Составление личных документов

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – определение ценности

документов с целью отбора их на государственное хранение и

установления сроков хранения.

Оптимальный срок нахождения документов в делопроизводстве – 3

года. По истечении этого срока обычно принимается решение о дальней

шей судьбе документа (оставить для дальнейшего использования,

уничтожить или готовить для архивного хранеия).

Экспертиза ценности документов на предприятиях проводится: при

составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке

правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к

последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов на

предприятиях может создаваться постоянно действующая экспертная

комиссия (ЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в

структурных подразделениях предприятия с привлечением

соответствующих специалистов. Окончательное решение принимается

руководителем предприятия.

Функции и права экспертной комиссии предприятия, а также

организация ее работы определяются положением, которое утверждается

руководителем.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на

основании перечней документов с указанием сроков их хранения и

номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел. В делах

постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов,

черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу

документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются

описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному

составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 11).

В случае необходимости персонального обращения с просьбами,

жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в

государственные учреждения составляются документы личного характера,

когда автором документа является его составитель. К таким документам

относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность

(личная) и т.п.

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором,

но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны

быть обязательно.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица

(лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление

должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес

(кому), текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и

представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении

(Приложение _______12).

Личное заявление работника о приеме пишется, как правило, от руки

в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом, в который

работником могут быть внесены дополнения.

В заявлении указываются должность, фамилия, инициалы

руководителя предприятия, которому адресовано заявление, дата, текст,

подпись работника и ее расшифровка (Приложение 13)

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического

характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое

предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа, дату, указание фамилии,

имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона,

текст и подпись. Текст резюме (приложение 14) состоит из следующих

разделов: персональные данные, цель трудоустройства (какую именно

работу или должность хотел бы получить претендент), образование

(перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с

последнего места учебы), опыт работы (краткое описание характера

работы с указанием занимаемых должностей и дат), дополнительная

информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие

отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.п.),

рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Автобиографи я – документ, в котором работник собственноручно в

произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в

хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой

деятельности. Автобиография (приложение 15) имеет следующие

реквизиты: название вида документа, текст (краткие сведения о себе в

хронологическом порядке), подпись, дату.

Расписка – это документ, подтверждающий получение каких–либо

материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа,

дату, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки (приложение

16) включает: должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и

получивших что–либо, перечень полученного с указанием количества и

стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы), подпись

давшего расписку.

Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о

предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных

действий или получение денежных или товарно–материальных ценностей

от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие

реквизиты: название документа, дату, фамилию, имя, отчество лица,

которому выдана доверенность, содержание, подпись доверителя, подпись

должностного лица, заверившего доверенность, печать (Приложение 17).