Решения, распоряжения, указания.
Характеристика, состав и особенности оформления распорядительных документов.
Взаимоотношения
Ответственность.
Права
Должностные обязанности
Общие положения.
Денный раздел включает:
ü Наименование должности с обозначением структурного подразделения;
ü Кому непосредственно подчиняется работник;
ü Порядок назначения и освобождения от должности;
ü Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
ü Требования к специальным знаниям и навыкам.
В данном разделе устанавливаются конкретное содержание деятельности работника:
ü Участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
ü Виды работ, выполняемых работником;
ü Обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
ü Обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок и т.п.);
ü Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.
В этом разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
ü Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
ü Право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю и др.
В этом разделе устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы.
Здесь указываются: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов и многое другое.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.
Тема «Распорядительные документы»
1. Деятельность учреждения фиксируется в различных документах, в т.ч. и в распорядительных. Распорядительные документы служат средством передачи письменных указаний подчиненным учреждениям и лицам. В этих документах оформляется деятельность коллегиальных органов и аппарата управления предприятия. Распорядительные документы подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главным и ведущим специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписывается руководителем или его заместителем, председателем коллегиального органа, его членами и секретарем
Стадии подготовки распорядительных документов:
1) Изучение существа вопроса;
2) Подготовка проекта документа;
3) Согласование с заинтересованными лицами;
4) Подписание.
В состав распорядительных документов входят: решения, указания, распоряжения, приказы по основной деятельности.
Тексты распорядительных документов состоят из двух частей:
§ Констатирующей
§ Распорядительной
В констатирующей части указывают причины издания документа, его цели, задачи и основания составления документа. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия и начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» (приказы), «РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ)» (решения), «ПРЕДЛАГАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ» (указания и распоряжения). Распорядительная часть делится на пункты, в каждом из которых указывают: исполнителя (в дательном падеже), конкретные действия (выражают глаголом в неопределенной форме) и срок исполнения.
Последний пункт распорядительной части содержит указания о должностном лице ответственным за исполнение всего документа и начинается со слов: «Контроль за исполнением документа возложить на..»
2. Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решение – правовой акт, принимаемый местными органами власти в целях разрешения вопросов, входящих в их компетенцию.
Решением также оформляются результаты деятельности других коллегиальных органов (министерств, ведомств, совета директоров, общего собрания акционеров и общественных организаций.
Указание – это распорядительный документ, издаваемый по текущим оперативным вопросам производственно – хозяйственной и административной деятельности руководителем, а также по вопросам организации исполнения: приказов, инструкций, поручений.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:
ü О распределении обязанностей между руководством компании;
ü О передаче дел и документов увольняемым сотрудникам;
ü О применении правил работы с конфиденциальными документами;
ü О сроках представления авансовой отчетности и т.д.
Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению – заместители руководителя предприятия.
3. Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две большие группы:
Ø Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
Ø Приказы по личному составу (персоналу предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Приказы руководителя могут издаваться по самым разным вопросам, например:
- о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
- о создании рабочей группы по проекту;
- о премировании сотрудников коммерческого отдела и т.п.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем., если в его тексте не указано другого срока. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся строго отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
Тема. «Информационно – справочные документы».
1. Характеристика, состав и особенности оформления информационно – справочных документов (ИСД);
2. Справки, докладные и объяснительные записки;
3. Акты и протоколы;
4. Служебные письма.
Информационно – справочные документы (ИСД) иногда достигают 80% документооборота предприятия. Они содержат информацию о фактическом положении дел на предприятии, которая служит основанием для принятия управленческих решений. Информационно – справочные документы по отношению к организационно – распорядительным документам носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению, поэтому информация, содержащаяся в них может быть принята к сведению или может побуждать к действию. В состав информационно – справочных документов входят: справки, акты, протоколы, письма, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, факсы.
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки бывают 2 видов:
1) индивидуальные справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера, отражающий индивидуальную ситуацию;
2) справки социально – правового характера удостоверяющие какой – либо юридический факт:
1. место работы или учебы;
2. занимаемая должность;
3. размер заработной платы;
4. место жительства;
5. наличие иждивенцев.
Ситуации, по поводу которых составляются справки являются типовыми, то для х оформления применяются трафаретные бланки.
Справки начинаются с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (в именительном падеже), например, отделение милиции, школа №1. На справке обязательно должна стоять дата ее подписания, номер справки, подпись и печать. Составляются справки в одном экземпляре (см. Приложение).
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Докладные записки должны быть подписаны составителем. Докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, сметы, акта и т.п.) или объясняющий причины фактов, событий, поступков и поведения людей, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, с указанием причин, которые привели к каким – либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией) или одним лицом (ревизор, инспектор и т.д.) и подтверждающий установленные факты, события или действия.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема – передачи документов; акт списания материалов; акт ликвидации предприятия; акт инвентаризации; акт ревизии и т.д.
Во вводной части акта указывают основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие – либо факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. при необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.
В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). После текста указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты).
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях.
Проведению совещания предшествует большая подготовительная работа в ходе которой согласовываются:
1. Повестка дня;
2. Списки участников и приглашенных;
3. Доклады выступлений;
4. Проект решения по каждому вопросу.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. На бланке или чистом листе бумаги указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер с начала года.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель – фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки (отвечает на вопрос «О чем?») например: «Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 года».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.
Служебные письма - документы, применяемые для связи, для передачи информации на расстоянии между корреспондентами (юридическими или физическими лицами) пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
По содержанию и значению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – запросы, письма – извещения, письма – приглашения, письма – ответы и др.
Гарантийные письма – это письма, выражающие гарантию и направляемые с целью подтверждения данных ранее обещаний и оговоренных ранее условий. Гарантироваться могут: качество товара, сроки выполнения заказа, оплата товаров.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату документов или материальных ценностей.
Письма – подтверждения - высылаются для подтверждения полученных документов или материальных ценностей.
Письма – п росьба излагают какую – либо просьбу и уважительно подчеркивают заинтересованность предприятия в ее выполнении, заранее выражая благодарность.
Письма – напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефона или личного контакта получить необходимый результат.
Письма - приглашения (письма – извещения) адресуются какому – либо лицу или учреждению и в них указывается фамилия, имя, отчество приглашенного (либо наименование организации), указывается время и день события, на которое приглашен адресат, условия участия в этом мероприятии.
Письмо – запрос – это письмо, в котором покупатель обращается к продавцу с просьбой дать информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Письмо – запрос требует письма – ответа.
Письмо – сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Оферта – это письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор.
Рекламация – документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей, принятые на себя обязательства и требование возмещение убытков.
Тема «Договорно – правовая документация»
1. Понятие договора и виды договоров.
2. Содержание, форма и стадии договора.
3. Заключение и расторжение договора.
4. Протокол разногласий
5. Доверенность и ее виды.
1. Договор представляет собой важнейшее средство регулирования гражданско – правовых отношений.Договорная работа является основой производственной и хозяйственной деятельности любого предприятия.
Под осуществлением договорной работы понимается:
· разработка проектов договоров,
· организация их согласования как с представителями клиентов, так и с сотрудниками заинтересованных подразделений самого предприятия,
· организация подписания договоров сторонами,
· выполнение мероприятий по исполнению заключенных договоров и контроль исполнения.
Частью договорной работы являются также учет договоров, обеспечение их сохранности в течении срока действия и подготовка к передаче на архивное хранение.
Договорная работа на предприятии осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Договор – соглашение двух или более лиц (граждан или юридических лиц), направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Предметом договора могут быть вещи, ценные бумаги, недвижимость, и т.д.
Для договоров характерен принцип свободы (ст. 421 ГК РФ) – этот принцип означает:
¨ Что стороны свободны в решении вопроса заключения договора;
¨ Стороны свободны в выборе вида договора; они вправе заключать смешанные договора;
¨ Стороны свободны в выборе условий договора.
Виды договора:
1. Договора в зависимости от юридической зависимости:
¨ Основной
¨ Предварительный.
Предварительный договор предшествует основному. Функция предварительного договора – планирование деятельности его участников. Он заключается между физическими лицами, юридическими лицами, физическими лицами и, юридическими лицами. форма предварительного договора письменная.
Содержание предварительного договора:
¨ Существенные условия основного договора
¨ Срок заключения основного договора