Нормирование и регламентация управленческого труда как важное направление в оценке эффективности управленческой деятельности

В рамках дисциплины «Оценка управленческой деятельности» важное место уделяется подходам и методам нормирования и регламентации управленческого труда, последующей оценки его эффективности.

Исходным пунктом решения данной задачи является необходимость регламентирования управленческого труда персонала. Несмотря на активные исследования по теории и практике совершенствования систем управления в целом и регламентирования управленческой деятельности в частности, многие вопросы остаются пока нерешенными. Это касается проблем установления границ регламентирования управленческого труда, определения рационального состава регламентов, расчета и оценки количественных показателей управленческой деятельности персонала, методологии проектирования регламентирующей документации и ряда других.

В этой связи необходим поиск, формирование и разработка теоретических, методических и организационных вопросов, не нашедших решения в научных исследованиях. К их числу относятся: упорядочение и классифицирование регламентов управленческого труда с позиций комплексного охвата всех звеньев системы, методология определения количественных и качественных показателей управленческой деятельности персонала, организационные формы и методы управления процессом регламентирования управленческого труда персонала организации.

Совершенствование организации управления производственно-хозяйственных систем предусматривает комплекс мероприятий, связанных с рационализацией функционально-иерархического разделения труда и организационных структур управления, типизацией управленческих процедур, оптимизацией численности управленческого аппарата и ряд других.

Особую актуальность вышеперечисленные вопросы приобретают при проектировании управляющих систем для вновь создаваемых организаций, высокие темпы роста которых обусловлены современными условиями развития рыночной экономики.

В настоящее время разработка вопросов управления в проектах новых организаций, обычно ограничивается выбором структуры управления и определением штатов управленческого персонала, т.е. подразумевается, что система управления сформируется в процессе деятельности работников аппарата управления, которыми будет укомплектована данная организация.

При формировании системы управления новым предприятием задачи и функции структурных подразделений определяются в самом общем виде. Сотрудники формируемых структурных подразделений, как правило, сами устанавливают порядок деятельности подразделения, разрабатывают формы документов и схемы их движения. Каждый отдел или служба нередко принимает свою (отличную от других) систему работы. В итоге информация и ее обработка дублируются несколькими подразделениями. Возникает много избыточной, никем не используемой информации, тогда как необходимая информация отсутствует.

Как показывает практика, без превентивной разработки проекта системы управления создать в течение освоения нового предприятия оптимальную взаимосвязанную систему работы аппарата управления не представляется возможным. На новом предприятии на это обычно требуются годы. Нередко возникает необходимость в переделке системы управления, сформировавшейся к моменту выхода предприятия на полную мощность.

Отсутствие в проектах новых предприятий решений по регламентированию и оценке управленческой деятельности увеличивает сроки их освоения, сдерживает рост производительности труда, ухудшает другие важные экономические показатели деятельности предприятий. Поэтому формирование системы (технологии) управления новым предприятием необходимо начинать еще на стадии его проектирования. Другими словами, система управления производством должна быть четко спроектирована как и само производство. Проектирование системы управления новым предприятием создает условия для организации управления на научной базе, на основе системного подхода, позволяет ускорить формирование аппарата управления нового предприятия, обеспечить оптимальное разделение и кооперацию управленческого труда, а также организационную структуру, технологию и технику управления.

Реализация проекта системы управления, разработанного на базе научных форм, методов, технических средств, соответствующего зарубежного и отечественного опыта, обеспечит создание эффективной системы управления с самого начала функционирования нового предприятия.

По данным зарубежных фирм, сроки окупаемости вновь создаваемых предприятий сокращаются в 2 раза, если в проекты включаются решения по регламентации управления.

Наряду с проблемой отсутствия качественных проектов управляющих систем для вновь создаваемых и действующих предприятий существует проблема разработки проектов по оптимизации и рационализации малоизученных и слабо формализуемых управленческих процессов.

Необходимость совершенствования управленческих процессов возникла в нашей стране и за рубежом относительно недавно — в конце 50-х начале 60-х гг. 20-го века. Зарубежные авторы связывают «революцию в административном управлении» с ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объемов административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью и т.д.), резким увеличением объемов информации и документооборота и как следствие необходимостью четкой организации управленческого труда, рационализации управленческих процессов, т.е. комплексных действий по совершенствованию управленческого деятельности.

В связи с вышесказанным рассмотрим более детально, во-первых, семантику термина «управленческий труд» и, во вторых, определение понятия «совершенствование управленческого труда» («рационализация управленческого труда»).

Система управления на предприятии обеспечивает перспективное развитие и оперативное регулирование производственного процесса, организует конструкторскую и технологическую подготовку, управляет снабжением его (предприятия) материальными, трудовыми, энергетическими финансовыми ресурсами и др. Вся деятельность предприятия (организации) осуществляется под непосредственным контролем и при участии управленческого персонала. Управленческий труд активно участвует в создании конечного продукта и повышает эффективность работы всего предприятия. Однако механизм такого влияния исследован недостаточно. Из имеющихся в экономической литературе теоретических подходов к его решению наиболее интересна точка зрения С.Е.Каменицера, который подчеркивает актуальность сочетания в процессе совершенствования систем управления двух главных направлений работы — повышение ее влияния на непосредственный процесс создания материальных ценностей и сокращение издержек управления.

В литературе по данной проблематике предлагается выделять две формы влияния совершенствования управления на конечные результаты производственной деятельности:

- через систему мер, осуществляемых органами управления и сказывающихся на результатах развития производства;

- путем экономии затрат, связанных с работой самих органов управления.

Первая форма значительно весомее и результативнее: в ней проявляется основное назначение органов управления. Вторая форма влияния на эффективность производства тесно связана с рационализацией деятельности самого аппарата управления.

Аналогичные суждения высказывает Ю.А. Тихомиров. Он отмечает, что управленческая деятельность может быть рассмотрена в двух аспектах. Первый, внутренний, характеризует ее как собственно управленческий труд, выражающийся в реализации функций органа путем различных действий. Второй, внешний аспект, позволяет охарактеризовать ее как своего рода причину осуществления иной деятельности, например, производственной». Аналогичного мнения придерживаются и многие другие авторы, теоретически обосновывающие влияние совершенствования управления на конечные результаты деятельности производственных объектов.

Выделение двух названных выше форм обусловлено характером трудовой деятельности управленческого персонала. Результатом этого труда не является производство материальных ценностей, но он обеспечивает оптимальные условия для производственного процесса. Следовательно, чем выше качество выполнения управленческих функций, тем надежнее и эффективнее будет функционировать производственный объект. В процессе управленческого труда используются определенные ресурсы — материальные, финансовые, трудовые — здания, сооружения, средства и предметы труда работников аппарата управления, затраты на функционирование системы управления, квалифицированные специалисты и т.д. Эффективность их использования также влияет на конечные результаты производственной деятельности. Таким образом, управленческий труд — это разновидность общественного производительного труда, так как совокупный продукт есть результат деятельности производственных рабочих и управленческого персонала.

В современной теории менеджмента стираются различия между управленческой и производственной деятельностью. Все процессы относятся к деловым или бизнес-процессам организации. Такой подход называется процессно-ориентированным.

Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов, а управления ее деятельностью — как управления бизнес-процессами — стала распространяться в конце 80-х гг. 20-го века. Многие компании начали решать для себя эти задачи и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на клиентно-ориентированное производство и процессно-ориентированную структуру управления производством. Возникли новые типы организационно-структурированных предприятий:

- горизонтальные предприятия;

- расширенные предприятия;

- виртуальные предприятия;

- интеллектуальные предприятия.

Экономическая ситуация в России и складывающиеся рыночные отношения требуют очень серьезного пересмотра принципов и механизмов управления и оценки его эффективности на уровне каждой организации. В настоящее время система управления практически всех отечественных предприятий имеет ярко выраженную функциональную направленность. Есть директор организации (предприятия), которому подчиняются заместители по отдельным направлениям (производство, финансы, инжиниринг, сбыт, персонал и пр.). Под каждым из них находятся структурные подразделения, выполняющие определенные функции управления.

В основе подобной организации управления лежит принцип разделения и специализации труда, описанный Адамом Смитом в его работе «Достояние народа». Тот же подход регламентирован в отечественном государственном стандарте управления предприятием. В нем присутствуют также целевые подсистемы, через которые осуществляется сквозное управление определенными процессами (управление качеством, управление ресурсами, управление развитием производства, управление охраной окружающей среды и пр.).

Применительно к вопросам совершенствования управленческой деятельности на основе ее регламентации функциональный подход управления оказывается малоэффективным по следующим причинам:

- отсутствует заинтересованность работающих в конечном результате, поскольку системы оценки их деятельности оторваны от результативности работы предприятия в целом. Их видение происходящего чаще всего не выходит за рамки подразделений, в которых они работают, они не ориентированы на целевые задачи предприятия.

- главный потребитель результатов труда работника его вышестоящий руководитель. Это означает, что каждый сознательно (или подсознательно) старается удовлетворить (или угодить) начальству, а не коллеге из соседнего подразделения, а тем более клиенту.

- реальные деловые процессы организации в основном состоят из множества функций, т.е. выходят за рамки отдельных подразделений. Однако в функционально ориентированных структурах чрезмерно усложнен обмен информацией между различными подразделениями. Это приводит к большим накладным расходам, неоправданно длительным срокам выработки управленческих решений, и как следствие — потере клиентов. По подсчетам аналитиков, время взаимодействия между подразделениями разделяется следующим образом: 20% — время работы, 80%

— передача результатов следующему исполнителю. Внедрение автоматизации в функционально ориентированных организациях (программа внедрения АСУ 70-х гг. 20-го в.) увеличило накладные расходы на обеспечение деятельности без повышения эффективности, а в ряде случаев снизило эффективность в несколько раз.