Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Главное назначение проекта — выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. База данных — достаточно сложный объект, и время, затраченное на ее планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие продуманной структуры базы данных приводит к необходимости постоянной переделки и перенастраиванию объектов базы данных.
Проектирование базы данных целесообразно начать с разработки эскиза объектов, которые потребуются для получения результата. Затем необходимо определить связи между объектами и сформулировать более конкретные требования, налагаемые на эти связи.
При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:
• Какими данными мы располагаем?
• Какие таблицы необходимо создать?
• Какой тип данных должны иметь поля таблиц?
• Как эти таблицы будут связаны друг с другом?
• Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов?
|
|
• Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов?
• Нужны ли в запросах вычисляемые поля?
• Какие макросы могут быть созданы для автоматизации работы с базой данных?
Законченный план должен содержать подробное описание каждого отчета, формы, таблицы и запроса, а также связей между ними.
В процессе создания отдельных объектов следует каждый объект тщательно протестировать с проверочными данными. В качестве тестовых данных лучше использовать короткие имена и целые числа. Это позволит определить ошибки на более ранних стадиях разработки базы данных. Общее проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.
Создание новой (пустой) базы данных
Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне MS Access:
1) выберите команду Файл > Создать базу данных...;
2) перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных;
3) введите имя новой БД в поле «Имя файла»;
4) нажмите кнопку Создать.
MS Access открывает окно для создания базы данных.
Создание таблицы
Создание таблицы производится в два этапа:
• определение структуры базы данных;
• ввод данных.
Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных:
1) перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать;
2) в появившемся окне диалога Новая таблица выберите подходящий вариант создания таблицы;
3) нажмите кнопку ОК.