double arrow

Допускается оформление резолюции на отдельном листе

Или

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 №82

17. Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату:

 
 
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата


18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, грамматически согласовывается с названием документа и может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?

 
 
В письме О поставке продукции В приказе О реорганизации структуры предприятия В положении О бухгалтерии


Акт списания продукции Протокол общего собрания акционеров
Чего (кого)?

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. К тексту документов, оформленных на бланках формата А%, заголовок можно не составлять.

В унифицированных формах заголовок может входить в состав названия вида документа:

 
 
Договор на выполнение работ (оказание услуг)


19. Отметку о контроле за исполнением документа проставляется должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль за исполнением документа иобозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.




Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связанным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.



Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые номеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организаций, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРОШУ»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурные подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав объединения выходят…», «комиссия установила…»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на

рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу

выделить»);

- от третьего лица единственного лица («министерство не возражает»,

«ВНИИДАД считает возможным)..

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

 
 
Приложение: на 5 л. в 2 экз.


Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют

 
 
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.


Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 
 
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.  


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличие оформляют следующим образом:

 
 
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.


В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационный номер

 
 
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319


При большом количестве выражений их названия не перечисляются в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». При этом оформляют опись приложений на отдельном листе в произвольной форме.

 
 
Опись приложений к письму № __________ от _____________
Наименование документа Количество листов Количество экземпляров