Понятие и реквизиты служебных писем

Телефонограмма

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Она используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение, на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты.

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Пример телефонограммы Управление пассажирского транспорта Руководителям служб движения Передала секретарь А.И. Петрова, Приняла секретарь И.П. Иванова тел. 432 12 12 тел. 422 03 15 18 час. 20 мин. Телефонограмма 18.05.2005 № 43 г. Пенза 19 мая с 13 до 16 час. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 5. заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта. Зам. начальника городского управления пассажирского транспорта М.В. Мухамедов

Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

7.4.7. Служебные письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Подготовка письма включает следующие стадии:

· изучение существа вопроса;

· сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

· подготовка проекта письма;

· согласование проекта (при необходимости);

· подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

По содержанию и назначению письма могут быть:

Ø инструкционные (содержание указания и разъяснения подведомственным организациям);

Ø гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.);

Ø информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

Ø рекламные (рекламирующие товары и услуги);

Ø коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

Ø рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

Ø письма-запрос ы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

Ø письма-приглашения и др.

Письма оформляются на бланке письма.

Письмо должно иметь следующие реквизиты:

ü наименование организации;

ü справочные данные об организации;

ü дата;

ü регистрационный номер;

ü ссылка на регистрационный номер или дата и номер полученного письма (в письмах-ответах);

ü адресат;

ü заголовок к тексту, изложенный одной фразой (отвечающий на вопрос «о чем?»);

ü текст;

ü отметку о наличии приложений;

ü подпись;

ü отметку об исполнителе;

ü отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ü отметка о поступлении документа в организацию.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

ü фирма;

ü структурное подразделение;

ü должность;

ü фамилия и инициалы;

ü почтовый адрес получателя.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и не превышать одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части.

В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, н-р:

«Согласно контракта № 24 нами получена 26.01.2205 партия № 3 телевизоров «Горизонт», в которой обнаружен 1 (один) телевизор, в поврежденной коробке (коммерческий акт ….);

«В связи с тем, что при получении груза 26.01.04 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя _______________ была установлена недостача ______________________ штук изделий на сумму_______________________________ (коммерческий акт от 26.01.04 №247) ___________________.

В основной части (второй части) письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Например:

1. «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2. нашего контракта»).

2. «На основании изложенного, просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»