Практическая работа № 4. Импорт/экспорт данных

Цель работы: изучение и закрепление на практике методов импортных данных в таблицы СУБД Access из других программных приложений.

Методические указания

При формировании базы данных в среде СУБД Access трудоемкость данного процесса может быть уменьшена за счет импортирования в таблицы части данных из других программных приложений, где они уже оформлены в структурированном виде. Access позволяет импортировать информацию из других БД собственного формата, из формата электронной таблицы (ЭТ) Excel, из текстовых файлов и Web-документов. Аналогично, допускается экспорт данных из БД Access в широкий набор других компьютерных форматов информации.

Импорт/экспорт данных электронной таблицы Excel

Предварительное замечание: заголовок у импортируемой из Excel таблицы должен отсутствовать или состоять только из одной строки.

Импорт начинается выбором последовательности вкладок и опций: Внешние данные – Импорт - Excel. В появившемся диалоговом окне в поле Имя файла определяется нужный файлитребуемый режим импорта.

Двойным щелчком мыши активизируется имя документа Excel, что приводит к раскрытию следующего окна - Импорт электронной таблицы - в котором отображается вид импортируемой таблицы. Здесь выбирается требуемый лист книги Excel и нажимается кнопка Далее>.

В новом окне необходимо установить флажок Первая строка содержит заголовки таблицы, если это соответствует действительности, или просто нажать кнопку Далее> для перехода к следующему шагу.

На следующем шаге СУБД предлагает изменить названия и типы полей в импортируемой таблице. В простейшем случае эти изменения можно отложить на более поздний период и просто нажать кнопку Далее>.

Также не следует в данном случае создавать ключ для импортируемой таблицы, т.е. просто установить опцию Не создавать ключ и нажать кнопку Далее>.

На последнем этапе создания новой таблицы СУБД попросит дать ей имя, после чего надо нажать кнопку Готово. Пиктограмма таблицы с импортированными данными появится на вкладке Таблица БД.

Импортированные данные можно в дальнейшем использовать в виде отдельной новой таблицы, т.е. процесс импорта на этом прекратить, или добавить к некоторой уже существующей таблице в БД, в дальнейшем называемой целевой. Рассмотрим и этот вариант.

Добавление можно производить непосредственно к целевой таблице, но в процессе обучения рекомендуется использовать дополнительную промежуточную таблицу, что гарантирует сохранение данных в целевой таблице при неправильных действиях. Предварительно необходимо привести в полное соответствие имена и типы полей импортированной таблицы с именами и типами полей целевой таблицы.

Объединение целевой и импортированной таблицы в дополнительную можно выполнить по следующей процедуре.

1) На вкладке Таблицы выделяется мышью целевая таблица и через контекстное меню копируется.

2) Нажимается кнопка Вставить , что приводит к появлению окна диалога Вставка таблицы. В нем надо установить переключатель Параметры вставки в значение структура и данные и задать имя дополнительной таблицы. Нажатие кнопки ОК приведет к её появлению.

3) Копируется (через контекстное меню) импортированная таблица, а после нажатия кнопки Вставить в окне Вставка таблицы задается имя дополнительной таблицы и переключатель Параметры вставки устанавливается в значение добавление данных в таблицу.

Если все выполнено корректно, содержимое дополнительной таблицы будет представлять объединение записей целевой и импортированной таблиц. После проверки данного факта целевую и импортированную таблицы можно удалить и переименовать дополнительную в целевую.

Существует также возможность экспорта данных из СУБД Access в электронную таблицу Excel. Реализация данного процесса производится по следующей процедуре.

1) На вкладке Таблицы мышью выделяется экспортируемая таблица.

2) Активизируются вкладки и опции: Внешние данные – Экспорт - Excel, что приводит к появлению нового окна для сохранения объекта. Определяется место и имя нового файла, нажимается кнопка ОК.

Импорт данных из текстового файла

Имеют место два варианта такого импорта: из текста с разделителями и из текста с фиксированной длиной записи. Предполагается, что в обоих случаях используются текстовые файлы с расширением txt.

Для первого варианта процедура импорта состоит из следующих шагов:

1) В открытой базе данных во вкладке Внешние данные, в опции Импорт выбирается иконка Импорт текстового файла.

2) В появившемся диалоговом окне определяется нужный файл, нажимается кнопка ОК.

3) В открывшемся окне появляется исходный текстовый файл. Надо установить переключатель в положение с разделителями - поля разделяются запятыми или табуляцией. Если кодировка не соответствует исходному представлению текста, необходимо нажать кнопку Дополнительно и устранить данную проблему. Нажать кнопку Далее>.

4) В последующих окнах можно увидеть предполагаемый вариант разделения на поля, правильно ли СУБД определило тип разделителя, скорректировать его при необходимости, установить вид десятичного разделителя, определить названия полей и выбрать ключевое поле, а также решить другие проблемы импорта.

5) Последнее окно предлагает выбрать вариант импорта: сохранение в отдельной таблице или добавление к уже существующей, т.е. соответствует окончанию импорта из таблицы Excel. Нажимается кнопка Готово.

Импорт из текстового файла с фиксированной длиной записи отличается следующими особенностями:

1) все поля исходного файла имеют одинаковую длину. Если некоторое значение поля короче других, оно дополняется пробелами;

2) целесообразно поля отделить друг от друга пробелами (не обязательно);

3) радионабор устанавливается в положение фиксированная ширина полей - интервалы заполняются пробелами;

4) СУБД позволяет вручную корректировать разбивку файла на поля, т.е. устранять предлагаемые разделители и устанавливать свои.

Выполнение лабораторной работы

1) Средствами ЭТ Excel создать таблицу из 3-х записей, аналогичную по структуре таблице СЛУЖАЩИЕ БД Предприятие (см. лабораторную работу № 1).

2) Выполнить ее импортирование в таблицу СЛУЖАЩИЕ базы с использованием дополнительной таблицы. Зафиксировать структуру дополнительной промежуточной таблицы сразу после импорта.

3) Экспортировать полученную результирующую таблицу в ЭТ Excel.

4) Средствами любого текстового редактора создать текстовый файл с данными (две строки), соответствующими структуре таблицы ОТДЕЛЫ. В качестве разделителя использовать символ, выбираемый в соответствии с вариантом из таблицы 4.1.

Таблица 4.1

5) Экспортировать данные из этого файла непосредственно таблицу ОТДЕЛЫ базы данных.

6) Средствами любого текстового редактора создать текстовый файл с данными на основе записей фиксированной длины (три строки), соответствующими структуре таблице ДОЛЖНОСТИ.

7) Экспортировать данные из этого файла непосредственно в таблицу ДОЛЖНОСТИ базы данных.

8) Результат работы продемонстрировать преподавателю.