Код функционального направления | Функциональное направление | Код функции | Функции обеспечения |
2.1 | Организация закупок | 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 | Заказ товаров Заключение контрактов Формирование товарных запасов Изучение динамики продаж |
2.2 | Организация сбыта | 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 | Заключение договоров реализации Реализация продукции оптовым и розничным покупателям Ценовая политика по сбыту Поиск новых клиентов Анализ спроса |
2.3 | Организация хранения | 2.3.1 | Обеспечение работы склада |
2.4 | Организация транспортной доставки | 2.4.1 2.4.2 | Доставка товара клиентам Доставка товара со склада перевозчика на склад компании |
2.5 | Техническое обеспечение | 2.5.1 2.5.2 | Обеспечение оргтехникой Компьютеризация и развитие сети |
Рис. 4.5. Основные функции обеспечения направлений деятельности компании «Росбытхим»
Перечень функций менеджмента компании «Росбытхим»
Анкета 3
Код компонента менеджмента | Компонент менеджмента | Код функции | Функции менеджмента |
3.1 | Структура | 3.1.1 3.1.2 | Мониторинг организационной структуры Мониторинг финансовой структуры |
3.2 | Финансы | 3.2.1 3.2.2 3.2.3 | Ведение операционных бюджетов Ведение бюджета движения денежных средств Ведение бюджета доходов и расходов |
3.3 | Учет | 3.3.1 3.3.2 | Ведение бухгалтерского учета Ведение учета реализации бизнес-плана |
3.4 | Маркетинг | 3.4.1 | Проведение маркетингов ых исследований |
3.5 | Экономика | 3.5.1 | Управление затратами |
3.6 | Бизнес-планирование | 3.6.1 | Разработка бизнес-плана |
3.7 | Персонал | 3.7.1 | Подбор и управление персоналом |
Рис. 4.6. Основные функции менеджмента компании «Росбытхим»
3 этап. Составление перечня исполнительных звеньев (структурная модель)
Функции обеспечения, функции менеджмента в компании кто-то должен выполнять. Поэтому в «Положение об организационной структуре» вводится специальный раздел, в котором приводится перечень исполнительных звеньев. В этом разделе инвентаризуются и перечисляются подразделения, отделы, исполнители, реализующие принятые компанией функции.
В крупных компаниях перечень исполнительных звеньев может быть весьма значительным, поэтому исполнительные звенья иерархически упорядочиваются и группируются на том или ином основании.
Компании могут объединяться на разных основах иерархической группировки функций и звеньев: продуктовая, функциональная, территориальная, группировка по проектам и другие.
Для визуального представления иерархических перечней исполнительных звеньев также используют структурные схемы (рис. 4.7). Еще раз подчеркнем, что аккуратное и адекватное составление подобных схем в средних, а тем более крупных компаниях требует определенных усилий и внимания. Ниже представлен пример составления перечня исполнительных звеньев и структурной схемы компании «Росбытхим».
Как видно из анкеты, исполнительные звенья компании «Росбытхим» были разбиты на три группы организационных звеньев: коммерческая деятельность, финансовая служба и служба управления делами. Подобное разделение носит весьма условный характер, и в данной компании использовалось для удобства дальнейшего представления структурной схемы. В небольших компаниях можно не объединять отдельные организационные звенья в группы, а наоборот, выделить звенья на уровне отдельных исполнителей, что позволит получить более наглядную картину матрицы организационных проекций.
Однако для компаний крупного или среднего размера выделение групп организационных звеньев играет важную роль и может служить источником идей при проведении реструктуризации управления.
Перечень структурных звеньев компании «Роебытхим»
Анкета 4
Код группы | Группа организационных звеньев | Код организационного звена | Название |
4.1 | Коммерческая деятельность | 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 | Отдел закупок Транспортный отдел Отдел маркетинга Отдел сбыта (региональные и городские продажи) Склад Отдел статистики |
4.2 | Финансовая служба | 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2..4 | Руководство финансовой службы (главный бухгалтер) Финансовый аналитик Отдел платежей Бухгалтерия фирмы |
4.3 | Служба управления делами | 4.3.1 4.3.2 4.3.3 | Секретариат руководства Информационный отдел Отдел охраны и экономической безопасности |
Рис. 4.7. Структурные звенья компании «Росбытхим»
4 этап. Построение матриц организационных проекций
Построение организационной модели компании осуществляется через последовательную «инвентаризацию» и документирование составляющих ее компонент: сначала это иерархический перечень продуктов и услуг, которые предоставляет потребителям компания; потом иерархический перечень функций, которые реализуются компанией с целью предоставления заявленного перечня продуктов и услуг; затем наступает очередь иерархического перечня звеньев, которые реализуют заявленный перечень функций, обеспечивающих предоставление соответствующих продуктов и услуг.
Между функциями и звеньями необходимо установить соответствие. Этого требуют и стандарты качества ISO 9000, предъявляемые к системе управления: у каждой функции должен быть «хозяин». Документированное закрепление функций за исполнительными звеньями осуществляется путем включения в «Положение об организационной структуре» специального раздела, в котором каждому исполнительному звену приписываются закрепленные за ним функции.
Графически закрепленные функции за звеньями удобно представлять с помощью специальной матрицы организационных проекций, или, как ее называют в стандарте ISO 9000, — матрицы соответствия. По строчкам матрицы указываются исполнительные звенья, а по столбцам указываются функции, реализуемые исполнительными звеньями. Для соответствующих друг другу функций и исполнительных звеньев в необходимых клетках матрицы проекций указывается знак соответствия (например, крестик).
Таким образом, если составлены перечни функций и исполнительных звеньев, то в качестве следующего шага можно попытаться построить матрицу проекций, и на ее основе написать соответствующий раздел «Положения об организационной структуре». В табл. 4.1 и 4.2 приведены матрицы организационных проекций компании «Росбытхим», соответственно, проекция «функции обеспечения/структурные звенья» и проекция «функции менеджмента/структурные звенья». Напротив каждого структурного звена проставляются знаки в соответствующей ячейке, если данное структурное звено выполняет указанную функцию.
5 этап. Анализ матрицы и построение структурной схемы
На этом этапе необходимо проанализировать матрицы и принять решение либо об изменении организационной структуры, либо о соответствии настоящей структуры текущему положению дел.
Анализ матрицы в компании «Росбытхим» выявил перегруженность некоторых звеньев функциями обеспечения и функциями менеджмента. Например, было принято решение о разделении отдела сбыта на два подразделения — отдел региональных продаж и отдел городских продаж. Разумеется, реализация этого решения потребовала найма менеджеров для руководства этими отделами. Также появилась новая позиция — руководитель коммерческой службы (или коммерческий директор), которую занял бывший руководитель отдела сбыта. Таким образом, после незначительных улучшений мы получаем новую структурную схему (рис. 4.8), которую вносим в «Положение об организационной структуре» компании «Росбытхим».
Как видно из схемы организационной структуры компании «Росбытхим», в ней есть два руководителя, занимающие высший руководящий пост. Нужно сказать, что данная ситуация сложилась исторически и, несмотря на «неправильность» подобной ситуации с точки зрения теории менеджмента, компания эффективно управляется, т.к. существует разделение полномочий и ответственности между двумя руководителями компании2.
Таким образом, «Положение об организационной структуре» компании содержит описание организационной структуры в определенном формате. Во-первых, оно отвечает на вопросы о том, кто и что делает в компании; во-вторых, использует простейшие иерархические модели функций (см. рис. 4.4 и 4.5), звеньев (см. рис. 4.6) и матрица соответствия между ними (табл. 4.1 и 4.2).
2 Автор книги сталкивалась с подобной ситуацией, когда выступала в качестве консультанта другой известной санкт-петербургской компании. Такое «двуначалие» никого не смущало, а компания эффективно управлялась.
Рис. 4.8. Организационная схема компании «Росбытхим»
Таблица 4.1
Матрица организационных проекций (проекция «функции обеспечения/структурные звенья»)
Код звена | Исполнительные (структурные) звенья | Функции обеспечения направлений деятельности | |||||||||||||
2.1.1 | 2.1.2 | 2.1.3 | 2.1.4 | 2.2.1 | 2.2.2 | 2.2.3 | 2.2.4 | 2.2.5 | 2.3.1 | 2.4.1 | 2.4.2 | 2.5.1 | 2.5.2 | ||
4.1.1 | Отдел закупок | + | + | + | + | + | |||||||||
4.1.2 | Транспортный отдел | + | + | ||||||||||||
4.1.3 | Отдел маркетинга | + | + | + | |||||||||||
4.1.4 | Отдел сбыта (региональные и городские продажи) | + | + | + | + | + | |||||||||
4.1.5 | Склад | + | + | + | |||||||||||
4.1.6 | Отдел статистики | + | + | ||||||||||||
4.2.1 | Руководство финансовой службы | + | |||||||||||||
4.2.2 | Финансовый аналитик | + | + | ||||||||||||
4.2.3 | Отдел платежей | ||||||||||||||
4.2.4 | Бухгалтерия фирмы | ||||||||||||||
4.3.1 | Секретариат руководства | ||||||||||||||
4.3.2 | Информационный отдел | + | + | ||||||||||||
4.3.3 | Отдел охраны и экономической безопасности |
Таблица 4.2