Организация кадровых собеседований

Кадровое собеседование требует тщательной подготовки.

1. 1. Приглашение высокопрофессиональных интервьюеров.

Лица, проводящие кадровые собеседования (интервьюеры), должны:

• умело формулировать вопросы в соответствии с целями беседы и правильно их ставить (например, в начале беседы они должны быть немногочисленными, но широкими, позволяющими «разговорить» человека);
• доброжелательно слушать людей, предоставлять возможность демонстрировать себя, резюмировать, выносить суждения, принимать обоснованные решения;
• контролировать с помощью вопросов, знаков одобрения, смены направления разговора его ход, выявлять и обсуждать сложные проблемы, учитывать, что претендент (аттестуемый) имеет в беседе свои цели и стремится их реализовать;
• изучать или угадывать психологическое состояние собеседника, приспосабливаться к особенностям его личности и конкретным обстоятельствам;
• сохранять в тайне полученные сведения, защищать их от несанкционированного доступа (обсуждать их, как и любую кадровую информацию, с лицами, не принимающими решение о судьбе претендента, например социологами, можно только анонимно);
• научиться таким образом отказывать, чтобы за это благодарили, и т.п.

1. 2. Создание комфортных условий для беседы. Она может происходить в кабинете или специальной комнате, где все располагает к деловому разговору, снятию вполне естественного напряжения собеседника, приведению его в состояние, в котором люди бывают наиболее откровенными.

Это обеспечивается мягким, приглушенным освещением, теплой окраской стен, удобной мебелью. Лучше всего проводить беседу, сидя в одинаковых по высоте креслах у небольшого столика.

Если интервьюер находится за письменным столом, то на нем не должно быть лишних предметов, особенно крупных — настольной лампы, компьютера и т.п. (они создают физический, а с ним и психологический барьер между людьми).

Нельзя заставлять людей ждать, ибо это усиливает их и без того напряженное состояние. Человека принимают с улыбкой, крепким рукопожатием, осведомляются, как он добрался, знакомят с другими интервьюерами (если они есть), беседуют на отвлеченные темы.

Желательно, чтобы обстановка, в которой ведется кадровое интервью, совпадала с той, в которой человек будет работать, чем обеспечивается его взаимопонимание с будущими коллегами.

1. 3. Знание интервьюером организации, условий и характера предлагаемой работы, требований должности, что дает возможность исчерпывающе ответить на уточняющие вопросы претендента и лучше понимать аттестуемого.
2. 4. Предварительное ознакомление с документами и биографией человека и определение:

• вопросов, которые надо задать (не следует ставить вопросы, ответы на которые очевидны, и начинать сразу со сложных и трудных, особенно задавать их подряд);
• способов перепроверки и оценки ответов;
• общего (формального или неформального) характера беседы;

Надо иметь в виду, что чтение документов претендентов (аттестуемых) может настроить «за» или «против» еще до личной встречи с ними (во время встречи интервьюер будет искать только подтверждения своей правоте), подтолкнуть к определенному решению. Поэтому документы используются только для определения характера задаваемых вопросов.

• способов полного использования всей имеющейся о людях информации.

1. 5. Четкое понимание того:

• какие личные качества кандидата (знания, опыт, установки) требуются для выполнения той или иной работы;
• кто еще должен быть привлечен в качестве интервьюеров (один человек или несколько) и в какой форме проводить собеседование.

1. 6. Формулировка вопросов, задаваемых всем без исключения, с помощью которых можно извлечь основную информацию, сузив до предела круг претендентов (ускорив процесс аттестации):

• о сильных и слабых сторонах;
• профессиональном опыте;
• интеллекте, знаниях, эрудированности;
• способности к творческой работе, решению новых проблем;
• готовности к обучению, ориентации на развитие и достижения;
• личных ценностях и мотивации;
• уровне самооценки и претензий;
• степени зрелости, ответственности за порученное дело;
• уверенности в себе, стремлении к первенству, властности;
• логичности, умении анализировать;
• открытости, коммуникабельности;
• активности, самостоятельности и инициативности;
• умении формулировать и выражать свои мысли;
• терпимости к окружающим;
• способности сопереживать, ладить с другими;
• умении контролировать себя и ситуацию;
• наблюдательности;
• точности, пунктуальности, прилежании;
• дальнейших намерениях (сроки пребывания в организации; карьера);
• возможности ездить в командировки, работать сверхурочно и т.п.

Беседа начинается с приветствия, взаимного представления, создания атмосферы комфорта, доверия, снятия возможного стресса.

Затем необходимо объяснить ее цели, порядок проведения, структуру, напомнить о праве задавать вопросы, возможности записей (их надо делать обязательно).

Если речь идет об интервью с претендентом, то далее следует рассказ об организации, ситуации в ней, специфике соответствующей должности.

В процессе информирования претенденту сообщают основные требования к работе, ожидания организации, возможности, направления учебы; рассказывают об истории фирмы или подразделения, о структуре, выпускаемой продукции, льготах, гарантиях и пр.

При этом отражаются как положительные, так и отрицательные моменты. Вопрос оплаты с кандидатом, который не вызывает интереса, не обсуждается. Если в нем заинтересованы, то говорится без деталей, чтобы дать общие ориентиры. Детально он рассматривается в последующих собеседованиях.

Неправильный выбор работы может оказаться катастрофой — как для субъекта, так и для организации, поэтому претендентов необходимо информировать обо всех деталях.

Интервьюер должен быть представительным, со вкусом одетым, вести себя доброжелательно (это всегда импонирует и формирует благоприятный имидж организации), скрывать свое настроение.

Считается целесообразным придерживаться следующих правил ведения интервью:

• не демонстрировать занятость и не делать в присутствии собеседников других дел;
• придерживаться нейтральной позиции, не показывать своего отношения к полученной от собеседника информации;
• проявлять непредвзятость, дружелюбие, чаще упоминать его имя;
• начинать с легких вопросов (имя, место жительства, настроение);
• обстоятельно отвечать на заданные вопросы и реплики;
• не давать авансов на будущее, но сделанные предложения рассматривать как часть будущего контракта;
• особо исследовать опыт, знания, интеллект, мотивацию, личностные черты, цели, амбиции, увлечения;
• соблюдать требования трудового законодательства;
• заканчивать собеседование на положительной ноте.

Когда необходимая информация собрана, кандидату (аттестуемому) дают возможность сказать, что не было досказано, раскрыть что-то более подробно, задать вопросы и т.п.

Основные моменты собеседования фиксируются письменно. Это важный источник кадровой информации.

К концу интервью определяются с оценкой пригодности человека для выполнения соответствующих обязанностей, выяснить его заинтересованность в работе.

Претенденту сообщают сроки решения его вопроса и способ оповещения о результатах. Окончательные решения принимают после ознакомления со всеми кандидатурами путем систематического исключения из списка наименее подходящих из них. Здесь не следует торопиться, а тем более решать в первые минуты беседы и сразу же предлагать работу.

При первой же встрече нельзя сообщать о потенциальном положительном решении. Можно лишь намекнуть на возможность последующих контактов, обозначить дату и способ оповещения о решении. Возможно также в разумных пределах оплатить ему расходы, связанные с интервью.

После собеседования немедленно приступают к его осмыслению и обсуждению результата (если интервьюировала комиссия), ибо полученная информация быстро забывается или искажается и упорядочить ее впоследствии будет очень трудно. И только после этого начинают работу с другим кандидатом.

Документы желательно рассматривать в один день. Оптимальное их число — 6 (45 мин беседа, 15 мин подведение итогов + общий перерыв).

Чтобы сформировать необходимое мнение о человеке, как считается, необходимо:

• учитывать всю прежнюю его деятельность;
• не относиться к нему с предубеждением, симпатией или антипатией;
• не придавать большого значения случайностям;
• опираться только на факты;
• не считать себя всегда и во всем правым;
• не судить о людях под влиянием настроения.

Выводы после собеседования должны быть зафиксированы в письменном виде.

Даже опытные специалисты при проведении кадровых собеседований допускают ошибки. К наиболее характерным из них относят следующие:

• поспешность суждений и выводов (большинство людей принимает решения в первые 4–5 мин беседы);
• принятие решения на основе первого впечатления или сиюминутного настроения;
• непонимание языка жестов;
• использование наводящих вопросов;
• проведение собеседования в форме экзамена или допроса;
• завышение требований;
• критика претендента (аттестуемого);
• подверженность влиянию негативной информации и стереотипов.

Например, внешняя привлекательность в значительной мере влияет на положительное мнение собеседующих (стереотип красивости, в равной мере принадлежащий как мужчинам, так и женщинам). Люди с привлекательными внешними данными чаще считаются социально желательными. В 70% случаев прием на работу осуществляется именно на основе личной симпатии.