Телеграмма

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты (действия, события).

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

Ø Акт приема по договору;

Ø Акт приема-передачи документов;

Ø Акт списания материалов;

Ø Коммерческий акт;

Ø Акт проверки и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техник безопасности и т.п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте д.б. оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и ДЛ, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке, если является внутренним документом организации.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации (юридический адрес организации).

Акт должен иметь:

Ø наименование организации (структурного подразделения);

Ø наименование вида документа;

Ø дату;

Ø номер;

Ø заголовок к тексту;

Ø текст;

Ø подписи;

Ø печать (для важных и внешних актов);

Ø приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В водной части акта указывается основание его составления. Это м.б. ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия, н-р, ссылка на документ, устное распоряжение руководства, на какие либо факты.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, н-р, «акт о недостаче ТНТ» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части излагаются:

Ø цели и задачи;

Ø сроки проведенной комиссией работы;

Ø результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например: «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3х часов, а простая – до 6 часов.

В телеграмме даются:

точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата),

наименование учреждения,

если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, т.к. имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.

Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «на Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах: первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.