В какие справочники необходимо ввести информацию об юридических лицах организаций, входящих в состав компании?

Сколько организаций необходимо ввести в справочник, если компания состоит из двух юридических лиц?

В какие справочники надо ввести информацию о собственной компании?

ЛЕКЦИЯ 2. ВВОД ИНФОРМАЦИИ О СОБСТВЕННОЙ КОМПАНИИ

Конфигурация позволяет вести учет на множестве складов от имени нескольких организаций (собственных юридических лиц). Совокупность организаций (нескольких юридических лиц) в дальнейшем будем называть компанией. Компания может иметь несколько касс, в которой хранятся наличные средства в различной валюте. Компания может иметь
несколько расчетных счетов в различных банках.

Информация об организациях, входящих в состав компании вводится в справочник «Организации».

Сведения о компании, кроме информации в справочнике «Организации», вводится в справочники: «Юридические лица», «Склады (места хранения) компании», «Кассы компании».

Количество организаций, которые необходимо ввести в справочник точно соответствует количеству юридических лиц. То есть, если компания состоит из двух юридических лиц, то в справочник «Организации» необходимо ввести две записи - о двух юридических лицах.

Учет в программе ведется по компании в целом. Однако документы в программе можно оформлять и печатать от имени различных организаций (собственных юридических лиц).

Можно также контролировать остатки товаров в разрезе различных
организаций. Выгрузка документов в программу «1С:Бухгалтерия 7.7» также осуществляется в разрезе собственных юридических лиц.

Информация об юридических лицах организаций, входящих в состав компании заносится в справочник «Юридические лица». Кроме того, в справочник «Организации» вводится дополнительная информация об организации. При этом в программе предусмотрено два способа заполнения информации об организации.

Способ 1. Внести информацию о реквизитах собственного юридического лица в справочник «Юридические лица». В справочнике «Юридические лица» хранится информация не только о собственных юридических лицах, но и о юридических лицах контрагентов компании (поставщиков и покупателей). Поэтому для удобства работы в справочнике «Юридические лица» желательно создать две группы «Собственные юридические лица» и «Контрагенты». Например, так, как это сделано в демонстрационной базе конфигурации. Затем необходимо открыть справочник «Организации» и заполнить в этом справочнике информацию, путем выбора из справочника «Юридические лица».

Рис. 2.

Для этого надо нажать в карточке организации на стрелку рядом с надписью «Юридическое лицо» и выбрать пункт меню «Выбрать существующее юридическое лицо».

Откроется справочник «Юридические лица», из которого надо выбрать элемент, соответствующий собственному юридическому лицу (рис. 2).

Способ 2. Вся информация заполняется в справочнике «Организации». После сохранения информации будет автоматически заполнена информация в справочнике «Юридические лица». Для одной организации может быть назначено одно юридическое лицо.

Более подробно рассмотрим порядок действий при втором способе заполнения (табл.1).

Таблица 1.

Действия	Результат
В меню «Справочники» выберите пункт меню «Организации».	Откроется список организаций
Нажмите клавишу INS.	Откроется новая карточка организации.
Введите краткое наименование организации.	Примечание. Краткое наименование будет высвечиваться во всех списках, поэтому введите его таким образом, чтобы потом легче было искать его в списке.
Начните ввод информации с ввода основных сведений о юридическом лице. Введите краткое наименование юридического лица (Юридическое лицо).	Примечание. Поскольку организация может иметь только одно юридическое лицо, то краткое наименование юридического лица обычно совпадает с названием организации. Поэтому его можно заполнить с помощью копирования. Для этого надо выделить текст в названии организации, нажать на правую кнопку мыши и выбрать действие «Копировать». Затем надо установить курсор в поле «Юридическое лицо», нажать на правую клавишу мыши и выбрать действие «Вставить».
Введите все остальные сведения об юридическом лице.	Примечание. Ввод адреса юридического лица производится в дополнительном окне, которое вызывается при нажатии на кнопку «Изменить». Информация об адресе юридического лица хранится в регистре сведений и является периодической. Поэтому при вводе адреса обращайте внимание на дату «Действует с». Она указывает на ту дату, начиная с которой будет действовать данный адрес. В документах, оформленных в программе, будет указываться тот адрес, который актуален на дату оформления документов.

Дополнительная информация о юридическом лице организации, а фактически информация о самой организации вводится на трех закладках.

На закладке «Контактная информация» вводится информация о контактах организации - телефон, электронный адрес организации, произвольная информация. Более подробно о принципах заполнения контактной информации будет рассказано в теме «Управление
взаимоотношениями с клиентами».

Префикс номеров документов задается для организации. Так как организация может иметь одно юридическое лицо, то фактически префикс документов задается для юридического лица. Задание префикса необходимо для того, чтобы по каждому юридическому лицу компании
можно было вести отдельную сквозную нумерацию документов. Префикс документов, а соответственно и отдельная нумерация используется только для тех документов, в которых установлен признак регламентированного учета («Регл.учет»). В дальнейшем именно эти документы будут выгружаться в программу «1С:Бухгалтерия 7.7» для составления
бухгалтерской отчетности.

В том случае, если в документах установлен только флаг ведения управленческого учета («Упр.учет») то для них будет вестись сквозная нумерация по компании в целом.

Информация об ответственных лицах каждой организации (руководителе и главном бухгалтере) заполняется на закладке «Ответственные лица». Информация заполняется из справочника «Физические лица».

Поскольку в этом справочнике хранится информация не только о собственных сотрудниках компании, но и о сотрудниках, работающих в сторонних организациях, например в компаниях контрагентов, то информацию о собственных сотрудниках лучше занести в отдельную группу, например, назвав ее «Сотрудники компании».

Информацию о сотрудниках (в частности о руководителе, главном бухгалтере) можно внести в этот справочник заранее, а можно дополнить этот справочник в процессе ввода информации об организации. Следует обратить внимание на тот факт, что информация об ответственных лицах организации хранится в регистре сведений и является периодической.

То есть в конфигурации сохраняется история введенных значений. При вводе информации об ответственных лицах, информация записывается на текущую дату, установленную на компьютере пользователя.

Нажав кнопку «История» можно посмотреть информацию об истории изменения, в частности, когда в организации сменился руководитель или главный бухгалтер (рис. 3).

Рис. 3.

Предполагается, что организация может иметь множество расчетных счетов в различных банках. Расчетные счета всех организаций (собственных юридических лиц компании) хранятся в справочнике «Банковские счета».

Один из расчетных счетов организации (а фактически собственного юридического лица) в программе определяется как основной расчетный счет. Информация о нем будет автоматически подставляться в документы, при выборе конкретной организации. Информация об основном расчетном счете вводится и редактируется на закладке «Счета».

После записи информации об организации введенная информация появится не только в списке справочника «Организации», но и в справочнике «Юридические лица», а также в списке банковских счетов, определенных для юридического лица организации.

Аналогичным образом вводятся сведения обо всех остальных организациях, входящих в состав компании.