Оформление дел

Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по

завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их

технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих

структурных подразделений при методической помощи и под контролем

работников архива предприятия.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного

(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела

предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела ( приложение 9); составление в

необходимых случаях внутренней описи документов дела ( приложение

10); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела

(уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты

заведения дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не

проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не

нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка

расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме

листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими

цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста

документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

оформляется по установленной форме (приложение 10а).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется

соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых

документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся

дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов,

виды и формы отчетности и т.п.).

Составление описей дел. На завершенные дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие

экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими

требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10

лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела

временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со

специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и

следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела

постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным

методическим руководством архивной службы. По архивным описям

документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными

подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи

предприятия, которую готовит архив, и по которой он сдает дела на

государственное хранение.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой

систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в

опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из

нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись

под самостоятельным номером). Порядок нумерации дел в описи – валовой

за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных

подразделении устанавливается по согласованию с архивом. Графы описи

заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены

на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми

заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные

однородные дела обозначаются словами "То же". При этом другие

сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе

описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "Примечания"

используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического

состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со

ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Описи дел

составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела

хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники,

отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность

документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для

этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,

обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от

пыли и воздействия солнечного света.

Вид системы хранения документации, которая используется фирмой,

зависит от ее размеров и типа работы.

Какой бы метод систематизации не использовался, полная система

хранения документации должна иметь следующие свойства:

– занимать как можно меньше пространства в канцелярии или

офисе,

– быть быстрой и простой для использования,

– иметь возможность увеличения или уменьшения,

– обеспечивать легкую локализацию требуемой информации,

– позволять надежно хранить конфиденциальную информацию,

– использовать правильную классификацию документов и дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела

располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура _______дел или

выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (в службе ДОУ

или канцелярии).

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре

дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,

формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим

подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения

руководства. На выданное дело заводится карта – заместитель дела.

Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из

дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и

производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в

деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

В организациях могут быть использованы следующие типы систем

слежения за выданными документами (делами):

– алфавитные перечни,

– карточки выдачи,

– «пустые бумажники».

Передача дел на архивное хранение. Документы, образовавшиеся и

образующиеся в деятельности предприятия, имеющие историческое,

научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или

иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской

Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени

происхождения, места хранения, техники и способа закрепления

информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации

и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих

практическое значение, а также документов по личному составу, их учета,

использования, отбора и подготовки к передаче на государственное

хранение предприятие образует архив.

В своей практической деятельности архив предприятия

руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и

указаниями руководителя предприятия, нормативными и методическими

документами Росархива, других организаций Государственной архивной

службы Российской Федерации, положением об архиве предприятия.

Архив предприятия хранит документы предприятия, организаций–

правопреемников и при необходимости других организаций в

соответствии со списком организаций – источников комплектования

архива, утвержденным руководителем предприятия.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу. Их передача производится только по

описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в

архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных

подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в

установленном порядке.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному

архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и

утвержденному руководителем канцелярии (службы ДОУ).

Прием каждого дела производится заведующим архивом в

присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих

экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается

отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются

цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел,

номера отсутствующих дел, дата приема–передачи дел, а также подписи

заведующего архивом предприятия и лица, передавшего дела. Вместе с

делами в архив предприятия передаются регистрационные карточки на

документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.