Формулирование целей отчета

Аннотация

Часть 11. Работа с генератором отчетов Cresyal Reports

РАЗДЕЛ 4. ГЕНЕРАТОР ОТЧЕТОВ CRYSTAL REPORTS

Конструирование страниц доступа к данным

Основная часть страницы. Представляет собой основную часть макета страницы доступа к данным. Основную часть страницы ввода данных можно использовать для отображения информационного текста, присоединенных элементов управления и разделов. По умолчанию положение разделов и других элементов на основной части страницы является относительным, т.е. элементы располагаются один за другим в том порядке, в котором они появляются в источнике HTML. Положение элемента определяется предшествующим содержимым. При просмотре в режиме страницы или в Internet Explorer, содержимое основной части упорядочивается по размеру окна Web-обозревателя.

Разделы. Разделы используются для отображения текста, данных из базы данных, а также панелей инструментов. Положение элементов управления и других элементов в пределах раздела по умолчанию является абсолютным. Это значит, что положение каждого элемента фиксировано относительно верхнего и левого краев раздела. Элементы управления, имеющие абсолютное положение внутри раздела, остаются на том же месте даже при изменении размеров окна обозревателя.

Существует два типа разделов, обычно используемых на страницах ввода данных: разделы заголовка группы и перехода по записям. На странице ввода данных можно использовать только заголовок группы; таким образом, примечание группы недоступно, но можно использовать раздел подписей.

Заголовок группы. Используется для отображения данных и вычисления значений.

Переход по записям. Используется для отображения кнопок перехода по записям для уровня группировки. Раздел перехода по записям для группы отображается после раздела заголовка группы. Помещать в раздел перехода по записям присоединенные элементы управления нельзя.

Подписи. Используется для отображения подписей полей и других элементов управления. Отображается непосредственно перед заголовком группы. Помещать в раздел подписей присоединенные элементы управления нельзя.

Каждый уровень группировки на странице доступа к данным имеет источник записей. Имя источника записей отображается в строке заголовка каждого раздела для данного уровня группировки.

Для оформления страниц доступа можно использовать встроенные в Access темы - заранее определенные сочетания стилей объектов страницы.

В результате изучения данной части студенты должны изучить основные этапы разработки отчета; формирование целей отчета; разработку макета; модель формирования отчета; этапы генерации отчета; способы создания отчета; типы полей отчета; вставку в отчет и форматирование полей базы данных; вставку в отчет текстовых и специальных полей; выборку и группировку записей; сортировку записей; вставку агрегатных полей; создание формул; вставку и форматирование диаграмм.

Отчеты предназначены, в первую очередь, для менеджмента и принятия решений на основе имеющейся информации, поэтому прежде чем начать создание отчета, необходимо определить его цель и структуру, а также разработать прототип его содержимого. Для того чтобы отчет имел высокую эффективность, он должен содержать точные данные, отображенные в логически взаимосвязанной структуре, а правильная формулировка цели создаваемого отчета является основополагающим шагом при его разработке.

При создании прототипа отчета следует начать с заголовка, который в дальнейшем может быть изменен. В колонтитулах отчета может содержаться информация о дате создания, авторе, цели отчета, объеме использованных данных и т. п. Так как данные могут быть получены из различных источников, необходимо указать их происхождение: файл данных, база данных и ее тип, имена таблиц или запросов. В основную часть отчета помещают данные, содержащиеся в полях таблиц либо поля, вычисляемые на их основе. При этом требуется определить, какие расчетные функции будут использованы и какие поля послужат в качестве аргументов. Необходимо проверить типы полей, на которых будут базироваться расчеты, на соответствие типам аргументов функций. Если данных много, то их графическое представление в виде диаграммам или географических карт может дать большую наглядность при анализе.

При разработке отчета важным условием является знание способов обработки данных, например сортировка, группировка, подведение итогов и т д.

Некоторые данные в отчете можно выделить специальными знаками, для прида­ния особого значения данным объектам в отчете. Для выделения информацию в отчете, нужно при проектирова­нии определить список объектов и условия, при которых будет выставляться отметка.

Отметка может быть сделана с помощью звездочки или любого другого символа, а также с помощью текста и его форматирования (необ­ходимо составить инструкцию со списком условных обозначений).

Каждой области отчета назначаются свои параметры печати. Поэтому важно хо­рошо представлять, где и в каком месте на бумаге будут располагаться различ­ные объекты отчета.

Области выводятся на печать сверху вниз в том порядке, в каком они располо­жены на вкладке Конструктора. Если в области несколько секций, то они печатаются в порядке своего размещения.

Перед тем как запустить отчет на печать, необходимо создать макет отчета на бумаге, т е ясно представлять размещение данных в отчете, объектов, способы форматирования и т д.