Форматы данных

Копирование и перемещение содержимого ячеек

Перемещение и Копирование содержимого выделенной ячейки или прямоугольного блока ячеек в другую часть таблицы можно выполнить не только с использованием команд работы с буфером обмена (Вырезать, Копировать и Вставить), расположенных в меню Правка (а также в контекстном меню), но и с помощью мыши, для чего следует:

· поместить указатель мыши на рамку, появившуюся вокруг выделенных ячеек (при этом указатель примет форму стрелки),

· удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить рамку в требуемое место; выполненная операция называется перемещение методом перетаскивания.

Копирование перетаскиванием (с помощью мыши) выполняется точно так же, но при перетаскивании рамки выделения следует удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Если при перетаскивании рамки удерживать нажатой правую кнопку мыши, нужную операцию можно выбрать из открывшегося контекстного меню.

Присвоение имен ячейкам и диапазонам ячеек

Присвоение имени отдельным ячейкам или диапазонам ячеек облегчает сопоставление данных с их прикладным значением, так как каждое имя может нести смысловую нагрузку (при выделении ячейки или диапазона присвоенное им имя отображается в поле Имя Строки формул). Имена ячеек и диапазонов можно использовать в качестве аргументов в формулах, что делает более понятным их назначение. Выполняется присваивание имен после выделения ячейки или диапазона с помощью команды ВставкаèИмяèПрисвоить.

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. При вводе данных Excel пытается «угадать» формат, тип вводимого числа. Обратите внимание, если Вы введете обычное число, например, 20 (рис. 15, ячейка A2), то оно автоматически выравнивается по правому краю ячейки, при вводе текста происходит выравнивание по левому краю. Такой вариант автоматического форматирования очень удобен, т.к. включает контроль вводимой информации. Посмотрите, на рис. 14 в ячейке A5 введен ошибочно вместо числа текст 23фев.

Рис. 15. Отображения чисел в разных форматах

В Excel можно использовать различные форматы вводимой информации (числовой – используется для представления чисел; формат даты – для ввода дат, при этом включается контроль за правильным вводом количества дней в месяцах, количеством месяцев в году; формат время – аналогичен формату даты, но компьютер проверяет часы, минуты и секунды; процентный формат преобразует вводимое число, добавляя к нему знак процента % и умножая на 100; для представления очень больших или маленьких чисел используют экспоненциальный формат, с его помощью можно вводить числа с порядком, например, 1.3Е+02=130 и 1.30Е-02=0.013, как видно, буква Е заменяет порядок(число 10), цифры за ней означают в какой степени находится десять. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст и выравнивается по левому краю.

Для задания формата следует выделить область ячеек для форматирования, вызвать команду ФорматèЯчейки. Появится окно диалога «Формат ячеек», в котором нужно выбрать вкладку «Число». Эту же команду можно вызвать и с помощью контекстного меню.

В левой части окна диалога «Формат ячеек» в списке «Числовые форматы» приведены названия всех используемых в Excel форматов (рис. 16). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рис. 17 из списка «Числовые форматы» выбрана строка «Денежный». На рис.18 пример представления данных в выбранном формате.

Рис. 16. Установка формата чисел

Рис. 17. Установка формата Денежный

Наименование товара	Дата продажи	Оптовая цена	Розничная цена	Количество проданного
Степлер	12.12.2008	4,00 грн.	5,00 грн.
Дырокол	15.12.2008	3,29 грн.	4,00 грн.
Скотч	20.12.2008	0,50 грн.	0,80 грн.
Клей	28.12.2008	1,20 грн.	2,10 грн.

Рис. 18. Представление данных в разных форматах