Идентификатор электронной копии документа (30)

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Отметка об исполнителе (27)

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.Я. Петров

т. 65-04-20

Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Лучше, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например: Петров Василий Яковлевич

Этот реквизит проставляется внизу первой страницы на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в информационно-справочных целях.

Данный реквизит включает в себя слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело №12-25 за 2008 год

Отправлен факс от 06.04.2003

Личная подпись Т.В. Николаева

10. 04. 2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Примечание: краткие сведения о выполненном поручении необходимы работнику при последующем обращении к документу: запись напомнит ему о проделанной ранее работе.

Входящая регистрация обеспечивает учет поступивших в организацию документов. По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов от руки или с помощью штампа и сопровождается соответствующей записью в журнале регистрации. Данный реквизит вклю­чает в себя: дату поступ­ления документа, его входящий регистрационный номер. Напри­мер: 27.06.2003 Вх. № 14 (при необходимости часы и минуты).

Примечание: Процедуру регистрации входящей корреспонденции мы рассмотрим в лекции «Организация работы с документами»

Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

С:\Мои документы\RASP.ЗИА4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, ЗРТ4 – группа заочного отделения, DOC - формат.

Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.