отобразит на экране окно диалога Макрос.

В списке Макросы из выбрать шаблон или документ, содержащий требуемый макрос. В текущем документе, шаблоне текущего документа и шаблоне Normal.dot могут содержаться различные библиотеки макросов.

Дважды щелкнуть на имени макроса, который требуется выполнить, или выбрать это имя в списке и щелкнуть на кнопке Выполнить. В результате Word закроет окно диалога Макрос и запустит выбранный макрос.

Вы можете создавать макрокоманды, которые будут запускаться автоматически всякий раз во время

выполнения определенных задач (например, загрузка Word, открытие или закрытие файла). В программе

предусмотрены пять специальных имен для макрокоманд, которые распознаются и выполняются Word в

соответствующие моменты времени. Эти имена и условия их выполнения приведены в табл.1.1.

Табл.1.1. Автоматически выполняемые макрокоманды

Кроме всего прочего, эти макрокоманды можно выполнять в произвольное время — точно таким же о6разом, как вы запускаете и любой другой макрос. Если вы еще не создали для них ни комбинаций клавиш, ни кнопок на панели инструментов, из меню Вид выберите команду Макрос, Макросы; выделите необходимый макрос и щелкните на кнопке Выполнить. В каких же случаях можно пользоваться этими именами?

Вы можете использовать имя AutoExec для того, чтобы в самом начале работы с Word на экране появлялось диалоговое окно с набором различных настроек для пользователей. Например, макрос может выводить диалоговое окно, в котором необходимо указать, какой тип документа желает создать пользователь. Когда он или она введет необходимые данные, в Word откроется новый документ, основанный на соответствующем шаблоне.

Другое возможное применение макроса AutoExec — автоматическое открытие документа, над которым вы работали в прошлый раз. Это макрос, состоящий всего из одной команды. Перейдя в режим записи макрокоманд, в меню Файл из списка последних вызванных документов выберите самое первое имя файла (1). Затем остановите запись макрокоманды.

Именем AutoNew можно воспользоваться, чтобы при каждом создании документа предлагать пользователю перечень схожих настроек и параметров, применимых только для определенного типа документов. Например, вы можете присоединить макрос с именем AutoNew к шаблону своих информационных писем; этот макрос будет выводить диалоговое окно с требованием указать тип создаваемого проекта: стандартный или срочный. В зависимости от введенного пользователем типа макрос использует различные конструкции Автотекста. Другой вариант применения AutoNew – отображать на экране строку ввода или диалоговое окно, требующие от пользователя ввода текстовой информации.

Имя AutoOpen используется для запуска макрокоманды, которая будет обновлять все поля записи базы данных каждый раз при открытии документа, поскольку автоматическое обновление полей в Word не предусмотрено. Создать такой макрос проще простого: перейдите в режим записи макрокоманд, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+A>, затем нажмите клавишу <F9>, после чего остановите запись макроса. а

Используйте имя AutoClose для макрокоманды, которая открывает диалоговое окно Правописание всякий раз при закрытии файла. Назначение такого макроса заключается в том. чтобы пользователь сразу же проверил орфографию или хотя бы просто напомнить ему об этом. Создать такую макрокоманду? Нет ничего проще! Перейдите в режим записи макросов, щелкните на кнопке Правописание, которая находится на панели инструментов Стандартная, а затем остановите запись. Кроме этого, вы можете использовать имя AutoClose для макрокоманды, которая после закрытия файла будет сохранять не только сам документ, но и его резервную копию.

Неплохо было бы иметь макрос с именем AutoExit, который восстанавливал бы только те параметры, которые были изменены в течение данного сеанса работы с Word. Например, если вы используете свой компьютер совместно со своими коллегами по работе, естественно, что они введут свои имена и инициалы в диалоговом окне Пользователь. Однако вы можете создать макрос AutoExit, который вызовет команду Параметры из меню Вид и в разделе Пользователь автоматически восстановит ваши имя и инициалы.

Замечание 1. Макрокоманды с именами AutoExec и AutoExit хранятся исключительно в шаблоне Normal.dot, а вот макросы AutoNew, AutoOpen и AutoClose могут быть различными для каждого отдельного шаблона. Таким образом, Word предлагает вам разнообразные вспомогательные средства: инструментарий, диалоговые окна или справочные руководства, в зависимости от типа документа, над которым вы работаете.

Замечание 2. Если же вы хотите загрузить Word без выполнения макроса AutoExec, просто при запуске программы нажмите клавишу <Shift>.