Организации

Составление номенклатуры и формирование дел в

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков

(наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их

хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных

документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их

хранения. Номенклатура дел используется при построении

информационно–поисковой системы и является основой для составления

описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве

предприятия используется для учета дел временного (до 10 лет

включительно) хранения. Номенклатура дел предприятия (приложение 8)

составляется канцелярией (службой ДОУ) на основе номенклатуры дел

структурных подразделений. При составлении номенклатуры дел следует

руководствоваться уставом предприятия, штатным расписанием, планами

и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их

хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все

документируемые участки работы предприятия, в том числе справочные и

контрольные картотеки, личные дела, документы, образующиеся в

деятельности вычислительного центра.

Названиями разделов номенклатуры дел предприятия являются

названия структурных подразделений; разделы располагаются в

соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры

дел включает заголовки дел канцелярии (службы ДОУ).

После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные

подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для

использования в работе.

Графы номенклатуры дел предприятия, его структурных

подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,

включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного на

предприятии цифрового обозначения структурного подразделения и

порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах

структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими

цифрами.

Например:

12–05, где 12–обозначение структурного подразделения, 05–

порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы

для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для

переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,

частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и

подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности

документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале

располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную

документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать

основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных

формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также

вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и

оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой

последовательности: название вида дела (переписка, документы к

заседаниям совета директоров и т.д.) или видов документов (протоколы,

приказы и т.д.); наименование предприятия или структурного

подразделения; краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название

организации, которой будут адресованы или от которой будут получены

документы (адресат или корреспондент документа); название территории,

с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические

рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность

документов дела (если в деле подшиты копии документов) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного

года

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по

перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре

дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней

документов, использованных при определении сроков хранения дел,

проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о

выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование

дел, и др.

При наличии на предприятии вычислительной техники

утвержденная номенклатура дел министерства вводится и хранится в

памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых

случаях переработки.

В соответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование

дел (группировка исполненных документов в дела).

Документы любого предприятия можно систематизировать по

следующим признакам (точкам систематизации):

– название вида документа,

– тема,

– автор или корреспондент,

– дата или период,

– гриф ограничения доступа,

– географический признак.

Дела на предприятии формируются централизованно, т. е. в

канцелярии (службе ДОУ). Формированием дел занимаются лица,

ответственные за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие

правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные

документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать

вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы

постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела

машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться

документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не

должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической,

вопросно–логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и

хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными

документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с

указанными документами. Если же они утверждены в качестве

самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от

приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в

хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам,

сгруппированные _______в отдельные дела, систематизируются по номерам

протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные

списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела

и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и

отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного

года и систематизируется в хронологической последовательности;

документ–ответ помещается за документом–запросом. При возобновлении

переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,

документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела

предыдущего года.