Отметка о контроле (19)

Заголовок к тексту (18)

К. А. Воробьеву.

Резолюция (17)

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на неболь­шом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя фамилию И. О. исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Например:

Прошу подготовить проект контракта к 26.01.2009

Личная подпись А.В. Фролов

06.01.2009

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.

Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма) и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Заголовок пишется с большой буквы. В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы о чем, (о ком)? или чего, (кого)?

Например:

Приказ (о чем?) — О приеме на работу;

Положение (о чем?) — О бухгалтерии;

Протокол (чего?) — Собрания акционеров;

должностная инструкция (кого?) — менеджера по рекламе;

акт (чего?) – Списания материальных ценностей.

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква «К» - проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата. Технология контроля исполнения описаны ниже в лекции «Организация работы с документами»

Текст документа (20)

Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Отметка о наличии приложения (21)

Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение не названного в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Архивной службе на 46 л. в 1 экз.

2. Кодекс архивиста на 7 л. в 1 экз.

Если в прилагаемом документе имеется свое приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2009 № 12-04/20 и приложение к нему, всего на 20 л.

Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о его наличии оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут:

Приложение № 2

к приказу директора завода

от 15.09.2009 № 137

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Слово «приложение» допускается печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.