Документальное оформление поступления и отпуска материалов со склада и их расхода

Материалы поступают на склады бюджетных организаций на основе заключенных договоров купли-продажи или договоров поставки. Поступление в организацию материальных запасов отражается в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов поставщика, таких как товарно-транспортная накладная, товарная накладная и др. В документах должна быть произведена расписка материально-ответственного лица, принявшего материальные ценности.

В случае приобретения материальных запасов работниками за наличный расчет их оприходование осуществляется на основании отчета с приложением оправдательных документов (чек, квитанция, счет и др.).

Принятые получателем материальные ценности должны быть осмотрены в срок, определенный законодательством, договором поставки. Покупатель обязан проверить количество и качество принятых материалов. Если по результатам проверки выявлено несоответствие или недостатки материалов покупатель обязан оформить акт, подписанный лицами, производившими приемку материалов, и незамедлительно письменно уведомить поставщика. Приемка материалов по количеству и качеству проводится в целях подтверждения выполнения продавцом обязательств по поставке материалов в количестве и качестве, соответствующих условиям договора.

Если при приемке материалов установлены количественные недостатки и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков, материалы приходуются на склад организации на основании акта приемки по количеству и качеству.

Со склада материалы отпускаются подразделениям или отдельным бюджетным организациям. Ненужные материалы могут быть реализованы на сторону. Материалы на нужды организаций отпускаются в пределах установленных норм.

Отпуск материалов со склада оформляется документами, утвержденными руководителем организации. Для выдачи материалов со склада (в зависимости от их вида, периодичности отпуска и направления использования) применяются следующие документы:

- накладная (требование) применяется при выдаче (перемещении) материалов внутри организации;

- меню-требование применяется для выдачи продуктов питания со склада;

- ведомость на выдачу кормов и фуража применяется для выдачи кормов и фуража в пределах норм;

- ведомость выдачи материалов на нужды учреждения применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей;

- заборная карта применяется при ежедневном отпуске материалов и топлива;

- путевой лист применяется для списания в расход автомобильного топлива;

- товарно-транспортная накладная, товарная накладная применяются для отпуска материальных ценностей и оприходования их в другой организации.