Использование шаблонов документов

Вставка указателя

Сбор указателя

Создание указателей

Создание оглавлений

Соответствие стилей заголовкам различного уровня вложенности позволяет формировать оглавление сложных документов.

Для формирования оглавления следует поместить курсор в то место документа, где должно появиться оглавление. В меню Вставка указать на строку Ссылка – Оглавление и указатели. Откроется соответствующее диалоговое окно. Перейти на вкладку Оглавление. По умолчанию в оглавление вносятся заголовки трех уровней вложенности. Можно выбрать встроенный формат отображения оглавления, щелкнув кнопку Форматы. Рядом находится счетчик уровней вложенности. В левом окне отображается, как будет выглядеть напечатанный документ для выбранного формата.

Если не один из встроенных форматов не подходит, следует установить режим Из шаблона и назначить собственный стиль. Для этого следует воспользоваться кнопкой Изменить и определить параметры нового стиля.

Кнопка Параметры позволяет отменить использование новых стилей.

Указатели используются, как правило, в крупных публикациях, особенно в книгах. Указатели как правило, значительно подробнее оглавлений. Они содержат алфавитный перечень терминов или тем, упоминающихся в публикации. С указанием номера страницы. С помощью указателя можно быстро найти место в публикации, где объясняется нужный термин или упоминается фамилия (автора цитаты, изобретения и т.д.).

Для создания алфавитного списка терминов необходимо просмотреть текст законченной публикации и найти необходимые термины для указателя. Обнаружив нужное слово, выделить его и нажать комбинацию клавиш Alt + Shift + X. Откроется окно Определение элемента указателя.

Выделенное слово (или группа слов) появится в поле Основной элемент, после чего следует щелкнуть кнопку Поместить все.

Повторить операцию для других терминов столько раз, сколько потребуется.

Пометив все места вхождения указателя, можно выполнить его сборку. Для этого следует разместить курсор в то место в документе, где предполагается разместить указатель, вызвать окно Оглавление и указатели (Вставка – Ссылки – Оглавление и указатели) и перейти на вкладку Указатель. Выбрать подходящий формат представления указателя из списка Форматы и нажать ОК.

Каждый документ Word создается на основе шаблона. По умолчанию используется шаблон Normal. dot. Именно этим шаблоном определяется по умолчанию шрифт Times New Roman 12 пунктов.

В составе Word целая коллекция готовых шаблонов. Чтобы воспользоваться готовым шаблоном, надо выполнить команду Файл – Создать. При этом на экран выводится область Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на строке Общие шаблоны. На экране отобразится диалоговое окно выбора шаблона для документа. На вкладке Общие шаблоны присутствует стандартный шаблон Normal. dot для создания новых документов. Другие вкладки содержат шаблоны факсов, резюме, отчетов, писем, брошюр и диссертаций.

Вместо шаблонов можно использовать Мастера подготовки стандартного документа: факса, резюме, письма. Значки мастеров-программ находятся среди шаблонов документов.

Если приходиться создавать однотипные документы, то при создании из шаблона следует отметить переключатель Сохранить как шаблон. Ввести в него свои данные, которые остаются неизменными, и сохранить полученный документ, выполнив команду Файл – Сохранить как. В диалоговом окне сохранения документа выбрать Шаблоны, тип файла – шаблон документа и ОК.