Адресат (15)

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09.2004. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Реквизит указывается в документах конкретного вида в том случае, если местонахождение организации автора документа затруднено по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Например, г. Омск; но г. Тара, Омская область;

с. Ивановка, Любинский район, Омская область.

В письмах этот реквизит не указывается, т.к. эти сведения входят в почтовый адрес.

Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающих­ся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).

Этот реквизит проставляется во всех видах переписки (письма, заявления, докладные, служебные и объяснительные записки).

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации или предприятия (в и. п.);

- наименование структурного подразделения (в им. п.);

- указание должности получателя (в д. п.);

- инициалы и фамилия (в д. п.);

- почтовый адрес.

Адресация частному лицу оформляется так:

Федотову Ивану Ивановичу

ул. Мира, 45, кв. 23,

г. Омск, 644062

Каждая из указанных составных частей печатается с новой стро­ки.

При адресации письма организации в целом, реквизит «Адресат» может выглядеть следующим образом:

Издательский дом

«Партнер»

В структурное подразделение организации:

000 «Темп»

Отдел маркетинга

Начальнику отдела

В. А. Соколову

ул. Пионерская, д. 18, корп. 2,

Санкт-Петербург, 112644

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:

Завод «Луч»

Генеральному директору

И. С. Соловьеву

Восточная ул., 183, Москва, 117134

или

Генеральному директору

завода «Луч»

И. С. Соловьеву

Восточная ул., 183, Москва, 117134

Почтовый адрес указывают для определения ошибки вложения. Для удобства восприятия реквизита, его располагают через 1,5 – 2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, кото­рые направляются в правительственные организации или постоянным корреспондентам, т.е. при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим.

Если документ отправляется одновременно в несколько однотипных организа­ций, их можно указывать обобщенно:

Генеральным директорам

производственных объединений

нефтеперерабатывающей отрасли

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не ука­зываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляет­ся только один адресат. Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:

Гриф утверждения документа (16)

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ в им. падеже, его лич­ной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

______________Е. Г. Соколов

Личная подпись

«____»___________2009

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора предприятия

от 05. 08. 2009 № 17

Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже.

Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

Примечание: дату в реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» оформляют в виде заготовки, т.к. исполнителю точно не известно, когда руководитель утвердит или согласует документ.